Как в 1С занести товар: подробная инструкция

Занести товар в 1С — это две разные задачи, которые часто путают. Первая — создать карточку товара в справочнике «Номенклатура», то есть описать, что это за товар: название, артикул, единицу измерения, ставку НДС. Вторая — оприходовать товар на склад документом, чтобы в учёте появились количество и себестоимость. Без карточки документ не провести, а без документа карточка останется «пустой» — остатка на складе не будет.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP логика одинаковая: справочник «Номенклатура» плюс документы поступления или оприходования. В 1С:Бухгалтерии названия кнопок немного отличаются, но принцип тот же. Ниже разобраны оба сценария, а также массовая загрузка из Excel и типичные ошибки.

Подготовка: что нужно проверить перед вводом товара

Перед тем как заносить товар, убедитесь, что в программе заполнены базовые настройки. Проверьте, что создана ваша организация, настроен склад (или несколько складов), а в учётной политике определён метод оценки запасов — обычно ФИФО или по средней. Если склад не создан, документ поступления просто негде будет разместить.

Также проверьте права доступа. Пользователю с ролью «кладовщик» может быть закрыт справочник номенклатуры, а менеджеру по закупкам — документы оприходования. Если нужные кнопки не видны, обратитесь к администратору 1С для настройки прав, а не пытайтесь работать под чужой учётной записью.

Полезно заранее собрать данные по товару: точное наименование по накладной, артикул поставщика, штрихкод, единицу измерения и ставку НДС. Это ускорит ввод и снизит риск дублей в справочнике.

Создание карточки товара в справочнике «Номенклатура»

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ и ERP) или «Справочники» → «Номенклатура» (в Бухгалтерии). Нажмите кнопку «Создать». Перед этим выберите или создайте папку-группу, чтобы товары были структурированы — например, «Стройматериалы», «Продукты», «Запчасти».

В карточке заполните обязательные поля: наименование (рабочее, для внутреннего учёта) и полное наименование (для печатных документов). Укажите вид номенклатуры — от него зависит, товар это или услуга, и какие счета учёта будут подставляться. Введите артикул, выберите единицу измерения из классификатора (штуки, килограммы, упаковки) и ставку НДС.

Если товар продаётся по штрихкоду, добавьте штрихкод на соответствующей вкладке — его можно ввести вручную или отсканировать сканером. Для товаров с упаковками задайте коэффициенты пересчёта: например, коробка = 12 штук. Нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и выберите нужную группу
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры «Товар»
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   При необходимости добавьте штрихкод и упаковки
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Оприходование товара на склад

Карточка создана, но остатка на складе пока нет. Чтобы товар появился в учёте, нужен документ. Если товар куплен у поставщика, создайте «Поступление товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Заполните поставщика, договор, склад, добавьте в табличную часть товары с количеством, ценой и суммой НДС. Проведите документ — программа сформирует проводки и увеличит складской остаток.

Если товар появился не от поставщика (инвентаризация выявила излишки, первоначальный ввод остатков), используйте документ «Оприходование товаров» или «Ввод начальных остатков». В оприходовании укажите склад, товары, количество и учётную цену — по ней программа рассчитает себестоимость.

Установка цен на товар

Чтобы товар продавался по нужной цене, в торговых конфигурациях цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Ценообразование»). Создайте документ, выберите вид цены (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары и укажите цены. Проведите документ — цена начнёт действовать с его даты.

Учтите: цена действует с даты документа, а не с момента ввода. Если документ провести вчерашним числом, цена применится задним числом ко всем продажам с этой даты. Проверить действующую цену можно через отчёт «Цены номенклатуры» или прямо из карточки товара по ссылке «Цены».

Массовая загрузка товаров из Excel

Когда нужно занести не один товар, а сотни позиций, ручной ввод нерационален. В УТ, ERP и Комплексной автоматизации есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла»: откройте список номенклатуры, нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла». Вставьте данные из Excel через буфер обмена, сопоставьте колонки полям карточки и запустите загрузку.

Перед загрузкой подготовьте файл: одна строка — один товар, без объединённых ячеек и промежуточных итогов. Обязательные колонки — наименование и единица измерения; желательно добавить артикул, штрихкод и ставку НДС. После загрузки обязательно проверьте несколько карточек вручную и сделайте отбор по группе загруженных товаров, чтобы убедиться в отсутствии дублей.

Проверка результата и контроль ошибок

После ввода товара проверьте три вещи. Во-первых, карточку: откройте её и убедитесь, что вид номенклатуры — «Товар», единица измерения и НДС корректны. Во-вторых, остаток: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах») — товар должен отображаться с нужным количеством. В-третьих, проводки: откройте документ поступления и нажмите «Показать проводки», чтобы увидеть движения по счетам 41 и 19.

Если товара нет в отчёте по остаткам, чаще всего документ не проведён, указан другой склад или в отчёте стоит отбор. Если себестоимость нулевая — в документе не заполнена цена. Если товар не подставляется в реализацию — проверьте, не помечен ли он на удаление и совпадает ли склад в документе продажи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Товар виден с нужным количеством и суммой

Тревожный признак

Товара нет или количество нулевое — документ не проведён или склад другой

Проводки документа поступления

Норма

Есть движения по счёту 41 (и 19 при НДС)

Тревожный признак

Проводок нет — документ записан, но не проведён

Подстановка товара в реализацию

Норма

Товар выбирается, цена подставляется

Тревожный признак

Товар не находится — помечен на удаление или дубль карточки

Частые вопросы

Можно ли занести товар, не создавая документ поступления?

Да, карточку номенклатуры можно создать отдельно — она будет существовать в справочнике без остатка. Но для продажи со склада потребуется документ: поступление от поставщика, оприходование или ввод начальных остатков. Без документа программа не даст отгрузить товар, которого нет на складе (если включён контроль остатков).

Что делать, если товар уже есть в базе, но с ошибкой в названии?

Не создавайте новую карточку — откройте существующую и исправьте наименование. История документов при этом сохранится, так как документы ссылаются на карточку, а не на её текстовое название. Если обнаружили дубли одного товара, используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Как занести товар, который продаётся на вес?

В карточке укажите единицу измерения «кг» (или граммы), а в настройках вида номенклатуры отметьте, что это весовой товар, если используется торговое оборудование. Для весов с печатью этикеток товар дополнительно выгружается в оборудование через обработку обмена с торговым оборудованием.

Почему при проведении поступления возникает ошибка «Не заполнен счёт учёта»?

Счета учёта подставляются из вида номенклатуры или настроек счетов учёта номенклатуры. Откройте карточку товара, проверьте вид номенклатуры, затем перейдите в настройки счетов учёта (в Бухгалтерии — «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учёта номенклатуры») и задайте счета для группы товаров, например 41.01.

Можно ли загрузить товары вместе с ценами и остатками сразу?

Штатная загрузка из файла заполняет только справочник. Цены и остатки вводятся отдельными документами: «Установка цен номенклатуры» и «Ввод начальных остатков» (или «Оприходование»). Некоторые документы также поддерживают заполнение табличной части из буфера обмена — ищите кнопку «Загрузить из внешнего файла» в табличной части документа.