Как заполнить инвентаризацию в 1С: пошаговая инструкция

Инвентаризация в 1С оформляется связкой документов: сначала создается распоряжение на пересчет (приказ на инвентаризацию), затем фиксируются фактические остатки, а в конце на основании расхождений программа формирует документы списания недостачи и оприходования излишков. Порядок действий почти одинаков в «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация», незначительно отличаются только названия пунктов меню.

Главная логика процесса: программа сравнивает учетное количество (то, что числится в базе на момент инвентаризации) с фактическим количеством, которое вносит комиссия после пересчета на складе. Если физический пересчет еще не проведен, документ можно заполнить учетными остатками автоматически — это экономит время, но не заменяет реальный пересчет.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки склада и создания приказа до формирования инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19, а также типичные ошибки, из-за которых в отчетах появляются «висячие» остатки.

Подготовка перед заполнением инвентаризации

До создания документов убедитесь, что в базе отражены все складские операции на дату инвентаризации: проведены приходные и расходные накладные, перемещения, сборки и возвраты. Если часть документов осталась в черновиках или не проведена, учетные остатки будут искажены, и сличительная ведомость покажет ложные расхождения.

Второй обязательный шаг — остановить складские операции по выбранному складу на время пересчета. В крупных конфигурациях можно установить статус склада или дату запрета редактирования, чтобы менеджеры не проводили отгрузки, пока комиссия считает товар. Если склад работает с ордерной схемой, проверьте, что все ордера распределены и нет товаров в статусе «к отбору».

Также заранее определите состав инвентаризационной комиссии и, при необходимости, распечатайте бланки описей для ручного пересчета. Если на складе используются терминалы сбора данных, убедитесь, что они заряжены и настроен обмен с 1С.

Создание приказа на проведение инвентаризации

В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на проведение инвентаризации» и нажмите «Создать». В «1С:ERP» путь аналогичен: «Склад» → «Инвентаризации». В более простых конфигурациях вроде «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Инвентаризация товаров на складе» и находится в разделе «Склад».

В шапке приказа укажите организацию, склад, даты начала и окончания инвентаризации, причину (плановая, внезапная, смена материально ответственного лица) и реквизиты распорядительного документа. Если инвентаризация проводится не по всему складу, а по отдельной группе товаров или ячейкам, настройте отбор в соответствующем поле.

После заполнения запишите приказ. Он служит основанием для всех последующих документов пересчета, поэтому ошибку в дате или складе лучше исправить сразу: пересчеты, созданные по неверному приказу, придется удалять и создавать заново.

Заполнение документа пересчета товаров

На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» (в «Бухгалтерии» — сразу «Инвентаризация товаров на складе»). Самый быстрый способ заполнить табличную часть — кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на дату инвентаризации». Программа подтянет всю номенклатуру, числящуюся на складе, с учетным количеством, ценой и суммой.

Колонка «Количество факт» после автозаполнения обычно равна учетному количеству. После физического пересчета внесите реальные значения: либо вручную по каждой строке, либо загрузкой из Excel, либо подбором со сканера штрихкодов. Если в строке факт совпадает с учетом, менять ничего не нужно — расхождение программа вычислит сама.

Обратите внимание на товары, которые есть физически, но отсутствуют в учете: их добавляют в табличную часть вручную через «Добавить», указывая фактическое количество и цену. Именно такие строки после проведения станут излишками и будут оприходованы.

1. 1
   Проведите все складские документы и остановите операции по складу
2. 2
   Создайте приказ на проведение инвентаризации, укажите склад и период
3. 3
   Создайте пересчет товаров и заполните его по остаткам
4. 4
   Проведите физический пересчет и внесите фактические количества
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчет по расхождениям
6. 6
   Оформите списание недостач и оприходование излишков
7. 7
   Распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19, подпишите у комиссии

Если пересчет ведется по частям

На больших складах один приказ может включать несколько документов пересчета — по зонам хранения, ячейкам или товарным группам. В этом случае каждый пересчет заполняется по остаткам с отбором по своей зоне. Не дублируйте одни и те же позиции в разных пересчетах одного приказа, иначе расхождения задвоятся.

Инвентаризация в 1С:Рознице и на кассе

В «1С:Рознице» механизм похожий: документ «Приказ на проведение инвентаризации товаров» и «Пересчет товаров» в разделе «Склад». Особенность — инвентаризацию торгового зала удобно проводить с помощью ТСД, выгружая собранные данные в пересчет через обмен. Для магазинов с маркированным товаром пересчет выполняется с учетом кодов маркировки, и расхождения по кодам обрабатываются отдельно.

