Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С внести материалы: пошаговая инструкция
Как внести материалы в 1С: создание номенклатуры, оприходование на склад, перемещение и списание в производство. Пошаговая инструкция для 1С:Бухгалтерия 8.3.
Внесение материалов в 1С — базовая операция складского и бухгалтерского учёта, от корректности которой зависят себестоимость продукции, остатки на складах и данные отчётности. Ошибка на этапе оприходования приводит к расхождениям между фактическими и учётными остатками, неверной себестоимости и проблемам при инвентаризации.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) — самую распространённую для учёта материалов. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика похожа, отличаются названия документов и разделов меню. Основные этапы одинаковы везде: завести номенклатуру, оформить поступление или оприходование, проверить движения по счетам и при необходимости списать материалы в производство или на затраты.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов поступления и что в базе заведены склад и контрагент-поставщик. Если учёт ведётся по нескольким складам, заранее определите, на какой из них приходуются материалы, — переносить документ между складами после проведения сложнее, чем сразу указать верный.
Подготовка: что проверить перед внесением материалов
До создания первого документа поступления проверьте настройки учётной политики и справочников. В разделе «Главное → Учётная политика» убедитесь, что способ оценки МПЗ соответствует принятому в организации (по средней или ФИФО) — от этого зависит расчёт себестоимости при списании.
Проверьте, что в справочнике «Склады» создан нужный склад с правильным типом (оптовый или розничный). Если материалы приходуются от поставщика, карточка контрагента должна содержать актуальные реквизиты — они попадут в печатные формы и регистры НДС.
Также убедитесь, что в настройках счетов учёта номенклатуры для материалов назначен счёт 10.01 «Сырьё и материалы» или иной субсчёт 10 счёта, соответствующий виду ценностей. Обычно счета подставляются автоматически по настройкам из регистра «Счета учёта номенклатуры», но при нестандартной настройке их придётся выбирать вручную в документе.
Шаг 1. Создание карточки материала в номенклатуре
Откройте раздел «Справочники → Номенклатура» и нажмите «Создать». Заполните наименование так, как материал называется в первичных документах поставщика — это упростит сверку и поиск. Полное наименование для печатных форм заполняется автоматически, но его можно отредактировать.
Ключевой реквизит — «Вид номенклатуры». Для материалов выберите вид с типом «Материалы» (в стандартной поставке он уже есть). Именно вид номенклатуры определяет, какие счета учёта подставятся в документы. Если нужного вида нет, создайте его и укажите тип «Материалы».
Укажите единицу измерения (штуки, килограммы, метры) из классификатора — от неё зависит корректность количественного учёта. Если материал приходит в упаковках, а расходуется поштучно, можно задать несколько единиц хранения с коэффициентом пересчёта. Ставку НДС укажите в соответствии с документами поставщика.
Шаг 2. Оприходование материалов через поступление от поставщика
Перейдите в раздел «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)». Укажите контрагента, договор и склад поступления. В табличной части нажмите «Добавить» и выберите созданную номенклатуру, введите количество и цену из накладной поставщика — сумма и НДС рассчитаются автоматически.
Заполните номер и дату входящего документа — они обязательны для корректного учёта НДС и сверки с поставщиком. Если получен счёт-фактура, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа: программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и сформирует записи книги покупок.
После проверки нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: Дт 10.01 — Кт 60.01 на стоимость материалов без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму НДС. Откройте кнопку «Дт/Кт» в документе, чтобы увидеть сформированные движения и убедиться, что счета подставились верно.
- 1Создайте карточку номенклатуры с типом «Материалы» и верной единицей измерения
- 2Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)», операция «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, склад, номер и дату входящей накладной
- 4Добавьте материалы в табличную часть, укажите количество и цену
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру при наличии
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Шаг 3. Альтернативные способы внесения материалов
Поступление от поставщика — не единственный сценарий. Если материалы обнаружены при инвентаризации или получены безвозмездно, используйте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад → Оприходование товаров»). В нём указывается количество, цена оценки и счёт доходов — для излишков это обычно 91.01.
Для переноса материалов между складами организации применяется документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Он формирует проводку Дт 10.01 — Кт 10.01 с аналитикой по складам-отправителю и получателю и не влияет на общую стоимость запасов.
Если материалы вносятся как вклад в уставный капитал или от учредителя, используйте «Операции, введённые вручную» с соответствующими проводками (Дт 10 — Кт 75.01) либо документ поступления с корректировкой счёта расчётов. В 1С:Управление торговлей для ввода начальных остатков есть отдельный документ «Ввод остатков».
Способы внесения материалов
Стандартная закупка у поставщика. Формирует задолженность, учитывает НДС, закрывается оплатой.
Излишки по инвентаризации, безвозмездное получение. Требует указания цены оценки и счёта доходов.
Перенос между складами своей организации. Не меняет общую стоимость запасов.
Нестандартные ситуации: вклады в капитал, исправление ошибок. Требует знания плана счетов.
