Торговля и Склад · 10 мин
Как внести товар в 1С: пошаговая инструкция
Как внести товар в 1С: создание номенклатуры, оприходование, поступление товаров и услуг. Пошаговая инструкция для УТ 11, ERP и Бухгалтерии 3.0 с проверкой остатков.
Внесение товара в 1С — базовая операция, от которой зависит корректность складских остатков, себестоимости и отчётности. Способ зависит от задачи: если товар только появился в ассортименте, сначала создают карточку номенклатуры; если нужно отразить закупку у поставщика — оформляют документ поступления; если требуется ввести стартовые остатки при начале работы — используют ввод начальных остатков или оприходование.
В разных конфигурациях (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия 3.0) названия разделов немного отличаются, но логика одна: справочник номенклатуры хранит описание товара, а движение по складу и в учёте выполняют документы. Ниже разобраны все основные сценарии с точными путями по меню.
Прежде чем начинать, убедитесь, что у вас есть права на создание номенклатуры и проведение складских документов, а также что в базе заведены склад, организация и, при закупке, контрагент-поставщик. Без этих данных документ не проведётся или проведётся с ошибками.
Создание карточки товара в справочнике номенклатуры
Карточка номенклатуры — это «паспорт» товара: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры. Без неё товар нельзя указать ни в одном документе. В УТ 11 и ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ 11 также доступно из раздела «Закупки» или «Продажи») и нажмите «Создать». В Бухгалтерии 3.0 путь: «Справочники» → «Номенклатура».
Заполните обязательные поля: рабочее наименование (видно в документах), вид номенклатуры (определяет счета учёта и тип — товар, услуга, набор), единицу хранения остатков. Если ведёте учёт по штрихкодам, добавьте штрихкод на соответствующей вкладке — это ускорит подбор товара сканером в документах.
Полное наименование для печати заполняется автоматически из рабочего, но его можно изменить — именно оно попадёт в накладные и счета-фактуры. Проверьте ставку НДС: ошибка здесь приведёт к неверному налоговому учёту во всех последующих документах с этим товаром.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Укажите наименование, вид номенклатуры и единицу измерения
- 3Проверьте ставку НДС и при необходимости добавьте штрихкод
- 4Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
Поступление товара от поставщика
Стандартный способ внести купленный товар — документ «Поступление товаров и услуг». В Бухгалтерии 3.0: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Поступление (накладная)». В УТ 11 и ERP: «Закупки» → «Документы закупки» → «Поступление товаров и услуг».
В документе укажите поставщика, договор, склад и организацию. В табличную часть добавьте товары — вручную через «Добавить», подбором через кнопку «Подобрать товары» или сканером штрихкодов. Для каждой строки задайте количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Если поставщик прислал электронный документ (УПД через ЭДО), не вводите данные вручную — загрузите документ из раздела ЭДО, и карточки товаров сопоставятся с номенклатурой поставщика автоматически. Это исключает расхождения в количестве и ценах.
После заполнения нажмите «Провести». В этот момент товар попадает на складской и бухгалтерский учёт: увеличиваются остатки, формируется задолженность перед поставщиком, принимается к учёту входной НДС. Если в базе включён ордерный складской учёт, дополнительно потребуется оформить приходный ордер на склад.
Оприходование товара и ввод начальных остатков
Если товар появился не от поставщика — например, выявлены излишки при инвентаризации или вы начинаете работу в новой базе с уже имеющимся складом — используется документ «Оприходование товаров». В УТ 11: «Склад и доставка» → «Оприходования товаров». В БП 3.0: «Склад» → «Оприходование товаров».
В документе укажите склад и добавьте товары с количеством. Для излишков по инвентаризации оприходование обычно создаётся прямо из документа «Инвентаризация товаров» (в УТ 11 — «Пересчет товаров») по кнопке создания на основании — тогда количество подставится автоматически из расхождений.
Для массового ввода стартовых остатков при переходе на 1С в УТ 11 и ERP есть специальный инструмент: «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или документы ввода начальных остатков (в ERP — «Начальное заполнение» → «Ввод начальных остатков»). В БП 3.0: «Главное» → «Помощник ввода остатков». Этот способ предпочтительнее ручных оприходований, потому что корректно заполняет все разделы учёта, включая партионный учёт и НДС.
Какой документ выбрать
Установка цен на товар
Карточка номенклатуры сама по себе цену не хранит — цены задаются отдельным документом. В УТ 11 и ERP это «Ценообразование» → «Установка цен номенклатуры»: выберите вид цены (закупочная, розничная, оптовая), добавьте товары и укажите значения. Цена начинает действовать с даты документа.
В Бухгалтерии 3.0 документ называется «Установка цен номенклатуры» и находится в разделе «Склад». Без установленной цены товар можно провести в документах, но при продаже цену придётся вводить вручную в каждой строке.
