Как забить товар в 1С: полная инструкция по заведению номенклатуры

Фраза «забить товар в 1С» на практике означает две разные операции, которые часто путают. Первая — создание карточки номенклатуры, то есть записи о товаре в справочнике с его наименованием, артикулом, единицей измерения и прочими характеристиками. Вторая — оприходование, то есть постановка товара на складской учёт с указанием количества и цены. Без карточки оприходовать товар нельзя, а карточка без движения по складу не даёт остатков.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия» — названия разделов могут немного отличаться, но логика одинаковая: сначала справочник «Номенклатура», затем установка цен и документ поступления или ввода остатков.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на изменение справочника номенклатуры и проведение складских документов. Если кнопки «Создать» неактивны, обратитесь к администратору базы — самостоятельно расширять права не стоит.

Где находится справочник товаров и как создать карточку

В большинстве конфигураций путь выглядит так: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в «1С:Бухгалтерии» — «Справочники» → «Номенклатура», в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»). Откроется список всех товаров, услуг и материалов, заведённых в базе.

Для создания новой позиции нажмите кнопку «Создать». Если в базе настроены виды номенклатуры (например, «Товары», «Услуги», «Материалы»), программа сначала предложит выбрать вид — от него зависят счета учёта, тип позиции и набор обязательных полей. Для складируемого товара выбирайте вид с типом «Товар», а не «Услуга»: иначе позиция не попадёт в складские отчёты.

Минимальный набор полей карточки: наименование (как товар будет отображаться в документах), полное наименование (для печатных форм и накладных), артикул, единица измерения. После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана — товар можно выбирать в документах.

1. 1
   Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры с типом «Товар»
3. 3
   Заполните наименование, артикул и единицу измерения
4. 4
   Укажите ставку НДС и при необходимости штрихкод
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что товар появился в списке

Как заполнить основные реквизиты карточки

Наименование заполняйте по единому шаблону, принятому в компании: например, «Чайник электрический Polaris PWK 1750, чёрный». Однотипные наименования упрощают поиск и предотвращают дубли. Полное наименование используется в печатных формах ТОРГ-12 и счетов-фактур — оно должно совпадать с данными поставщика, если вы перепродаёте товар.

Артикул — внутренний код товара. Его можно задать вручную или оставить автонумерацию. Если планируется обмен с сайтом или складской программой, договоритесь о едином формате артикулов заранее: расхождения кодов — главная причина ошибок при синхронизации.

Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию. Проверьте её особенно внимательно: ошибка в ставке приведёт к неверным суммам в накладных и декларации. Если организация работает без НДС, выберите значение «Без НДС».

Единицы измерения и упаковки

Базовая единица измерения (штука, килограмм, метр) задаётся при создании и потом меняется с ограничениями, если по товару уже есть движения. Если товар закупается коробами, а продаётся штуками, заведите упаковку: в карточке товара откройте раздел «Единицы и упаковки» и укажите, сколько базовых единиц входит в упаковку. Тогда в документах можно будет выбирать и штуки, и короба с автоматическим пересчётом.

Штрихкоды и дополнительные данные

Если на складе или в рознице используется сканер штрихкодов, штрихкод нужно привязать к карточке. В карточке товара откройте вкладку или ссылку «Штрихкоды» и введите код с упаковки производителя (обычно EAN-13). Один товар может иметь несколько штрихкодов — для разных упаковок и характеристик.

При отсутствии заводского штрихкода программа может сгенерировать внутренний код для печати собственных этикеток. Это стандартная практика для товаров, которые фасуются или комплектуются на месте.

Дополнительные реквизиты (цвет, размер, бренд, страна происхождения, номер ГТД для импортного товара) заполняются по необходимости. Для товаров с учётом по характеристикам (например, одежда с размерами) включите в виде номенклатуры использование характеристик — тогда каждая модификация будет учитываться отдельно в рамках одной карточки.

Как установить цену на товар

Сама по себе карточка номенклатуры не хранит цену — цены в типовых конфигурациях задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «CRM и маркетинг» в зависимости от конфигурации). Это позволяет хранить историю изменения цен и вести несколько видов цен одновременно: закупочную, оптовую, розничную.

Создайте документ, выберите вид цены, добавьте товар в табличную часть и укажите значение. После проведения документа цена начнёт подставляться в отгрузочные документы автоматически. В «1С:Бухгалтерии» механизм проще: цена указывается прямо в документе поступления или в справочнике «Цены номенклатуры».

Проверьте результат: создайте тестовый документ реализации (без проведения), добавьте товар и убедитесь, что цена подставилась. Если поле цены пустое — либо документ установки цен не проведён, либо в реализации выбран другой вид цены.

