Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С ввести товарную накладную
Пошаговая инструкция, как ввести товарную накладную в 1С: создание документа поступления, заполнение табличной части, проверка проводок, типичные ошибки.
Товарная накладная в 1С оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в новых версиях — «Приобретение товаров и услуг» или «Поступление (акты, накладные, УПД)»). Этот документ одновременно оприходует товар на склад, формирует задолженность перед поставщиком и создаёт бухгалтерские проводки, поэтому важно заполнить его правильно с первого раза.
Ниже разобран порядок ввода накладной в типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация. Названия кнопок могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика действий одинакова: создать документ, указать контрагента и склад, заполнить список товаров, проверить итоги и провести.
Где находится документ поступления в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерия 8.3 документ находится в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». При создании программа предложит выбрать вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». Для товарной накладной выбирайте первый вариант.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 путь выглядит так: раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» → кнопка «Создать» → «Приобретение товаров и услуг». Если поступление оформляется на основании заказа поставщику, документ удобнее создавать прямо из заказа кнопкой «Создать на основании» — тогда номенклатура и цены подтянутся автоматически.
В старых версиях (Управление торговлей 10.3, Бухгалтерия 2.0) документ называется «Поступление товаров и услуг» и находится в меню «Документы» → «Закупки». Общий принцип заполнения совпадает с современными версиями.
Что подготовить перед вводом накладной
Перед началом работы убедитесь, что в базе заведены необходимые справочники. Вам понадобятся: карточка контрагента-поставщика с заполненными ИНН и КПП, договор с поставщиком (во многих конфигурациях без договора документ не проведётся), склад поступления и карточки номенклатуры для всех позиций накладной.
Также под рукой должен быть сам бумажный документ — товарная накладная ТОРГ-12, УПД или накладная поставщика в его собственной форме. Из неё вы возьмёте номер и дату входящего документа, перечень товаров, количество, цены и ставки НДС. Сверьте, что бумажная накладная подписана и содержит все обязательные реквизиты.
Пошаговое создание документа поступления
Откройте список документов поступления и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните поля: номер и дату входящей накладной (именно из бумажного документа поставщика, а не внутренний номер 1С), контрагента, договор и склад. В Бухгалтерии склад выбирается в поле «Склад», в Управлении торговлей — на вкладке «Основное» или в шапке.
Обратите внимание на поле «Организация»: если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, программа подставит организацию по умолчанию, и её легко забыть переключить. Накладная, проведённая на неправильную организацию, попадёт не в ту отчётность и потребует исправления.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная)»
- 3Введите номер и дату входящей накладной из бумажного документа
- 4Укажите поставщика, договор, организацию и склад
- 5Заполните табличную часть товарами с количеством и ценами
- 6Проверьте ставки НДС и итоговые суммы
- 7Нажмите «Провести и закрыть», затем проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Заполнение табличной части: товары, количество и цены
Товары добавляются кнопкой «Добавить» с ручным выбором номенклатуры, кнопкой «Подбор» (удобна при большом количестве позиций — открывается справочник с остатками и ценами) или загрузкой из файла, если поставщик прислал накладную в Excel. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС — сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Если товара ещё нет в справочнике, создайте карточку прямо из документа: в поле «Номенклатура» начните вводить название и нажмите «Создать» при отсутствии совпадений. Заполните в карточке единицу измерения, ставку НДС и вид номенклатуры — от вида зависят счета учёта (41.01 для товаров, 10.01 для материалов), поэтому не оставляйте его пустым.
Цены сверьте с бумажной накладной построчно, а не только по итоговой сумме: расхождение в одной копейке на строку при большом количестве строк даёт заметную разницу в итоге. Если цена в 1С подставилась из прошлого поступления и отличается от накладной, исправьте её вручную.
При больших накладных удобно включить режим «Подбор» и добавлять позиции сканером штрихкодов: так исключаются ошибки ручного ввода артикулов и ускоряется обработка поставок в десятки строк.
НДС, счёт-фактура и итоговые суммы
Проверьте ставки НДС в каждой строке: они должны совпадать с накладной поставщика. Если поставщик работает без НДС (например, на упрощёнке), ставка должна быть «Без НДС», а не 0% — это разные вещи для налогового учёта. Итоговая сумма документа и сумма НДС внизу формы должны копейка в копейку совпадать с бумажной накладной.