Удобный приём: в УТ 11 цены можно зарегистрировать прямо из поступления — в документе есть команда регистрации цен поставщика и создания установки цен на основании. Это сокращает двойной ввод и снижает риск ошибки в цифрах.
Массовая загрузка товаров из файла
Когда нужно внести не несколько позиций, а сотни, ручное создание карточек нерационально. В типовых конфигурациях есть загрузка из табличных файлов: в УТ 11 — «Закупки» → «Сервис» → «Загрузка данных из файла» (или из списка номенклатуры по кнопке «Загрузить»), в БП 3.0 — «Загрузка номенклатуры из файла» в справочнике номенклатуры.
Подготовьте файл Excel или CSV с колонками: наименование, артикул, штрихкод, ставка НДС, цена. На шаге сопоставления укажите, какая колонка файла соответствует какому реквизиту карточки. Программа покажет, какие позиции будут созданы новыми, а какие сопоставлены с существующими — проверьте это, чтобы не получить дубли.
Проверка результата и контроль остатков
После проведения документов убедитесь, что товар действительно встал на учёт. Основной инструмент — отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Склад и доставка» → «Отчеты по складу», в БП 3.0 — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по номенклатуре). Сформируйте его по нужному складу и сверьте количество с первичными документами.
Дополнительно проверьте стоимостную оценку: в отчёте «Стоимостная оценка запасов» или в ОСВ сумма по товару должна соответствовать цене закупки с учётом НДС по правилам вашей учётной политики. Расхождение — признак ошибки в ценах или в настройках вида номенклатуры.
Как проверить результат
Количество совпадает с накладной поставщика
Остаток нулевой или отрицательный — документ не проведён или выбран не тот склад
Товар отражается на счёте 41 (или 10 для материалов)
Товар попал не на тот счёт — проверьте вид номенклатуры
Цена подставляется автоматически
Цена пустая — не проведён документ установки цен
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — дубли номенклатуры: один и тот же товар заведён дважды с чуть разными наименованиями. Это ломает аналитику остатков и продаж. Перед созданием новой карточки воспользуйтесь поиском по артикулу и штрихкоду. Если дубли уже есть, в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Вторая типичная ошибка — проведение поступления на склад, отличный от фактического. В результате отчёт по одному складу показывает излишек, по другому — недостачу. Исправляется документом «Перемещение товаров» или сторнированием и повторным вводом поступления.
Учитывайте и ограничение прав: если кнопка «Провести» недоступна или документ не проводится с сообщением о запрете изменения данных, вероятно, установлена дата запрета редактирования или у вашей роли нет прав на складские документы — обратитесь к администратору 1С.
Частые вопросы
Можно ли внести товар в 1С без документа поступления?
Да, если не нужно отражать закупку: для излишков используйте «Оприходование товаров», для старта работы в новой базе — помощник ввода начальных остатков. Но закупку у поставщика всегда оформляйте поступлением, иначе не будет кредиторской задолженности и входного НДС.
Почему товар не виден в документе продажи после создания карточки?
Чаще всего карточка создана, но товар не оприходован на склад — остаток равен нулю. Также проверьте, что в карточке выбран правильный вид номенклатуры с типом «Товар», а не «Услуга»: услуги не имеют складских остатков.
Как внести товар с разными единицами измерения, например штуки и коробки?
В карточке номенклатуры укажите базовую единицу хранения (например, штуку), затем добавьте упаковку «коробка» с коэффициентом пересчёта. В документах можно будет выбирать любую единицу, а остатки будут вестись в базовой.
Что делать, если ошибся в количестве при поступлении?
Если документ ещё не закрыт периодом, исправьте количество и перепроведите его. Если товар уже частично продан, корректнее оформить документ «Корректировка поступления» — он сохранит историю и правильно отразит изменения в НДС и расчётах с поставщиком.
Как удалить ошибочно созданную карточку товара?
Если карточка не используется в документах, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы с ней есть, удалить карточку нельзя — только пометить на удаление, чтобы она не мешала при подборе.
Нужно ли заводить отдельную карточку для товара от разных поставщиков?
Нет. Один и тот же товар должен быть одной позицией номенклатуры, иначе остатки и продажи раздробятся. Артикулы разных поставщиков привязываются к карточке через регистр «Номенклатура поставщиков» (в УТ 11 и ERP).
Что важно запомнить
Сначала создаётся карточка в справочнике «Номенклатура», затем движение по складу оформляется документом: поступление — для закупки, оприходование — для излишков, ввод начальных остатков — для старта учёта. Цены задаются отдельным документом. После проведения всегда сверяйте остатки отчётом и не редактируйте документы закрытых периодов без резервной копии.