Как завести склад в 1С: пошаговое руководство

Склад в 1С — это элемент справочника «Склады», без которого невозможно вести складской учёт: оформлять поступления, отгрузки, перемещения и инвентаризации. Если склад не создан или заполнен с ошибками, документы не будут проводиться корректно, а остатки в отчётах окажутся недостоверными. Поэтому заводить склад нужно правильно с первого раза — с учётом структуры предприятия и выбранной схемы учёта.

Процедура зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей» (УТ 11), «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник складов расширенный, с ордерной схемой и ячеистым хранением, а в «1С:Бухгалтерии» он минимален — достаточно названия и типа склада. Ниже разобраны оба варианта, а также настройки, которые влияют на дальнейшую работу.

Перед созданием склада убедитесь, что у вас есть права на редактирование справочников, и определите, какие склады реально нужны: отдельные карточки для каждого физического помещения оправданы только если по ним ведётся самостоятельный учёт остатков и материальная ответственность.

Где находится справочник складов в разных конфигурациях

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» справочник открывается по пути: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склады». Если пункта «Склады» нет в списке, значит в настройках учёта отключена функциональность складского учёта — её нужно включить в разделе «Склад и доставка».

В «1С:Бухгалтерии 8» путь короче: «Справочники» → «Товары и услуги» → «Склады». В базовой бухгалтерской конфигурации склад — это простой элемент с наименованием, типом (оптовый, розничный, НТТ) и подразделением, без ордерных схем и адресного хранения.

В «1С:Рознице» справочник также находится в разделе «НСИ», а склады привязываются к магазинам. Важно: в Рознице магазин и склад — разные объекты, и сначала обычно создаётся склад, затем магазин с привязкой к нему.

Создание склада в 1С:Управление торговлей 11 и ERP

Откройте список складов и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип склада: оптовый, розничный или производственный (в ERP). Тип влияет на доступные документы и схемы учёта, поэтому выбирайте его по фактическому назначению помещения.

Заполните обязательные поля карточки:

• Наименование — понятное название, например «Основной склад» или «Склад готовой продукции». Оно отображается во всех документах и отчётах.
• Подразделение — привязка к структурной единице предприятия, важна для управленческой отчётности.
• Тип склада — оптовый, розничный и т.д.
• Магазин — заполняется только для розничных складов.

На вкладке «Ордерная схема и структура» определяется, как оформляются движения товаров: одним документом или раздельно — распоряжением (заказом, накладной) и ордером (приходным или расходным). Для небольшого склада ордерную схему можно не включать — это упростит документооборот.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склады»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите тип склада (оптовый, розничный)
3. 3
   Заполните наименование и подразделение
4. 4
   На вкладке «Ордерная схема» укажите, используются ли ордера при поступлении и отгрузке
5. 5
   Запишите карточку и проверьте склад в тестовом документе «Приобретение товаров и услуг»

Создание склада в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте «Справочники» → «Склады» и нажмите «Создать». Форма минимальна: укажите наименование, тип склада и при необходимости подразделение. Типов три: оптовый склад, розничный магазин (автоматизированная торговая точка) и неавтоматизированная торговая точка (НТТ).

Выбор типа влияет на счета учёта: для розничного склада в НТТ товары учитываются на счёте 41.12 по продажным ценам, для оптового — на 41.01 по учётным. Ошибка в типе склада приведёт к неверным проводкам, поэтому проверьте, какой метод оценки товаров в рознице задан в учётной политике организации.

После записи склад станет доступен в документах поступления, реализации, перемещения и инвентаризации. Если в документах склад не подставляется автоматически, проверьте настройки склада по умолчанию в карточке пользователя или в настройках параметров учёта.

Настройка ордерной схемы и адресного хранения

Ордерная схема разделяет ответственность: менеджер оформляет распоряжение (заказ поставщику или реализацию), а кладовщик подтверждает фактическое движение приходным или расходным ордером. Это снижает риск расхождений между учётными и фактическими остатками, но удваивает количество документов.