Работа с расхождениями: списание и оприходование

После проведения пересчета программа показывает отклонения: отрицательные (недостача) и положительные (излишки). В УТ 11 и ERP на основании приказа создаются документы «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — их можно сформировать автоматически из формы приказа по гиперссылке.

В документе списания укажите статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица или порча. От выбранной аналитики зависит, как сумма попадет в бухгалтерский и налоговый учет. Излишки оприходуются на статью прочих доходов.

В «1С:Бухгалтерии» всё проще: документ «Инвентаризация товаров на складе» после проведения сам позволяет создать «Списание товаров» и «Оприходование товаров» кнопкой «Создать на основании» — по каждому типу расхождения отдельно.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Фактическое количество меньше учетногоСформируйте списание недостачи, укажите причину и виновное лицо

Фактическое количество больше учетногоСформируйте оприходование излишков на прочие доходы

Пересорт: одного товара не хватает, другой в излишкеОформите пересортицу отдельным документом, если конфигурация это позволяет, либо спишите и оприходуйте разными документами

Расхождение вызвано непроведенной накладнойСначала проведите накладную, затем обновите пересчет — не списывайте фиктивную недостачу

Печать инвентаризационных форм

Из приказа или пересчета доступны унифицированные печатные формы: инвентаризационная опись ИНВ-3, сличительная ведомость ИНВ-19, приказ руководителя ИНВ-22 и акт ИНВ-26 для нематериальных активов. Формы открываются через кнопку «Печать» в шапке документа.

Порядок подписания стандартный: опись подписывают члены комиссии и материально ответственное лицо, сличительную ведомость — комиссия и бухгалтер. Храните подписанные бумажные экземпляры: при налоговой проверке электронного документа в 1С недостаточно.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения всех документов откройте отчет «Ведомость по товарам на складах» на дату после инвентаризации и сверьте остатки с фактическими данными пересчета. Они должны совпадать. Дополнительно проверьте отчет по расчетам с персоналом, если недостача отнесена на материально ответственное лицо.

Контрольный признак корректно закрытой инвентаризации — в приказе нет неоформленных расхождений, а в отчете «Остатки товаров» нет отрицательных позиций и позиций с нулевой ценой по списанным товарам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки в отчете по складу после инвентаризации

Норма

Совпадают с фактическим пересчетом

Тревожный признак

Есть расхождения — значит, не все документы проведены или оформлены

Статус приказа на инвентаризацию

Норма

Все пересчеты проведены, списания и оприходования созданы

Тревожный признак

Есть расхождения без документов оформления

Цены в списании недостач

Норма

Себестоимость заполнена, сумма корректна

Тревожный признак

Нулевые цены — проблема в партионном учете

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию задним числом?

Документ можно создать прошедшей датой, но остатки должны быть актуальны именно на дату инвентаризации. Если после этой даты уже проведены складские операции, используйте заполнение «по остаткам на дату инвентаризации» — программа пересчитает учетное количество с учетом более поздних движений. Проводить списания задним числом в закрытом периоде нельзя без корректировки отчетности.

Что делать, если часть товара пересчитать не успели?

Не проводите пересчет по неполным данным. Разбейте инвентаризацию на несколько документов пересчета в рамках одного приказа и проводите каждый после завершения пересчета своей зоны. Позиции без фактических данных оставьте непроведенными до окончания подсчета.

Как оформить пересортицу товаров?

В УТ 11 и ERP пересортица оформляется через тот же пересчет: по одной позиции будет недостача, по другой — излишек. Если товары аналогичны по характеристикам и цене, бухгалтерия может оформить взаимозачет; в противном случае списание и оприходование проводятся разными документами с разными статьями.

Нужно ли инвентаризировать товары в пути и на комиссии?

Складская инвентаризация охватывает только остатки конкретного склада. Товары в пути, переданные на комиссию или на ответственное хранение, инвентаризируются отдельно — по данным расчетов с контрагентами и подтверждающим документам, а не физическим пересчетом.

Почему после заполнения по остаткам в пересчете нет части товаров?

Чаще всего причина в отборе: в приказе или пересчете установлен фильтр по группе товаров, ячейкам или виду номенклатуры. Проверьте настройки отбора. Вторая причина — товар числится на другом складе или в статусе, не попадающем в остатки (например, товар к отгрузке по ордерной схеме).

Можно ли загрузить фактические количества из Excel?

Да, в табличной части пересчета доступна загрузка из внешнего файла через кнопку «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла» (в УТ 11 и ERP). Подготовьте файл с колонками штрихкод или артикул и количество, сопоставьте колонки при загрузке и проверьте нераспознанные строки перед проведением.