Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С внести инвентаризацию
Как внести инвентаризацию в 1С: создание документа, заполнение фактических остатков, оприходование излишков и списание недостач. Пошаговая инструкция и ответы на вопросы.
Инвентаризация в 1С оформляется через специальный документ, который сравнивает учётные остатки с фактическим наличием товаров на складе. По результатам программа автоматически формирует оприходование излишков и списание недостач. Процедура доступна в конфигурациях «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «Комплектная торговля и склад» и в «1С:Бухгалтерии» — с небольшими различиями в названиях документов и разделах меню.
Главная ошибка при внесении инвентаризации — попытка сразу списать или оприходовать товар вручную, минуя документ инвентаризации. Такой подход ломает связь между учётными и фактическими данными, усложняет проверку и делает невозможным корректное заполнение инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки базы до проверки результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; если у вас доработанная конфигурация, расположение команд может отличаться, но логика документооборота сохраняется.
Подготовка перед началом инвентаризации
Перед созданием документа убедитесь, что все складские операции проведены: поступления, реализации, перемещения и сборки. Непроведённые документы дадут неверные учётные остатки, и инвентаризация покажет фиктивные расхождения. Проверить это можно через журнал складских документов, отфильтровав непроведённые.
Второй шаг — остановить физическое движение товара на инвентаризируемом складе на время пересчёта. Если в момент пересчёта продолжаются отгрузки, фактические остатки будут «плыть», и результат станет недостоверным. В крупных внедрениях для этого используют блокировку склада или проводят пересчёт в нерабочее время.
Определите состав инвентаризационной комиссии и зафиксируйте приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22 или собственная). В 1С эти данные заполняются в самом документе инвентаризации на отдельной вкладке и попадают в печатные формы.
Создание документа инвентаризации
В «1С:Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой» перейдите в раздел «Склад» (или «Закупки/Склад») и выберите «Инвентаризация товаров». Нажмите «Создать». В «1С:Бухгалтерии» документ находится в разделе «Склад → Инвентаризация товаров».
Заполните шапку документа:
- Склад — склад, по которому проводится пересчёт. Инвентаризация оформляется отдельно по каждому складу;
- Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам;
- Дата — дата фактического пересчёта;
- Комиссия — председатель и члены комиссии (вкладка «Дополнительно» или отдельная ссылка «Приказ и комиссия»).
После заполнения шапки используйте команду «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе» (в некоторых конфигурациях — «Заполнить по учётным данным»). Программа подтянет в табличную часть все товары с ненулевыми учётными остатками на выбранном складе.
Ввод фактических остатков
В табличной части документа есть две ключевые колонки: «Количество (учёт)» — данные программы, и «Количество (факт)» — результат физического пересчёта. По умолчанию факт равен учёту; ваша задача — исправить фактическое количество по тем позициям, где пересчёт показал расхождение.
Вводите данные аккуратно, по каждой строке сверяя номенклатуру, характеристику и серию, если они используются. Распространённая ошибка — ввод фактического количества не в ту строку при похожих характеристиках товара (размер, цвет, артикул).
Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. После заполнения отсортируйте таблицу по колонке отклонений и проверьте все ненулевые строки повторным пересчётом.
- 1Проведите все складские документы и остановите движение товара на складе
- 2Создайте документ «Инвентаризация товаров», укажите склад и комиссию
- 3Заполните табличную часть по остаткам на складе
- 4Введите фактические количества по результатам пересчёта
- 5Проверьте отклонения, повторно пересчитайте спорные позиции
- 6Проведите документ и распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19
- 7Создайте на основании оприходование излишков и списание недостач
- 8Проверьте остатки отчётом по складу
Оформление результатов: оприходование и списание
Сам документ инвентаризации в большинстве конфигураций не изменяет складские остатки — он фиксирует расхождения. Для выравнивания учёта на его основании создаются два документа: «Оприходование товаров» (по излишкам) и «Списание товаров» (по недостачам). Обычно доступна команда «Создать на основании» прямо из формы инвентаризации.
