Как в 1С занести прослеживаемый товар

Прослеживаемые товары — это товары, по которым государство требует учитывать движение от ввоза или производства до конечного владельца через систему прослеживаемости ФНС. В 1С для таких позиций нужно не просто создать карточку номенклатуры, а корректно указать признак прослеживаемости, код ТН ВЭД, страну происхождения и в дальнейшем регистрационный номер партии товара (РНПТ) в каждом документе движения.

Если хотя бы один из этих элементов заполнен неверно, отчетность по прослеживаемости сформируется с ошибками, а уведомления о вводе в оборот или перемещении могут быть отклонены ФНС. Поэтому работу стоит начинать с настройки функциональности программы, а не с занесения документов «как обычно».

Ниже описан порядок действий для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей / Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню в вашей версии могут незначительно отличаться, но логика настройки одинакова.

Проверьте, что товар действительно прослеживаемый

Перед настройкой убедитесь, что товар входит в перечень прослеживаемых. Перечень утвержден на уровне ЕАЭС и включает отдельные позиции: бытовую электронику, детские коляски, мебель, отдельные виды одежды и оборудования. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС, а не по названию товара.

Запросите у поставщика код ТН ВЭД и РНПТ по партии. Если поставщик — импортер, РНПТ указан в его документах и в УПД. Самостоятельно придумывать или подбирать номер нельзя: он должен совпадать с данными системы прослеживаемости.

Если код ТН ВЭД товара не входит в перечень, оформляйте его как обычный товар. Ошибочное включение признака прослеживаемости приведет к лишним обязанностям по отчетности, а ошибочное отключение — к штрафным рискам.

Включите учет прослеживаемых товаров в настройках

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка плана счетов» и включите учет по прослеживаемым товарам (в ряде релизов опция находится в разделе «Главное» → «Функциональность» на закладке «Запасы»). После включения в документах и карточках появятся поля для РНПТ и связанных реквизитов.

В 1С:Управлении торговлей и Комплексной автоматизации перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите опцию учета прослеживаемых товаров. Без этого шага программа физически не даст указать РНПТ в документах.

Учтите: настройка включается на всю информационную базу. Если в базе несколько организаций, функциональность станет доступна для всех, но обязанности по отчетности возникают только у тех, кто реально совершает операции с прослеживаемыми товарами.

Создайте карточку номенклатуры с признаком прослеживаемости

Откройте справочник «Номенклатура» и создайте новую позицию либо отредактируйте существующую. Укажите вид номенклатуры, по которому ведется количественный учет, — прослеживаемость недоступна для услуг и позиций без складского учета.

В карточке установите признак «Прослеживаемый товар» (в бухгалтерии — флаг в разделе реквизитов, в УТ — соответствующее свойство товара). Затем заполните код ТН ВЭД, выбрав его из классификатора, и страну происхождения. Единица измерения должна соответствовать той, в которой ведется прослеживаемость по данному коду ТН ВЭД, иначе количество в отчетности не сойдется.

Если один и тот же товар вы закупаете у разных импортеров, карточку дублировать не нужно: РНПТ указывается на уровне партии в документах, а не в карточке номенклатуры. Одна карточка — много партий с разными РНПТ.

Занесите поступление прослеживаемого товара

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Заполните шапку как обычно: контрагент, договор, склад. В табличной части выберите номенклатуру с признаком прослеживаемости — после выбора позиции появятся дополнительные колонки или поля для РНПТ.

Укажите РНПТ из документов поставщика и количество по партии. Если в одной накладной несколько партий одного товара с разными РНПТ, каждую партию заносите отдельной строкой. Объединять партии в одну строку нельзя — это нарушит связь количества с конкретным номером.

Проведите документ и проверьте движения: программа должна сформировать записи не только по складскому и бухгалтерскому учету, но и по регистрам прослеживаемости. Остаток по РНПТ должен быть виден в соответствующих отчетах по партиям.

1. 1
   Проверьте по коду ТН ВЭД, что товар входит в перечень прослеживаемых
2. 2
   Включите учет прослеживаемых товаров в функциональности программы
3. 3
   Создайте номенклатуру с признаком прослеживаемости, кодом ТН ВЭД и страной происхождения
4. 4
   Оформите поступление, указав РНПТ из документов поставщика по каждой партии отдельной строкой
5. 5
   Проверьте остатки по РНПТ в отчетах и при необходимости сформируйте уведомление о вводе в оборот

Оформляйте продажу и перемещения с указанием РНПТ

При реализации прослеживаемого товара в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» в строке с товаром укажите РНПТ той партии, которую отгружаете. Если продажа юридическому лицу или ИП, РНПТ попадет в электронный УПД, и покупатель увидит его в своем учете.

