Как в 1С заполнять розничные продажи

Розничные продажи в 1С отражаются по-разному в зависимости от конфигурации: в «Управлении торговлей 11» и «Рознице» основным документом служит «Отчет о розничных продажах», а в «Бухгалтерии предприятия» — одноименный документ в разделе продаж. Общая логика везде одинакова: товар списывается с розничного склада, выручка фиксируется по видам оплаты, а при работе с онлайн-кассой данные подтягиваются автоматически после закрытия смены.

Главная ошибка начинающих — попытка оформлять каждую розничную продажу документом «Реализация товаров и услуг». Это приводит к дублированию списаний и расхождениям по складу: розница в 1С учитывается обобщенно, без указания покупателя, через специализированные документы. Ниже разобраны рабочие сценарии для типовых конфигураций, порядок заполнения, проверка результата и типичные ошибки.

Где в 1С находятся документы розничных продаж

Расположение документов зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Розница» перейдите в раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» или «Продажи» → «Чеки ККМ». В «1С:Бухгалтерии 8» документ находится в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах». В «Комплексной автоматизации» и ERP структура аналогична УТ.

Перед первым заполнением убедитесь, что в настройках создан розничный склад с типом «Розничный магазин» (в УТ) или «Розничный» (в Бухгалтерии), и на него перемещен товар. Без остатков на розничном складе отчет либо не проведется, либо уйдет в минус, что исказит инвентаризацию.

Подготовка: склад, касса и виды оплаты

Проверьте три вещи до начала работы. Первое — розничный склад: в карточке склада должен быть установлен розничный тип, а в учетной политике (для Бухгалтерии) выбран способ оценки товаров в рознице — по стоимости приобретения или по продажной стоимости со счетом 42. Второе — касса ККМ: создайте элемент справочника «Кассы ККМ» с типом «Фискальный регистратор» или «Автономная ККТ» в зависимости от подключения.

Третье — виды оплаты. Если принимаете карты, заведите эквайринговый терминал и договор эквайринга, иначе оплату картой не получится корректно разнести, и сверка с банковскими выписками будет расходиться. В УТ это справочник «Эквайринговые терминалы», в Бухгалтерии — настройка в разделе «Банк и касса».

Ручное заполнение отчета о розничных продажах

Если касса не подключена к 1С или вы ведете учет сводно, создайте документ вручную. Укажите организацию, розничный склад и кассу ККМ. В табличную часть «Товары» добавьте проданные позиции: номенклатуру, количество, цену и сумму. При подключенном сканере штрихкодов подбор ускоряется сканированием, иначе используйте кнопку «Подобрать товары».

На вкладке оплаты (в УТ — «Оплата», в Бухгалтерии — отдельные поля или вкладка «Безналичные оплаты») распределите выручку: сколько получено наличными, сколько по картам через каждый терминал. Сумма по видам оплаты должна сойтись с итогом по товарам — иначе документ не проведется или проведется с ошибкой, в зависимости от настроек контроля.

1. 1
   Создайте документ «Отчет о розничных продажах» и укажите организацию, розничный склад и кассу ККМ
2. 2
   Заполните табличную часть товарами: вручную, подбором или сканером штрихкодов
3. 3
   Проверьте цены — они должны соответствовать установленным розничным ценам
4. 4
   Распределите выручку по видам оплаты: наличные, карты, сертификаты
5. 5
   Проведите документ и сверьте итог с Z-отчетом кассы

Автоматическое заполнение при работе с онлайн-кассой

При подключенном фискальном регистраторе ручной ввод не нужен. Кассир в течение смены оформляет документы «Чек ККМ» (или работает в интерфейсе РМК — рабочем месте кассира), а в конце дня выполняет закрытие смены. После закрытия 1С автоматически формирует «Отчет о розничных продажах», куда попадают все пробитые чеки за вычетом возвратов.

Ваша задача в этом сценарии — контроль: откройте сформированный отчет, проверьте, что все чеки закрытой смены учтены, суммы по наличным и картам совпадают с Z-отчетом, а непробитые или отложенные чеки не зависли в статусе, блокирующем закрытие. Чеки со статусом «Отложенный» или «Пробит, но не загружен» — частая причина расхождений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма отчета против Z-отчета

Норма

Итог документа равен итогу кассовой смены по каждому виду оплаты

Тревожный признак

Разница по наличным или картам — ищите незакрытые или отмененные чеки

Остатки по розничному складу

Норма

Остатки уменьшились ровно на проданное количество, минусов нет

Тревожный признак

Отрицательные остатки — товар продан без оприходования или перемещения

Движения по кассе и эквайрингу

Норма

Наличная выручка легла на кассу ККМ, безналичная — на расчеты по эквайрингу

Тревожный признак

Оплата картой повисла на неправильном терминале или не создала движений

Возвраты, скидки и оплата сертификатами

Возврат розничной продажи оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» (или «Чек ККМ на возврат» при работе с кассой). Возврат должен ссылаться на конкретный чек или отчет о продажах — тогда 1С корректно вернет товар на склад и скорректирует выручку. Возврат «в никуда», без основания, ломает себестоимость и аналитику продаж.