Как оприходовать товар на склад

Карточка с ценой — это ещё не остаток на складе. Чтобы товар появился в учёте, нужен один из двух документов.

Если товар куплен у поставщика, оформляется «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг»): укажите контрагента, склад, добавьте товар с количеством и ценой закупки, проведите документ. Себестоимость и остатки сформируются автоматически.

Если база только заполняется и товар физически уже есть, используйте «Ввод начальных остатков» (в УТ — раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение», в Бухгалтерии — «Главное» → «Помощник ввода остатков»). Укажите склад, товар, количество и себестоимость по данным инвентаризации.

Сравнение вариантов оприходования

Поступление товаров

Подходит для новых закупок от поставщика: формирует задолженность перед контрагентом и себестоимость. Ограничение: нужен оформленный контрагент и договор.

Ввод начальных остатков

Подходит при старте работы в новой базе, когда товар уже есть на складе. Ограничение: требует результатов инвентаризации и не создаёт расчётов с поставщиками.

Оприходование излишков

Подходит для постановки на учёт излишков, выявленных инвентаризацией. Ограничение: суммы попадают в прочие доходы, что влияет на налоги.

Проверка результата и типичные ошибки

После всех действий убедитесь, что товар корректно встал на учёт. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ — раздел «Склад и доставка», в Бухгалтерии — «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41»). Товар должен отображаться с нужным количеством и суммой на правильном складе.

Если отчёт пуст, проверьте три вещи: проведён ли документ поступления (не просто записан), та ли дата у отчёта, тот ли склад выбран в отборе. Документ, сохранённый без проведения, движений по учёту не делает — это самая частая причина «пропавшего» товара.

Контрольные точки

Как проверить результат

Товар в списке номенклатуры

Норма

Позиция открывается, реквизиты заполнены, пометки удаления нет

Тревожный признак

Позиция задвоена или помечена на удаление

Остаток в отчёте по складу

Норма

Количество и сумма совпадают с документом поступления

Тревожный признак

Остаток нулевой, отрицательный или на другом складе

Цена в документе реализации

Норма

Цена подставляется автоматически при выборе товара

Тревожный признак

Поле цены пустое или подставляется устаревшее значение

Массовое заведение товаров: загрузка из файла

Заводить вручную сотни позиций нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно в разделе «НСИ и администрирование» или через «Все функции» → «Обработки»). Она позволяет загрузить номенклатуру из Excel: наименование, артикул, штрихкод, цену.

Подготовьте файл: одна строка — один товар, колонки без объединённых ячеек и формул. В обработке укажите соответствие колонок реквизитам справочника и запустите загрузку. Перед массовой загрузкой в рабочую базу сделайте копию и сначала загрузите 5–10 строк для проверки сопоставления колонок.

Перед массовой загрузкой договоритесь о правилах наименований и проверьте файл на дубли артикулов. Исправлять тысячу карточек после загрузки значительно дольше, чем потратить полчаса на подготовку файла.

Частые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданный товар?

Непосредственное удаление возможно, только если на товар нет ссылок в документах. Иначе доступна только пометка на удаление: позиция перестанет предлагаться при подборе, но останется в базе для сохранения целостности данных. Физическое удаление помеченных объектов выполняется через «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования.

Как найти, не заведён ли товар уже раньше?

Используйте поиск в списке номенклатуры по части наименования, артикулу или штрихкоду (в УТ есть отдельный поиск по штрихкоду). Перед созданием новой позиции всегда выполняйте поиск — это главная защита от дублей.

Чем отличается номенклатура от характеристики?

Номенклатура — это сам товар, а характеристика — его модификация внутри одной карточки: размер, цвет, объём. Характеристики включаются в виде номенклатуры и позволяют не плодить отдельные карточки на каждый размер одной модели.

Почему товар не подставляется в документ продажи?

Чаще всего причины такие: карточка помечена на удаление, вид номенклатуры имеет тип «Услуга», либо в документе действует отбор по складу, где позиция недоступна. Проверьте карточку и настройки документа.

Нужно ли заводить услуги через тот же справочник?

Да, услуги заводятся в том же справочнике «Номенклатура», но с видом номенклатуры типа «Услуга». Для них не задаются штрихкоды, упаковки и складской учёт, но заполняются цена и ставка НДС.

Как изменить цену на уже заведённый товар?

Создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» с текущей датой и новым значением. Старую цену удалять не нужно — программа хранит историю и будет применять цену, актуальную на дату документа продажи.