Если поставщик выставил счёт-фактуру или УПД, зарегистрируйте его: в Бухгалтерии внизу документа заполните поля «Счёт-фактура №» и «от» и нажмите «Зарегистрировать». В Управлении торговлей счёт-фактура создаётся по ссылке в документе поступления. Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС не попадёт в книгу покупок и к вычету.
Проведение и проверка результата
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если программа выдала ошибку — не игнорируйте её: типичные причины — незаполненный договор, отсутствие счетов учёта у номенклатуры или закрытый период. Текст ошибки обычно указывает конкретное поле, которое нужно исправить.
После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Проводки» (в УТ). Для товарной накладной типичная картина: Дт 41.01 — Кт 60.01 на стоимость товара без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму НДС. Дополнительно проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: количество по оприходованным позициям должно увеличиться.
Как проверить результат
Совпадает с бумажной накладной до копейки
Есть расхождение — ищите ошибку в цене или количестве строк
Дт 41 (или 10) и Дт 19 с Кт 60.01
Проводок нет или счета не те — проверьте вид номенклатуры
Количество увеличилось на величину поставки
Остаток не изменился — документ не проведён или указан другой склад
Счёт-фактура зарегистрирован, НДС включён
Счёт-фактура отсутствует — зарегистрируйте из документа поступления
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — ввод накладной не той датой или не той организацией. Вторая по распространённости — дубли номенклатуры: товар заводится заново, хотя уже есть в справочнике, в результате остатки «размазываются» по двум карточкам. Перед созданием новой карточки ищите по артикулу и штрихкоду, а не только по названию.
Ещё одна проблема — ввод накладной задним числом после того, как товар уже продан. Это приводит к отрицательным остаткам в промежутке и пересчёту себестоимости. Если нужно оприходовать прошлым периодом, после проведения восстановите последовательность документов (в УТ — через «Закрытие месяца», в Бухгалтерии — перепроведение за период).
Частые вопросы
Можно ли изменить проведённую накладную?
Да, если период не закрыт и у вас есть права. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если по товару уже были продажи, после изменения цен перепроведите связанные документы, чтобы обновилась себестоимость. В закрытом периоде исправление делается документом «Корректировка поступления».
Что делать, если поставщик прислал УПД вместо накладной?
Оформляется тот же документ поступления: в Бухгалтерии выберите вид операции «Товары (накладная)» и зарегистрируйте УПД в поле счёта-фактуры, указав его номер и дату. Один документ закроет и оприходование товара, и входящий счёт-фактуру.
Как ввести накладную, если товар пришёл частично?
Введите поступление только на фактически полученное количество. Если документ создаётся на основании заказа, скорректируйте количество в строках вручную — остаток по заказу останется к поставке и будет виден в отчётах по заказам поставщикам.
Почему документ не проводится с ошибкой «Не заполнены счета учёта»?
Причина в карточке номенклатуры: не указан вид номенклатуры или для него не настроены счета учёта. Откройте карточку товара, заполните вид номенклатуры, затем проверьте настройку счетов в разделе регистрации счетов учёта номенклатуры — для товаров должен быть счёт 41.01.
Можно ли загрузить накладную из файла поставщика?
Да, если поставщик прислал электронный документ. В типовых конфигурациях есть загрузка из Excel (через внешние обработки или встроенные механизмы), а при подключённом ЭДО накладная загружается автоматически из сервиса обмена документами — остаётся сопоставить номенклатуру и провести.
Чем накладная отличается от документа «Оприходование товаров»?
«Поступление товаров» отражает покупку у поставщика: формирует задолженность, НДС и цены прихода. «Оприходование товаров» используется для излишков по инвентаризации и не связано с контрагентом. Для поставки всегда используйте документ поступления.
Что важно запомнить
Товарная накладная вводится документом поступления: заполните шапку (поставщик, договор, склад, номер и дата входящего документа), добавьте товары с точными ценами и ставками НДС, зарегистрируйте счёт-фактуру и проведите. Контроль результата — сверка итоговой суммы с бумажной накладной, проверка проводок Дт 41 / Кт 60 и остатков на складе.