Как в 1С вернуть тару поставщику

Возврат тары поставщику — типовая операция для организаций, которые получают товары в многооборотной таре: поддонах, ящиках, бочках, кегах, газовых баллонах. В 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация для этого предусмотрен отдельный механизм учёта возвратной тары, который не смешивается с учётом самих товаров и не искажает себестоимость закупок.

Ключевая особенность: возвратная тара может учитываться двумя способами — как залоговая (поставщик взимает залог, который возвращается при сдаче тары) или как невозвратная по стоимости, но возвратная физически. От выбранной схемы зависит, какие документы создавать и как отразятся взаиморасчёты.

Ниже разобраны настройки учёта, оформление возврата через типовой документ, работа с залогом, проверка взаиморасчётов и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на конфигурации УТ 11, КА 2 и ERP 2 — в них механизм идентичен.

Как в 1С устроен учёт возвратной тары

Возвратная тара в типовых конфигурациях учитывается отдельно от товаров. В карточке номенклатуры для тары устанавливается тип номенклатуры «Многооборотная тара». Такая позиция не включается в себестоимость приобретённых товаров, а её стоимость (если есть) отражается как залоговая — на отдельных аналитиках взаиморасчётов.

Физически тара числится на складе количественно: программа знает, сколько поддонов или ящиков пришло, сколько возвращено и сколько осталось у вас на балансе. Это позволяет в любой момент сверить задолженность по таре перед поставщиком — как в штуках, так и в сумме залога.

Важно понимать разницу между двумя ситуациями. Если поставщик берёт залог за тару (например, за поддоны или кеги), в документе поступления указывается цена тары, и формируется залоговая задолженность. Если тара передаётся без залога, ведётся только количественный учёт, и возврат не влияет на денежные расчёты.

Настройка: что включить до первого возврата

Чтобы документы по таре были доступны, проверьте функциональность конфигурации. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите опцию «Многооборотная тара». Без неё тип номенклатуры «Многооборотная тара» и связанные документы будут скрыты.

Далее заведите карточки тары в справочнике «Номенклатура»: укажите тип «Многооборотная тара», единицу измерения и при необходимости цену залога. Если с разными поставщиками разные условия, цену залога удобнее задавать не в карточке, а в соглашении с поставщиком или непосредственно в документе поступления.

В соглашении с поставщиком (раздел «Закупки» → «Соглашения с поставщиками») проверьте условия по таре: признак использования возвратной тары, срок возврата и порядок расчётов по залогу. Эти параметры подставляются в документы автоматически и снижают риск ошибок при вводе.

Оформление возврата тары документом «Возврат тары поставщику»

Основной документ — «Возврат тары поставщику». Найти его можно в разделе «Закупки» → «Документы по реестру» или создать на основании документа «Приобретение товаров и услуг», в котором тара была получена. Создание на основании предпочтительнее: программа сама подтянет контрагента, договор, склад и состав тары с ценами залога.

Порядок действий при создании с нуля: откройте раздел «Закупки», выберите «Возвраты тары поставщикам», нажмите «Создать». Заполните поставщика, организацию, склад и соглашение. На вкладке с товарным составом добавьте позиции тары и укажите фактически возвращаемое количество. Если тара залоговая — проверьте цены залога: именно по ним будет скорректирована задолженность.

Перед проведением сверьте количество с фактической отгрузкой: документ списывает тару со склада, и если на остатках её меньше, чем вы возвращаете, программа либо не проведёт документ (при контроле остатков), либо создаст отрицательный остаток, который потом придётся разбирать.

1. 1
   Включите опцию «Многооборотная тара» в настройках номенклатуры, если она ещё не включена
2. 2
   Создайте документ «Возврат тары поставщику» на основании поступления или из журнала возвратов тары
3. 3
   Заполните поставщика, склад, соглашение и состав возвращаемой тары
4. 4
   Проверьте цены залога и итоговую сумму, если тара залоговая
5. 5
   Проведите документ и сверьте остатки тары и взаиморасчёты по залогу

Залоговая тара: как отражаются деньги

Если поставщик брал залог, при поступлении тары у вас образовалась дебиторская составляющая по залогу (поставщик должен вернуть деньги или зачесть их). При проведении возврата тары сумма залога по возвращённым позициям сторнируется: задолженность поставщика по залогу уменьшается на сумму возвращённой тары.

Дальше возможны два варианта закрытия расчётов. Первый — поставщик возвращает залог деньгами: тогда оформляется поступление безналичных денежных средств или приходный кассовый ордер с видом операции возврата от поставщика. Второй — зачёт залога в счёт оплаты текущих поставок: это делается документом «Взаимозачёт задолженности» или через распределение платежа в зависимости от настроек расчётов.

Если тара возвращается частично или с повреждениями, и поставщик удерживает часть залога, разницу нужно отразить явно: либо зафиксировать в акте приёма-передачи и скорректировать сумму возврата, либо списать недостачу отдельным документом. Не «забывайте» такие разницы в учёте — они накапливаются и искажают сверку с поставщиком.

Проверка результата: остатки и взаиморасчёты

После проведения возврата убедитесь, что учёт сошёлся. Для количественной проверки используйте отчёты по складским остаткам с отбором по номенклатуре тары: остаток должен уменьшиться ровно на возвращённое количество и не уйти в минус.

