Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С включить прослеживаемость товаров
Как включить прослеживаемость товаров в 1С: настройка функциональности, работа с РНПТ, учет прослеживаемых товаров, отчеты и типичные ошибки.
Прослеживаемость товаров — это механизм учета, при котором каждая партия определенных товаров сопровождается регистрационным номером партии товара (РНПТ) от ввоза или производства до конечной реализации. В 1С этот учет встроен в типовые конфигурации (Бухгалтерия предприятия 3.0, Комплексная автоматизация 2, ERP, Управление торговлей 11), но по умолчанию часто отключен и требует настройки.
Организации, которые ввозят, производят, продают или передают прослеживаемые товары, обязаны отражать операции с ними в учете и передавать сведения в ФНС. Список прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства РФ и включает, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, детских товаров и других позиций. Если ваш товар входит в перечень, без включенной прослеживаемости корректно оформить документы не получится.
Ниже разобрано, как включить механизм прослеживаемости, настроить номенклатуру и счета учета, как оформлять поступление и реализацию с РНПТ, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 3.0, но логика в других конфигурациях аналогична — отличаются только названия разделов меню.
Проверьте, входит ли ваш товар в перечень прослеживаемых
Прежде чем настраивать учет, убедитесь, что товар действительно подлежит прослеживаемости. Перечень утвержден постановлением Правительства РФ № 792 — в него входят, например, отдельные виды холодильников, стиральных машин, мониторов, проекторов, детских колясок и ряд других товаров. Соответствие определяется по коду ТН ВЭД ЕАЭС.
Практическое правило: если поставщик в своих документах и УПД указывает РНПТ по этому товару, значит, товар прослеживаемый, и вы обязаны передавать номер дальше при реализации. Если вы импортер, РНПТ формируется при подаче таможенной декларации.
Если товар в перечень не входит, включать прослеживаемость по нему не нужно — лишний признак усложнит документооборот и может привести к ошибкам при выгрузке счетов-фактур.
Включите функциональность прослеживаемости
В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов» и в группе «Учет товаров» установите флаг «Прослеживаемые товары». В некоторых релизах флаг находится по пути «Администрирование → Общие настройки → Функциональность» на закладке «Запасы». После установки флага в программе появятся счета учета РНПТ, дополнительные поля в документах и отчет «Операции с прослеживаемыми товарами».
В 1С:Комплексной автоматизации 2 и ERP путь другой: «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки» (или «Казначейство и взаиморасчеты» в зависимости от релиза) — там включается опция учета прослеживаемых товаров и ведения учета по РНПТ. В Управлении торговлей 11 настройка аналогична.
После включения функциональности проверьте, что релиз конфигурации актуален: механизм прослеживаемости активно дорабатывается, и в старых версиях часть документов может не поддерживать РНПТ. Обновление до свежего релиза — обязательное условие корректной работы.
- 1Откройте «Администрирование → Параметры учета → Настройка плана счетов»
- 2В группе «Учет товаров» установите флаг «Прослеживаемые товары»
- 3Проверьте актуальность релиза конфигурации и при необходимости обновитесь
- 4Откройте карточку номенклатуры и установите признак «Прослеживаемый товар»
- 5Оформите тестовое поступление с РНПТ и проверьте отражение в отчетах
Настройте номенклатуру и счета учета
Включение общей функциональности — только первый шаг. Для каждой позиции, которая подлежит прослеживаемости, откройте карточку номенклатуры и установите признак «Прослеживаемый товар» (в Бухгалтерии — флаг в карточке, в КА/ERP — вид прослеживаемости в дополнительных параметрах). Без этого признака программа не будет требовать РНПТ в документах по данной позиции.
При установке признака программа автоматически предложит вести учет по РНПТ. В бухгалтерском учете движения по прослеживаемым товарам отражаются с аналитикой по регистрационным номерам — фактически каждая партия с отдельным РНПТ учитывается как самостоятельная единица.
Если товары уже числятся на остатках до включения прослеживаемости, потребуется ввести начальные остатки по РНПТ. В Бухгалтерии для этого используется документ «Ввод остатков» с указанием регистрационных номеров по каждой партии. Пропуск этого шага приведет к расхождениям: реализация будет списывать партии, которых в учете нет.
Оформляйте поступление и реализацию с РНПТ
При поступлении прослеживаемого товара от поставщика заполните в табличной части документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» колонку «РНПТ». Номер возьмите из УПД поставщика — он указывается в отдельном поле по каждой строке. Если поставщик прислал электронный УПД, при загрузке через ЭДО РНПТ подставится автоматически.
При реализации прослеживаемого товара РНПТ подбирается из остатков: в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» по строке с прослеживаемой номенклатурой укажите регистрационный номер партии. Программа подскажет доступные номера по остаткам. РНПТ обязательно попадет в счет-фактуру и УПД — это требование к оформлению.
