Торговля и Склад · 11 мин
Как выписать накладную в 1С
Пошаговая инструкция, как выписать расходную накладную в 1С: создание документа «Реализация товаров», заполнение табличной части, проведение и печать ТОРГ-12.
Расходная накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товара покупателю: списываются остатки со склада, формируется задолженность контрагента и создаётся печатная форма для передачи вместе с товаром. В большинстве конфигураций (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) за это отвечает документ «Реализация товаров и услуг», а в 1С:Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)».
Механика во всех решениях схожая: выбирается контрагент и договор, заполняется табличная часть товарами, документ проводится, после чего становится доступна печать ТОРГ-12, УПД или товарной накладной. Различия касаются в основном расположения команд в меню и набора печатных форм.
Ниже разобран полный цикл: от подготовительных проверок до печати и типичных ошибок, которые мешают провести документ или искажают учёт.
Что проверить перед созданием накладной
До того как выписывать документ, убедитесь, что в базе есть все необходимые справочные данные. Контрагент покупателя должен быть заведён в справочнике «Контрагенты» с заполненными реквизитами: ИНН, КПП, юридический адрес. Для него желательно создать договор с правильным видом расчётов — от него зависят валюта, порядок расчётов и подстановка условий продажи.
Товары должны присутствовать в справочнике «Номенклатура» с корректными единицами измерения и ставками НДС. Если товар приходовался, проверьте остатки на складе: при включённом контроле остатков программа не даст продать больше, чем есть в наличии. Остатки удобно смотреть через отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах».
Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание и проведение документов реализации, а дата документа попадает в открытый период. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), провести накладную задним числом не получится без прав администратора.
Что проверить до отгрузки
Покупатель есть в справочнике, договор создан с нужным видом расчётов
Контрагент создаётся «на лету» без реквизитов — печатная форма выйдет пустой
По отчёту об остатках товара хватает на отгрузку
Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведётся при контроле
Дата накладной в открытом периоде
Стоит дата запрета редактирования — проведение будет отклонено
Создание документа «Реализация товаров и услуг»
В 1С:Управление торговлей откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии путь выглядит как «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Товары (накладная)». Откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа в следующем порядке: дата отгрузки, контрагент, договор (обычно подставляется автоматически после выбора контрагента), организация-продавец и склад отгрузки. Если ведётся расчёт по заказам, дополнительно укажите заказ покупателя — тогда табличная часть может заполниться автоматически по кнопке «Заполнить по заказу».
Проверьте поле с типом цен: программа подставит цены из регистра цен номенклатуры, если они заданы. Если цены не подтянулись, это признак того, что для выбранного типа цен не установлены значения на дату документа — их можно ввести вручную в строке или заполнить через обработку установки цен.
- 1Откройте список документов реализации и нажмите «Создать»
- 2Заполните шапку: дату, контрагента, договор, организацию, склад
- 3Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
- 4Проверьте итоговую сумму, НДС и счета учёта
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь, что нет сообщений об ошибках
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Заполнение табличной части товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (поштучно), «Подбор» (открывает форму подбора с остатками и ценами — удобно при большом количестве позиций) или через вставку из буфера обмена. В подборе видны свободные остатки по складу, что снижает риск продать отсутствующий товар.
По каждой строке проверьте: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и сумму. Сумма по строке рассчитывается автоматически, но её можно скорректировать вручную — тогда программа пересчитает цену. Если применяется скидка, она указывается либо в отдельной колонке, либо через автоматические скидки, если они настроены в программе.
В управленческих конфигурациях дополнительно могут заполняться характеристики (если для номенклатуры ведётся учёт по характеристикам) и серии (для серийного учёта). Пропуск этих полей там, где они обязательны, — частая причина отказа в проведении.
Проведение документа и проверка движений
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». При успешном проведении документ спишет товар со склада, сформирует дебиторскую задолженность покупателя и отразит выручку. В 1С:Бухгалтерии дополнительно формируются бухгалтерские проводки (обычно Дт 62 — Кт 90.01 по выручке и Дт 90.02 — Кт 41 по себестоимости, при типовой настройке плана счетов).
Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или через меню «Ещё» → «Движения документа» (в управленческих конфигурациях). Там видно, по каким регистрам прошёл документ: «Товары на складах», «Расчёты с контрагентами», «Продажи» и другие.
Контрольный признак корректного оформления: остаток по складу в отчёте уменьшился на отгруженное количество, а в отчёте «Задолженность покупателей» появилась (или увеличилась) сумма по этому контрагенту.
Печать накладной: ТОРГ-12, УПД и другие формы
После проведения становится доступна кнопка «Печать». Стандартный набор обычно включает: товарную накладную (ТОРГ-12), УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру (в Бухгалтерии — отдельным документом на основании реализации), а также расходную накладную в произвольной форме.