В документе списания укажите статью расходов или счёт списания: недостачи в пределах норм естественной убыли и сверх норм учитываются по-разному. Если виновное лицо установлено, недостача относится на виновника — в бухгалтерском учёте это отражается на счёте 73.02, а не списывается в расходы организации.
Оприходование излишков отражается как прочий доход. Укажите цену оприходования: обычно используется текущая рыночная или учётная цена товара. Если оставить цену нулевой, исказится себестоимость при последующей продаже.
Сравнение вариантов
Типовой и рекомендуемый путь: сохраняется связь документов, корректные печатные формы и прозрачная история расхождений.
Быстрее при разовой корректировке, но нет сличительной ведомости и обоснования для проверяющих; подходит только для технических правок, не для ревизии.
Промежуточный документ для ввода фактических данных на складе без изменения учёта; удобен при ордерной схеме и работе с ТСД.
Печать инвентаризационных форм
Из документа инвентаризации доступны унифицированные печатные формы: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационная опись (ИНВ-3) и сличительная ведомость (ИНВ-19). Опись печатается до ввода фактических данных — с пустыми графами для заполнения по результатам пересчёта, либо после — с заполненными колонками.
Сличительная ведомость ИНВ-19 формируется только по позициям с расхождениями и подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Именно этот документ служит основанием для списания недостач в бухгалтерском учёте.
Проверьте, что в печатных формах корректно заполнены реквизиты организации, даты начала и окончания инвентаризации и состав комиссии — пустые поля в унифицированных формах могут стать основанием для вопросов при проверке.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в БП — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» с детализацией по складу) и сверьте остатки с итоговыми фактическими данными инвентаризации. Они должны совпадать полностью.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными инвентаризации
Есть расхождения — проверьте непроведённые документы и документы, созданные после даты инвентаризации
Отсутствуют
Есть минуса — возможно, списание проведено дважды или не оприходованы излишки
Соответствует недостаче по сличительной ведомости
Сумма завышена или занижена — проверьте цены и статьи списания
Если инвентаризацию нужно провести задним числом, учтите: документы оприходования и списания должны быть датированы тем же периодом, а все более поздние складские документы потребуется перепровести, иначе себестоимость и остатки рассчитаются неверно. В закрытом периоде такие операции требуют корректировки отчётности и согласования с бухгалтером.
Что важно запомнить
Инвентаризация в 1С — это связка документов: «Инвентаризация товаров» фиксирует расхождения, а «Оприходование» и «Списание» выравнивают учёт. Перед началом проведите все складские документы, после — проверьте остатки отчётом и распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19.
Частые вопросы
В каком разделе 1С:Бухгалтерии находится инвентаризация?
В разделе «Склад → Инвентаризация товаров». Если раздел «Склад» не отображается, включите его в «Главное → Функциональность», установив флажок «Склад» на соответствующей вкладке.
Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?
Да. После заполнения по остаткам удалите лишние строки или используйте заполнение по отбору — по группе номенклатуры или конкретному товару. Документ зафиксирует расхождения только по выбранным позициям.
Что делать, если фактический остаток больше учётного?
Это излишек. Введите фактическое количество в документ инвентаризации, проведите его и создайте на основании «Оприходование товаров» с указанием цены. Излишек отражается в прочих доходах организации.
Почему документ инвентаризации не меняет остатки на складе?
Это штатное поведение типовых конфигураций: документ только фиксирует расхождения между учётом и фактом. Остатки изменяют созданные на его основании документы оприходования и списания.
Как оформить инвентаризацию за прошлый период?
Создайте документ нужной датой, но сначала согласуйте это с бухгалтером: если период закрыт, потребуется корректировка отчётности. После проведения перепроведите все складские документы, созданные позже даты инвентаризации.
Нужно ли распечатывать инвентаризационные формы, если учёт электронный?
Унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 не обязательны — организация вправе использовать собственные формы, утверждённые в учётной политике. Но документальное подтверждение инвентаризации в любом виде необходимо для обоснования списания недостач.