Если вы сами импортер, РНПТ формируется на основании данных таможенной декларации. В документе поступления импортного товара укажите номер ГТД/ДТ — программа сформирует регистрационный номер партии по установленному формату. Производители формируют РНПТ при выпуске продукции через специализированный документ уведомления о вводе в оборот.
Удобнее всего принимать прослеживаемые товары через ЭДО: при загрузке электронного УПД поля РНПТ заполняются без ручного ввода, что исключает опечатки в длинном регистрационном номере. Ручной ввод РНПТ — самый частый источник ошибок.
Проверьте результат и сдайте отчетность
После настройки и первых документов проверьте корректность учета. Основной инструмент — отчет «Операции с прослеживаемыми товарами» (в Бухгалтерии находится в разделе «Операции» или «Отчеты», в зависимости от релиза). Он показывает все движения по РНПТ: поступления, реализации, перемещения и остатки.
Дополнительно сверьте остатки по складскому учету с остатками в разрезе РНПТ. Если количество по счету товаров не совпадает с суммой остатков по регистрационным номерам, значит, часть документов проведена без РНПТ или ввод остатков выполнен не полностью.
Сведения об операциях с прослеживаемыми товарами передаются в ФНС в составе счетов-фактур и УПД, а также через уведомления об отдельных операциях (например, о перемещении, ввозе). Убедитесь, что в выгружаемых XML-файлах счетов-фактур заполнены поля с регистрационными номерами партий — это контролируется при отправке отчетности.
Как проверить результат
Заполняется автоматически или доступно для выбора из остатков
Колонка РНПТ отсутствует — не включена функциональность или не установлен признак у номенклатуры
Показывает движения и остатки по каждому РНПТ
Отчет пуст при наличии проведенных документов — признак прослеживаемости не установлен у товара
РНПТ выводится в печатной форме и в XML-выгрузке
Номер не попадает в документ — проверьте заполнение РНПТ в строке реализации
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная проблема — расхождение остатков по РНПТ с фактическими остатками склада. Она возникает, когда часть документов проведена до включения прослеживаемости или РНПТ указан с ошибкой. Лечится корректировкой: сторнированием ошибочного движения и оформлением документа с правильным номером.
Вторая частая ошибка — попытка реализовать больше товара по конкретному РНПТ, чем есть в остатках. Программа контролирует остатки по регистрационным номерам, поэтому «минус» по партии заблокирует проведение документа. В такой ситуации проверьте, правильно ли указан РНПТ и все ли поступления введены.
Учтите и ограничения: механизм прослеживаемости требует актуального релиза конфигурации, а в некоторых старых версиях часть операций (например, комплектация или возвраты) с РНПТ поддерживается не полностью. Перед внедрением на рабочей базе протестируйте весь цикл — поступление, перемещение, реализацию, возврат — на копии базы.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли включать прослеживаемость, если я только перепродаю товар?
Да. Обязанность распространяется на всех участников оборота: импортеров, производителей, оптовых и розничных продавцов. Если поставщик передал вам товар с РНПТ, вы обязаны указать этот номер при дальнейшей реализации.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?
Сначала проверьте, действительно ли товар входит в перечень прослеживаемых — возможно, РНПТ и не требуется. Если товар прослеживаемый, запросите у поставщика исправленный документ: без регистрационного номера вы не сможете корректно принять товар к учету и передать его дальше.
Можно ли включить прослеживаемость в середине года, когда уже есть остатки?
Можно, но потребуется ввести остатки по каждому РНПТ через документ ввода остатков. Возьмите регистрационные номера из входящих УПД поставщиков по партиям, которые еще числятся на складе.
Нужно ли указывать РНПТ при розничной продаже физическому лицу?
При розничной реализации конечному потребителю сведения о РНПТ в чеке, как правило, не требуются — прослеживаемость завершается на этапе продажи физическому лицу. Однако в учетной системе списание по РНПТ должно быть отражено.
В каких конфигурациях 1С доступна прослеживаемость?
Механизм поддерживается в актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0, Комплексной автоматизации 2, ERP Управление предприятием 2 и Управлении торговлей 11. В старых или снятых с поддержки конфигурациях функциональность может отсутствовать — в этом случае потребуется обновление или переход на поддерживаемую конфигурацию.
Что важно запомнить
Прослеживаемость включается через параметры учета, затем признак устанавливается у конкретной номенклатуры. Ключевые условия корректной работы: актуальный релиз, ввод остатков по РНПТ, заполнение регистрационных номеров в поступлениях и реализациях и контроль через отчет «Операции с прослеживаемыми товарами».