Как в 1С внести прослеживаемый товар от поставщика

Прослеживаемые товары — это товары, по которым государство контролирует движение от ввоза или производства до конечного покупателя. Каждая партия такого товара имеет регистрационный номер партии товара (РНПТ), и его нужно указывать в учётной системе и в отчётности. Если РНПТ не внести или внести с ошибкой, декларация по НДС не пройдёт форматно-логический контроль, а налоговая запросит пояснения.

В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) учёт прослеживаемости ведётся через специальный механизм: в документе поступления для каждой строки прослеживаемого товара указывается РНПТ и страна происхождения. Ниже разобран полный порядок действий — от включения функциональности до проверки корректности отражения в учёте.

Какие товары считаются прослеживаемыми и когда нужен РНПТ

Перечень прослеживаемых товаров утверждён постановлением Правительства РФ. В него входят, в частности, отдельные виды электроники (мониторы, проекторы, системные блоки, ноутбуки, планшеты), холодильное оборудование, детские коляски, отдельные товары лёгкой промышленности и ряд других позиций. Принадлежность определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД2.

Обязанность указывать РНПТ возникает у всех участников оборота: импортёров, производителей, оптовых и розничных продавцов. Покупатель должен принять товар с РНПТ от поставщика и отразить его в своём учёте — это необходимо для вычета НДС и для последующей реализации с передачей РНПТ дальше по цепочке.

Проверить, входит ли ваш товар в перечень, можно по коду ТН ВЭД из УПД поставщика. Если поставщик указал РНПТ в документе — товар прослеживаемый, и вы обязаны отразить этот номер у себя, даже если сами сомневаетесь в классификации.

Подготовка: включение учёта прослеживаемости в настройках 1С

Перед первым поступлением прослеживаемого товара проверьте, что функциональность включена. В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Главное» → «Функциональность», на закладке «Запасы» установите флаг «Прослеживаемые товары». После этого в документах поступления и реализации появятся поля для ввода РНПТ, а в справочниках — соответствующие реквизиты.

В Управлении торговлей и ERP настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» (или «Склад и доставка», в зависимости от версии) — там включается опция учёта прослеживаемых товаров в разрезе РНПТ. Без включённой опции поля РНПТ в документах просто не отобразятся.

Дополнительно проверьте, что программа обновлена до актуального релиза: форматы отчётности по прослеживаемости и состав перечня товаров периодически меняются, и старая версия может некорректно формировать раздел 8 книги покупок или не содержать актуальных кодов.

Настройка карточки номенклатуры для прослеживаемого товара

Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура» и установите признак прослеживаемости. В Бухгалтерии это флаг «Прослеживаемый товар» в карточке или в группе реквизитов учёта. В УТ и ERP признак задаётся в виде номенклатуры либо в самой карточке, вместе с указанием кода ТН ВЭД.

Код ТН ВЭД заполните точно по УПД поставщика — от него зависит, как программа будет контролировать обязательность РНПТ и какие данные попадут в отчётность. Если один и тот же товар приходит и как прослеживаемый (импортный), и как непрослеживаемый (произведён в РФ до включения в перечень), ведите их как разные позиции номенклатуры или используйте раздельный учёт по РНПТ, который предлагает программа.

После установки признака программа начнёт требовать заполнение РНПТ в каждом документе движения этого товара: поступлении, реализации, перемещении, возврате. Это нормальное поведение — так обеспечивается сквозной контроль остатков по каждой партии.

Оформление поступления прослеживаемого товара от поставщика

Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» (в Бухгалтерии — раздел «Покупки») или «Приобретение товаров и услуг» (в УТ/ERP). Заполните шапку стандартно: контрагент, договор, склад, номер и дата входящего документа.

Добавьте в табличную часть прослеживаемый товар. После выбора номенклатуры с признаком прослеживаемости в строке появится поле «РНПТ» (в некоторых конфигурациях — отдельная колонка, в других — кнопка или гиперссылка для ввода). Укажите номер РНПТ в точности как в УПД поставщика, включая все разделители, и страну происхождения.

Если в одной накладной одна позиция товара пришла с несколькими РНПТ (разные партии), разбейте строку: каждая строка документа должна содержать один РНПТ с соответствующим количеством. Иначе программа не сможет корректно списывать остатки по партиям при продаже.

1. 1
   Включите учёт прослеживаемых товаров в настройках функциональности
2. 2
   Установите признак «Прослеживаемый товар» и код ТН ВЭД в карточке номенклатуры
3. 3
   Создайте документ поступления и заполните шапку по УПД поставщика
4. 4
   Добавьте товар в табличную часть, укажите количество и цену
5. 5
   Введите РНПТ и страну происхождения для каждой строки по данным УПД
6. 6
   При нескольких РНПТ на одну позицию разбейте её на отдельные строки
7. 7
   Проведите документ и проверьте движения по регистрам прослеживаемости

Загрузка из электронного УПД (ЭДО)

Если вы обмениваетесь документами через ЭДО (Диадок, СБИС и другие операторы), поступление можно загрузить автоматически. Программа подтянет из электронного УПД и РНПТ, и страну происхождения, и разбивку по строкам. Это снижает риск ручных ошибок в длинных номерах РНПТ — проверьте только соответствие номенклатуры и количества.