Скидки в рознице задаются механизмом скидок (в УТ — раздел «CRM и маркетинг») и автоматически применяются в чеке. Оплата подарочным сертификатом отражается отдельным видом оплаты: сама продажа сертификата — это аванс, а его погашение при покупке — зачет аванса. Не проводите оплату сертификатом как наличные — это искажает кассовую дисциплину и выручку.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

В «1С:Бухгалтерии» отчет о розничных продажах формирует проводки по списанию товара со счета 41.11 (или 41.12 для НТТ) и признанию выручки по дебету 50 или 57.03 (продажи по платежным картам). Если розница учитывается по продажным ценам, дополнительно сторнируется торговая наценка по счету 42. Проверьте проводки после первого проведения — неверная настройка счетов учета номенклатуры сразу даст ошибку в оборотно-сальдовой ведомости.

Для НДС важен момент: розничная реализация обычно не требует счета-фактуры на каждую продажу, достаточно кассовых чеков. Но при продаже подакцизных товаров или маркированной продукции убедитесь, что коды маркировки корректно передаются в чек и списываются из оборота — это контролируется уже не только учетом, но и системой «Честный знак».

Проверка итогов и сверка с кассой

Ежедневно после закрытия смены выполняйте три контроля. Первый — сверка итога отчета о розничных продажах с Z-отчетом по каждому виду оплаты. Второй — проверка отчета «Остатки товаров» по розничному складу на предмет отрицательных остатков. Третий — сверка эквайринга: сумма по операциям с картами в 1С должна сойтись с реестром операций банка-эквайера (с учетом комиссии и срока зачисления).

Для периодической проверки используйте отчеты: «Анализ продаж» или «Валовая прибыль» в УТ, «Оборотно-сальдовая ведомость» по счетам 41 и 90 в Бухгалтерии. Регулярная сверка занимает несколько минут, но позволяет поймать ошибку в день её возникновения, а не во время инвентаризации.

Частые вопросы

Можно ли заполнить отчет о розничных продажах за прошлую дату?

Технически — да, документ создается любой датой. Но если касса фискальная, данные в 1С должны совпадать с чеками, переданными в ОФД. Вводите документы задним числом только для отражения уже пробитых чеков и сверяйте каждую сумму с Z-отчетом за соответствующую смену.

Что делать, если товар продан, но на розничном складе его нет?

Сначала оформите перемещение товара с оптового склада на розничный документом «Перемещение товаров» датой до продажи, затем проводите отчет. Если включен контроль остатков, документ без остатка просто не проведется; если контроль отключен — получите минус, который придется разбирать при инвентаризации.

Как отразить продажу, если касса временно не работала?

При неработающей ККТ продажи по закону оформлять нельзя до устранения неисправности (кроме отдельных оговоренных случаев). После восстановления работы кассы пробейте чеки коррекции по данным фактических продаж, а в 1С введите отчет о розничных продажах с соответствующими суммами и пояснением в комментарии.

Нужно ли заводить покупателя в розничной продаже?

Нет, розничные продажи ведутся без контрагента — в этом их отличие от опта. Исключение — продажа с идентификацией клиента по дисконтной карте в УТ или Рознице: тогда указывается партнер для начисления бонусов, но документ остается розничным и счета-фактуры не требует.

Почему сумма по эквайрингу в 1С не совпадает с зачислением на расчетный счет?

Банк зачисляет выручку за вычетом комиссии эквайринга и часто с задержкой в один-два дня. В 1С операции по картам сначала попадают на промежуточный учет (в Бухгалтерии — счет 57.03), а зачисление и комиссия отражаются документом поступления на расчетный счет. Сверяйте не с проводкой дня продажи, а с реестром операций банка за период.

Чем отличается «Чек ККМ» от «Отчета о розничных продажах»?

Чек ККМ — это каждая отдельная продажа в момент её совершения, он нужен для работы кассира и фискализации. Отчет о розничных продажах — сводный итог смены, который списывает товар и формирует выручку в учете. При подключенной кассе чеки создаются в течение дня, а отчет собирается из них автоматически при закрытии смены.