Шаг 4. Списание материалов в производство и на затраты
Чтобы передать материалы в производство или списать на расходы, создайте документ «Требование-накладная» (раздел «Склад → Требования-накладные» или «Производство»). На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество; на закладке «Счёт затрат» укажите счёт списания: 20.01 — для основного производства, 25 и 26 — для общепроизводственных и общехозяйственных нужд, 44 — для торговых расходов.
При проведении программа рассчитает себестоимость списываемых материалов по способу оценки из учётной политики и сформирует проводку Дт счёта затрат — Кт 10.01. Если в документе включён флаг отражения затрат по подразделениям, проверьте подразделение-затратника — от него зависит корректность распределения расходов.
Для возврата неиспользованных материалов из производства на склад создайте требование-накладную с видом операции «Возврат материалов из производства» (в зависимости от версии конфигурации) или перемещение с производственного склада обратно.
Проверка результата и контроль остатков
После проведения документов сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10» (раздел «Отчёты»). Остаток по дебету на конец периода должен совпадать с фактической стоимостью материалов на складе. Для детальной проверки по конкретному материалу используйте «Карточку счёта» или «Анализ счёта» с отбором по номенклатуре.
Складские остатки в количественном выражении удобно контролировать отчётом «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад → Отчёты»). Сверьте количество по отчёту с бумажной накладной поставщика: расхождение на этом этапе означает ошибку ввода количества или единицы измерения.
Как проверить результат
Дт 10.01 — Кт 60.01 на сумму без НДС, НДС выделен на 19.03
Подставился счёт 41 вместо 10 или нет счёта учёта — неверный вид номенклатуры
Остаток по дебету равен стоимости материалов на складе
Отрицательный остаток по позиции — списано больше, чем оприходовано
Количество совпадает с накладной поставщика
Расхождение количества — ошибка ввода или дубль карточки номенклатуры
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — неверный вид номенклатуры: материал заведён как «Товары», и поступление уходит на счёт 41 вместо 10. Исправляется изменением вида номенклатуры в карточке с последующим перепроведением документов, в которых участвовала позиция.
Вторая распространённая ошибка — списание материалов, которых нет на остатке, что приводит к отрицательным (красным) остаткам. Включите в настройках контроль отрицательных остатков («Администрирование → Проведение документов») или хотя бы регулярно проверяйте ОСВ с детализацией по номенклатуре.
Также опасно редактирование документов прошлых периодов: изменение поступления «задним числом» сдвинет себестоимость всех последующих списаний. Если корректировка необходима, используйте документы «Корректировка поступления», а после изменений выполните перепроведение или восстановление последовательности через «Операции → Проведение документов».
Частые вопросы
Как внести материалы, если накладной от поставщика ещё нет?
Можно оформить поступление по фактическому количеству с пометкой о неподтверждённых документах, а после получения накладной скорректировать цены через «Корректировку поступления». Альтернатива — ввести документ в день получения бумаг, но тогда складской и бухгалтерский учёт временно разойдутся.
Чем отличается материал от товара в 1С?
Различие задаётся видом номенклатуры: товары учитываются на счёте 41 и предназначены для перепродажи, материалы — на счёте 10 и расходуются в производстве или на хозяйственные нужды. От вида зависят счета учёта и аналитика в отчётах.
Как внести материалы при переходе на 1С с другой программы?
Используйте ввод начальных остатков: «Главное → Помощник внесения остатков» в 1С:Бухгалтерии. Остатки по счёту 10 вводятся документом «Ввод остатков» с указанием номенклатуры, склада, количества и стоимости на дату начала учёта в программе.
Почему в документе не подставляется счёт 10?
Проверьте вид номенклатуры в карточке — он должен иметь тип «Материалы». Затем откройте регистр «Счета учёта номенклатуры» (ссылка из карточки или списка номенклатуры) и убедитесь, что для вида или конкретной позиции задан счёт учёта 10.01. После исправления перезаполните счета в документе.
Можно ли загрузить материалы из Excel?
Да, во многих типовых конфигурациях в справочнике «Номенклатура» есть кнопка «Загрузить данные из файла», а в табличных частях документов — «Загрузить» или «Заполнить из файла». Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, количество, цена и сопоставьте колонки при загрузке. Перед массовой загрузкой проверьте результат на небольшой тестовой порции.
Как списать материалы, если производства нет, только услуги?
Используйте ту же «Требование-накладную», но в счёте затрат укажите счёт учёта расходов по услугам (например, 20.01 с соответствующей номенклатурной группой или 44). Материалы спишутся в себестоимость оказываемых услуг по выбранной аналитике.
Что важно запомнить
Материалы вносятся через карточку номенклатуры с типом «Материалы» и документ поступления на склад, списываются требованием-накладной. Результат проверяется по проводкам (Дт 10.01) и ОСВ по счёту 10. Главные риски — неверный вид номенклатуры, дубли карточек и редактирование закрытых периодов без резервной копии.