Для каждого склада ордерная схема настраивается отдельно по операциям поступления и отгрузки. Включать её имеет смысл, если на складе работают отдельные кладовщики и требуется контроль фактической приёмки. Для небольшой компании, где один сотрудник совмещает роли, ордерная схема создаст лишнюю работу.

Адресное (ячеистое) хранение включается дополнительно и требует предварительного создания структуры ячеек: зон, стеллажей, полок. Это оправдано на средних и крупных складах с большим ассортиментом. Учтите, что после включения адресного хранения и начала движений отключить его без корректировки остатков сложно.

Типовые ошибки при создании склада

Самая частая ошибка — дублирование: пользователь не находит нужный склад в списке и создаёт новый с похожим названием. В результате остатки «размазываются» по двум карточкам, и сверка превращается в проблему. Перед созданием воспользуйтесь поиском по справочнику, включая помеченные на удаление элементы.

Вторая ошибка — неверный тип склада. Например, розничная точка заведена как оптовый склад: тогда документы розничной продажи и отчёты о розничных продажах работают некорректно, а в Бухгалтерии формируются проводки не по тем счетам.

Третья группа ошибок связана с правами: пользователь создаёт склад, но не видит его в документах, потому что для его роли действует ограничение доступа по складам (RLS). В этом случае склад нужно добавить в настройки доступа пользователя или группы доступа.

Проверка результата

После создания склада выполните контрольную проверку. Создайте тестовый документ поступления (в УТ — «Приобретение товаров и услуг», в Бухгалтерии — «Поступление товаров»), укажите новый склад, проведите документ и откройте отчёт по остаткам: в УТ это «Ведомость по товарам на складах», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по складам.

Если остаток по тестовому товару отображается по нужному складу — настройка выполнена корректно. После проверки тестовый документ можно отменить проведением или удалить, если он не нужен для учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Склад в списке документа

Норма

Склад доступен для выбора в документе поступления

Тревожный признак

Склада нет в списке выбора — проверьте права доступа и функциональные опции

Остатки в отчёте

Норма

Тестовое поступление отразилось по новому складу

Тревожный признак

Остатков нет или они попали на другой склад — проверьте реквизиты документа

Проводки (Бухгалтерия)

Норма

Проводки по счёту 41 с нужным субконто склада

Тревожный признак

Проводки по другому счёту — неверный тип склада или настройки учётной политики

Часто задаваемые вопросы

Можно ли переименовать склад после того, как по нему проведены документы?

Да, наименование склада можно изменить в любой момент — это реквизит справочника, и во всех документах и отчётах отобразится новое название автоматически. Осторожнее с изменением типа склада и ордерной схемы: эти параметры влияют на учёт и меняются только после сверки остатков.

Как удалить ошибочно созданный склад?

Если по складу нет проведённых документов, пометьте его на удаление и выполните удаление помеченных объектов. Если документы есть, прямое удаление невозможно: либо перенесите остатки документом перемещения на другой склад и оставьте карточку неиспользуемой, либо оформите пометку на удаление — склад перестанет предлагаться в новых документах, но сохранится в истории.

Нужно ли заводить отдельный склад для каждого помещения?

Только если по каждому помещению ведётся самостоятельный учёт остатков и назначен материально ответственный сотрудник. Если помещения учитываются совокупно, достаточно одного склада — внутреннюю структуру можно отразить ячейками адресного хранения. Избыточное дробление складов усложняет перемещения и инвентаризации.

Почему склад не виден в документах, хотя он создан?

Чаще всего причина в правах: для роли пользователя настроено ограничение доступа по складам, и новый склад в него не входит. Добавьте склад в группу доступа пользователя. Вторая причина — отключённая функциональная опция складского учёта или нескольких складов в настройках программы.

Чем склад отличается от магазина в 1С:Рознице?

Магазин — это торговая точка с настройками ценообразования, касс ККМ и рабочих мест, а склад — объект учёта остатков. Один магазин может включать торговый зал и подсобное помещение как два разных склада. Сначала создаются склады, затем магазин с привязкой к ним.