Проверка результата после проведения документа

После проведения откройте движения документа и убедитесь, что сформированы записи по регистру прослеживаемых товаров (в Бухгалтерии — «Прослеживаемые товары», в УТ/ERP — аналогичный регистр учёта РНПТ) с указанием номера, количества и организации. Отсутствие движений означает, что признак прослеживаемости в номенклатуре не установлен или РНПТ не заполнен.

Затем сформируйте книгу покупок за период: прослеживаемый товар должен попасть в раздел 8 с заполненной графой РНПТ. Если графа пуста — вычет НДС по этой строке может быть отклонён при камеральной проверке.

Дополнительно полезен отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» (или аналог в вашей конфигурации): он показывает остатки в разрезе РНПТ и позволяет сверить учётные данные с фактическими партиями на складе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Движения документа поступления

Норма

Есть записи по регистру прослеживаемых товаров с РНПТ и количеством

Тревожный признак

Движений по прослеживаемости нет — не установлен признак или не заполнен РНПТ

Раздел 8 книги покупок

Норма

Графа РНПТ заполнена по каждой строке прослеживаемого товара

Тревожный признак

Графа пустая или номер отличается от УПД поставщика

Отчёт по остаткам РНПТ

Норма

Количество по РНПТ совпадает с фактическим остатком партии

Тревожный признак

Отрицательные остатки или расхождения с реальным складом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — опечатка в номере РНПТ при ручном вводе. Номер длинный, и одна неверная цифра приведёт к расхождению с данными поставщика и требованию налоговой. Копируйте номер из электронного документа или используйте загрузку через ЭДО.

Вторая типичная проблема — поступление оформили без РНПТ, а ошибку заметили при продаже, когда программа потребовала указать номер. В этом случае нужно исправить исходный документ поступления (или ввести корректировку), а не подбирать РНПТ «на продажу» произвольно.

Третья ошибка — объединение разных партий в одну строку. При реализации списание пойдёт по одному РНПТ, остатки по второму уйдут в минус, и отчёт по прослеживаемости покажет отрицательные значения, что является нарушением.

Особые ситуации: комиссия, возврат, пересорт по РНПТ

При поступлении товара на комиссию (реализация) РНПТ указывается так же, как при обычной покупке, — комитент обязан передать номер, а комиссионер — отразить его в учёте и передавать дальше при продаже. Документ поступления в этом случае имеет вид операции «Товары, услуги, комиссия».

При возврате товара поставщику РНПТ указывается в документе возврата — тот же номер, что был при поступлении. Если поставщик вернул вам некачественный товар после ремонта или замены, уточните у него, сохранился ли РНПТ: при замене партии номер может измениться.

Если обнаружилась пересортица по партиям (физически товар одной партии, в учёте — другой), оформляется корректировка остатков по РНПТ через инвентаризацию и специальные документы корректировки прослеживаемости, предусмотренные в конфигурации. Самостоятельно «перекидывать» остатки ручными операциями не стоит — это исказит отчётность.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Поставщик прислал электронный УПД через ЭДОЗагрузите документ из ЭДО — РНПТ и разбивка по строкам подтянутся автоматически, проверьте только номенклатуру и количество

В УПД одна позиция с несколькими РНПТРазбейте товар на отдельные строки документа, по одной на каждый РНПТ, с соответствующим количеством

РНПТ в УПД отсутствует, а товар из перечня прослеживаемыхНе проводите поступление, запросите у поставщика исправленный УПД с номером

При продаже программа требует РНПТ, а в поступлении он не указанВернитесь к документу поступления и исправьте его, затем перепроведите реализацию

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если поставщик указал РНПТ, но товар, по моему мнению, не прослеживаемый?

Ориентируйтесь на документ поставщика: если РНПТ указан, отразите его в учёте. Это не создаёт для вас дополнительных обязанностей сверх обычных, но защищает вычет НДС и обеспечивает корректную передачу данных дальше по цепочке при перепродаже.

Нужно ли указывать РНПТ при розничной продаже физлицам?

При реализации физическим лицам РНПТ в чеке не указывается, но учёт по РНПТ внутри программы вести нужно: списание остатков по партиям отражается в системе, а сведения передаются в налоговую через отчётность по прослеживаемости в установленных случаях.

Как исправить ошибку в РНПТ в уже проведённом поступлении прошлого периода?

Если период закрыт и отчётность сдана, вносите исправление через корректировку поступления текущей датой с формированием корректировочного счёта-фактуры и уточнённой декларации по НДС при необходимости. Простое перепроведение документа прошлого периода нарушит последовательность и данные сданной отчётности.

Можно ли вести один товар и как прослеживаемый, и как обычный?

Если товар входит в перечень прослеживаемых, все его партии учитываются по РНПТ — исключений для «старых остатков» внутри одной карточки быть не должно. Остатки, образовавшиеся до включения товара в перечень, оформляются отдельно в порядке, предусмотренном переходными положениями, обычно через ввод начальных остатков прослеживаемых товаров.

Где в 1С посмотреть, по каким РНПТ есть остатки на складе?

Используйте отчёт по остаткам прослеживаемых товаров: в Бухгалтерии он находится в разделе «Операции» или «Склад», в УТ/ERP — в разделе складского учёта. Отчёт показывает остатки в разрезе номенклатуры, РНПТ, страны происхождения и организации.