Для денежной проверки по залоговой таре сформируйте отчёт «Расчёты с партнёрами» или «Ведомость расчётов с партнёрами» по контрагенту. Залоговая задолженность поставщика должна уменьшиться на сумму возврата. Если осталась «висящая» сумма — значит, либо залог ещё не возвращён деньгами, либо не выполнен зачёт.

Полезная практика — периодическая сверка тары с поставщиком актом: выгрузите из 1С остатки тары по контрагенту и сопоставьте с данными поставщика. Расхождения обычно возникают из-за неоформленных возвратов, разницы в датах отгрузки или возврата, оформленного «не на тот» документ поступления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток тары на складе после возврата

Норма

Уменьшился на возвращённое количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Остаток ушёл в минус или не изменился — документ не проведён или выбран не тот склад

Залоговая задолженность поставщика

Норма

Уменьшилась ровно на сумму залога по возвращённой таре

Тревожный признак

Сумма не изменилась — проверьте, указаны ли цены залога в документе возврата

Сверка с поставщиком по количеству тары

Норма

Данные 1С и поставщика совпадают по штукам

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите неоформленные возвраты или возврат к другому поступлению

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — учёт тары как обычного товара. Тогда возврат оформляют документом «Возврат товаров поставщику», что искажает себестоимость закупок, НДС и складские остатки товаров. Признак проблемы: в отчётах по закупкам «гуляет» стоимость тары, а по взаиморасчётам появляются странные кредитовые суммы. Решение — перевести такие позиции на тип «Многооборотная тара» и перейти на документ «Возврат тары поставщику».

Вторая ошибка — возврат без привязки к поступлению при расчётах по документам. Если в соглашении установлен порядок расчётов «по накладным», возврат, не связанный с конкретным поступлением, может не закрыть залоговую задолженность по нужному документу. Всегда создавайте возврат на основании поступления или вручную указывайте документ расчётов.

Третья группа ошибок — организационная: тара физически уехала, а документ в 1С не оформили. Через несколько месяцев по учёту числятся десятки поддонов, которых нет, и залог зависает в расчётах. Назначьте ответственного, который оформляет возврат в день отгрузки, и контролируйте сроки возврата через соглашения.

Особые сценарии: частичный возврат, обмен, невозвратная тара

Частичный возврат и возврат в другой срок

Если тара возвращается частями, создавайте отдельный документ возврата на каждую фактическую отгрузку — не накапливайте всё в одном документе за месяц. Так проще сверяться с поставщиком и контролировать, какая часть залога уже закрыта. Срок возврата из соглашения используйте как контрольную точку: просроченная тара — повод напомнить поставщику о вывозе или пересмотреть условия.

Если тара не возвращается

Когда вернуть тару невозможно (утеряна, повреждена), залоговая сумма по ней фактически превращается в стоимость приобретения этой тары. В зависимости от учётной политики её отражают как приобретение материалов или списывают на расходы. Оформите это явно — иначе залог так и будет числиться в расчётах с поставщиком.

Тара без залога

Если тара возвратная, но без залога (например, поставщик просто забирает свои ящики), документ возврата тары оформляется с нулевыми ценами. Двигается только количественный учёт, взаиморасчёты не затрагиваются. Не пропускайте такие документы: количественный учёт тары — ваш аргумент в спорах о том, чья тара где находится.

Удобно завести отдельный склад или хотя бы складскую ячейку «Тара к возврату»: вся возвратная тара накапливается там, и по её остаткам сразу видно, сколько и чего нужно отгрузить поставщику. Это упрощает и инвентаризацию, и планирование обратного вывоза.

Частые вопросы

Не вижу документ «Возврат тары поставщику» в меню. Что делать?

Скорее всего, отключена функциональная опция. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» и включите «Многооборотная тара». После этого документ появится в разделе «Закупки». Если опции нет и там — возможно, она скрыта настройками интерфейса или прав доступа, проверьте роли пользователя.

Чем возврат тары отличается от возврата товаров поставщику?

Возврат товаров сторнирует стоимость закупки, влияет на себестоимость и НДС. Возврат тары двигает только учёт многооборотной тары и залоговые расчёты, не затрагивая стоимость товаров. Использовать «товарный» возврат для тары — ошибка, она искажает закупочные цены.

Поставщик не возвращает залог после сдачи тары. Как это видно в 1С?

Сформируйте отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» по контрагенту: после проведения возврата тары там останется дебиторская задолженность поставщика на сумму залога. Она закрывается поступлением денег или взаимозачётом. Если сумма висит долго — это предмет претензионной работы.

Можно ли оформить возврат тары, если поступление было в прошлом закрытом периоде?

Да, документ возврата создаётся текущей датой, ссылка на старое поступление не мешает. Менять или перепроводить документ поступления прошлого периода не нужно — это затронет закрытую отчётность. Корректировки условий делайте текущей датой.

Тара возвращается другому юрлицу той же группы поставщика. Как оформить?

Возврат тары оформляется строго на того партнёра и договор, по которым тара поступила — иначе залоговые расчёты не закроются. Если фактически тару забирает другое юрлицо, сначала согласуйте с поставщиком переоформление обязательств (например, через взаимозачёт или корректировку договора), затем отражайте в учёте.

Как списать тару, которую невозможно вернуть?

Если тара утрачена по вашей вине, залог по ней не возвращается — его сумму отражают как приобретение тары (материалов) или списывают на расходы согласно учётной политике. Оформите это отдельным документом, чтобы залоговая задолженность в расчётах с поставщиком была закрыта корректно, а не «висела».