ТОРГ-12 применяется, когда покупателю нужен товаросопроводительный документ унифицированной формы. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру и удобен при обложении НДС: один документ закрывает обе функции. Выбор формы зависит от требований покупателя и настроек учётной политики.
Документы, подписываемые ответственными лицами (груз отпустил, груз принял), заполняются данными из настроек организации и ответственных лиц. Если в печатной форме пустые поля подписантов — проверьте карточку организации и регистр ответственных лиц.
Какую печатную форму выбрать
Классическая товарная накладная; подходит, когда счёт-фактура оформляется отдельно или покупатель требует унифицированную форму
Объединяет накладную и счёт-фактуру; удобен при работе с НДС, сокращает документооборот
Для внутренних перемещений и случаев, когда покупателю не нужна унифицированная форма
Выписка накладной на основании других документов
На практике реализацию редко создают «с нуля»: чаще накладная вводится на основании. Откройте заказ покупателя или счёт на оплату и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть, останется проверить количество и дату.
Такой способ сохраняет связь между документами: по заказу видно, что отгружено, а что ещё нет, работают отчёты по исполнению заказов и расчётам. При частичной отгрузке создайте накладную на основании заказа и отредактируйте количество — остаток по заказу останется в работе.
В 1С:Бухгалтерии на основании реализации, в свою очередь, создаётся счёт-фактура — это следующий шаг после проведения накладной для плательщиков НДС.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — документ не проводится из-за нехватки остатков. Причины: товар не оприходован, приход оформлен на другой склад или другую организацию, либо в базе уже есть отрицательные остатки по этой позиции. Диагностируется отчётом по остаткам с детализацией до склада и документов.
Вторая группа ошибок — неверные реквизиты в печатной форме: устаревший адрес покупателя, пустой договор, не та организация-продавец. Всё это исправляется в карточке контрагента и шапке документа до момента подписания накладной.
Отдельно стоит ошибка с датами: накладная выписана более ранней датой, чем приход товара, — в момент отгрузки остатка не было, и проведение отклоняется. Выход — выровнять даты документов по фактической хронологии.
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельная выписка накладных безопасна, пока речь идёт о штатных операциях в открытом периоде с корректными справочниками. К специалисту стоит обращаться, если требуется: изменить закрытый период, исправить движения уже проведённых документов прошлых месяцев, настроить обмен с ЭДО, изменить печатные формы или восстановить последовательность проведения после массовых правок задним числом.
Перед любыми массовыми изменениями данных (перепроведение, групповое изменение документов) делайте резервную копию информационной базы — это единственная защита от необратимой порчи учёта.
Что важно запомнить
Накладная в 1С — это документ реализации: шапка (контрагент, договор, склад), табличная часть с товарами, проведение, затем печать ТОРГ-12 или УПД. Перед отгрузкой проверяйте остатки и реквизиты, ошибки исправляйте в самом документе, а не дублированием, а массовые правки делайте только после резервной копии.
Частые вопросы
Чем накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это предложение оплатить: он не списывает товар и не формирует задолженность в учёте. Накладная (реализация) — факт отгрузки: списывает остатки, создаёт долг покупателя и является основанием для отгрузочных документов. Обычно сначала выставляют счёт, затем на его основании оформляют реализацию.
Можно ли выписать накладную, если товара нет на остатках?
Если контроль остатков включён — нет, документ не проведётся. Если контроль отключён, документ проведётся с отрицательным остатком, что исказит себестоимость и складской учёт. Правильный путь — сначала оформить поступление товара или найти ошибку в учёте.
Как исправить уже проведённую накладную?
Откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если период закрыт датой запрета, потребуются права на изменение закрытого периода. После исправления проверьте связанные документы: счёт-фактуру, оплаты и акты сверки с покупателем.
Как оформить частичную отгрузку по заказу?
Создайте реализацию на основании заказа и уменьшите количество в строках до фактически отгружаемого. Заказ останется частично исполненным, и по нему можно будет выписать следующую накладную на остаток. Отчёт по исполнению заказов покажет незакрытое количество.
Почему в печатной форме ТОРГ-12 пустые поля подписантов?
Подписанты подтягиваются из карточки организации и регистра ответственных лиц. Проверьте, что для организации на дату документа указаны руководитель, главный бухгалтер и ответственный за отпуск груза. После заполнения этих данных переформируйте печатную форму.
Нужно ли выписывать накладную при передаче товара между своими складами?
Нет, для перемещения между собственными складами используется документ «Перемещение товаров» — он не создаёт задолженности и не формирует выручку. Накладная на реализацию оформляется только при отгрузке стороннему покупателю.