То же правило действует для перемещений между складами и обособленными подразделениями: каждое движение прослеживаемого товара должно сохранять привязку к РНПТ. При оптовой продаже организации может потребоваться уведомление о перемещении прослеживаемых товаров в ФНС — проверьте, какие операции в вашем случае подлежат уведомлению.

Продажа физическому лицу в розницу, как правило, завершает цепочку прослеживания, но остаток по РНПТ должен корректно списаться. Не оформляйте розничную продажу прослеживаемого товара «в минус» без контроля остатков по партиям.

Проверьте результат и сформируйте отчетность

После занесения документов откройте отчет по остаткам прослеживаемых товаров (в бухгалтерии — отчеты по прослеживаемости в разделе складского учета, в УТ — отчеты по РНПТ в разделе закупок или склада). Остаток в количественном выражении по каждому РНПТ должен совпадать с фактическими остатками на складе.

Проверьте формирование уведомлений: уведомление о вводе в оборот (если вы ввозите или производите товар), уведомление о перемещении и данные в УПД. Уведомления отправляются через оператора ЭДО или из 1С-Отчетности, если она подключена.

Сверку с ФНС имеет смысл выполнять регулярно: расхождения проще исправить в периоде их возникновения, чем восстанавливать цепочку партий задним числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по РНПТ в отчете

Норма

Количество по каждому РНПТ совпадает с фактическим остатком на складе

Тревожный признак

Отрицательные остатки или партии, которых нет в первичных документах

Карточка номенклатуры

Норма

Установлен признак прослеживаемости, заполнены код ТН ВЭД и страна происхождения

Тревожный признак

Признак отсутствует или код ТН ВЭД не соответствует документам поставщика

Документы продажи

Норма

В каждой строке с прослеживаемым товаром заполнен РНПТ, УПД формируется без предупреждений

Тревожный признак

Пустой РНПТ или ошибки при выгрузке электронного документа

Типичные ошибки при работе с прослеживаемыми товарами

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за нарушения последовательности: сначала провели поступление без РНПТ, а потом пытаются «дописать» номер задним числом. В ряде случаев корректнее сторнировать документ и занести его заново, чем править движения вручную.

FAQ по прослеживаемым товарам в 1С

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?

Запросите у поставщика корректировочные или исправленные документы с РНПТ. Принимать прослеживаемый товар без номера партии нельзя: вы не сможете правильно отразить поступление и передадите ошибку дальше по цепочке при продаже.

Нужно ли заводить отдельную карточку номенклатуры под каждый РНПТ?

Нет. РНПТ относится к партии товара и указывается в документах движения, а не в справочнике. Одна карточка номенклатуры может иметь множество партий с разными регистрационными номерами.

Как исправить ошибочно указанный РНПТ в проведенном поступлении?

Если период открыт, распроведите документ, исправьте номер и проведите заново. Если период закрыт или документ уже отражен в отчетности, оформите корректировку поступления. Ручная правка регистров без документа-основания — крайняя мера, требующая понимания структуры учета.

Распространяется ли прослеживаемость на остатки, купленные до введения товара в перечень?

По остаткам, приобретенным до включения товара в перечень, действуют переходные правила: обычно требуется отразить остатки в системе прослеживаемости в установленном порядке. Конкретный порядок зависит от даты включения позиции в перечень — ориентируйтесь на разъяснения ФНС и подсказки в актуальном релизе 1С.

Можно ли вести прослеживаемые товары в 1С:Рознице?

Да, в актуальных версиях 1С:Розницы поддерживается учет прослеживаемых товаров при включенной соответствующей функциональности. При обмене с бухгалтерией или УТ проверьте, что РНПТ корректно переносится между базами в документах.

Что будет, если продать прослеживаемый товар без РНПТ?

Электронный УПД без РНПТ по прослеживаемой позиции может быть отклонен или вызовет расхождения у покупателя. Для продавца это риск нарушения требований к отчетности по прослеживаемости. Всегда проверяйте заполнение РНПТ до подписания и отправки документа.