Как в 1С:УНФ оформить возврат поставщику

Возврат товара поставщику в 1С:Управление нашей фирмой оформляется документом «Расходная накладная» с видом операции «Возврат поставщику». Такой документ списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика перед вами (или уменьшает вашу задолженность ему) и при необходимости служит основанием для возврата денег.

Проще всего создать возврат на основании документа «Приходная накладная» — тогда программа сама подставит контрагента, договор, цены и номенклатуру. Если поступление не найдено или товар возвращается частично спустя время, документ можно создать вручную и заполнить самостоятельно.

Перед оформлением проверьте три вещи: есть ли товар в наличии на нужном складе, по какому договору проходила закупка и как будет урегулирован расчет — зачетом в счет других поставок или возвратом денег. От этого зависит, какие документы понадобятся после расходной накладной.

Когда какой документ использовать

В УНФ есть два основных способа отразить возврат поставщику, и выбор зависит от ситуации. Стандартный путь — расходная накладная с видом операции «Возврат поставщику». Она подходит для большинства случаев: брак, пересорт, возврат нереализованного остатка по договору.

Второй вариант — «Корректировка поступления» со сторонним признаком уменьшения. Он нужен, когда фактической отгрузки товара обратно нет, а меняется только стоимость или количество в уже принятой накладной: например, поставщик дал скидку задним числом или вы обнаружили расхождение в ценах до оприходования. Если товар физически уезжает поставщику — используйте расходную накладную.

Сравнение вариантов

Расходная накладная (Возврат поставщику)

Товар физически отгружается обратно. Списывает остатки со склада и формирует задолженность поставщика.

Корректировка поступления

Меняются только суммы или количество в накладной без движения товара: скидка, ошибка в цене, пересчет.

Сторнирование приходной накладной

Подходит, только если накладная создана ошибочно и товар фактически не поступал. Не используйте для реального возврата.

Подготовка: что проверить до оформления

Откройте отчет «Остатки товаров» или «Запасы» и убедитесь, что возвращаемое количество есть на складе, с которого будет отгрузка. Если товар зарезервирован под заказ покупателя, сначала снимите резерв, иначе накладная не проведется или собьет резервы.

Найдите исходную приходную накладную: журнал «Закупки» → «Приходные накладные», отбор по контрагенту. Сверьте, по какому договору и по каким ценам был оприходован товар — возврат должен идти по ценам поступления, иначе возникнет разница во взаиморасчетах и искажение себестоимости.

Уточните у поставщика, как будет урегулирован расчет: деньгами на расчетный счет, зачетом в счет следующих поставок или обменом на другой товар. От этого зависят последующие документы.

Контрольные точки

Что проверить перед оформлением

Остаток товара на складе

Норма

Доступного остатка хватает на возвращаемое количество

Тревожный признак

Остатка не хватает или товар в резерве — накладная не проведется

Цены возврата

Норма

Совпадают с ценами приходной накладной

Тревожный признак

Цены отличаются — возникнет разница во взаиморасчетах

Договор с поставщиком

Норма

Выбран тот же договор, что и при поступлении

Тревожный признак

Другой договор — задолженность разойдется по аналитике

Создание возврата на основании приходной накладной

Это рекомендуемый способ: программа подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру и цены из документа-основания, что исключает большинство ошибок.

1. 1
   Откройте приходную накладную, по которой поступал товар (Закупки → Приходные накладные).
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Расходная накладная».
3. 3
   В новом документе установите вид операции «Возврат поставщику», если программа не подставила ее автоматически.
4. 4
   Оставьте в табличной части только возвращаемые позиции и скорректируйте количество при частичном возврате.
5. 5
   Проверьте склад, договор и цены — они должны совпадать с поступлением.
6. 6
   Проведите документ и распечатайте товарную накладную для отгрузки поставщику.

Если возвращаете не всю партию, удалите лишние строки из табличной части и исправьте количество в оставшихся. Программа не ограничивает количество возврата остатком по конкретной накладной, поэтому контролируйте его вручную — иначе можно вернуть больше, чем поступало.

После проведения накладная спишет товар со склада и сформирует дебиторскую задолженность поставщика (или уменьшит вашу кредиторскую задолженность перед ним, если поступление еще не оплачено). Проверить результат можно в отчете «Взаиморасчеты с контрагентами» или «Долги».

Создание возврата вручную без основания

Если приходная накладная отсутствует (например, поступление оформлялось в другой базе или давно архивировано), создайте документ напрямую: раздел «Закупки» → «Расходные накладные» → кнопка «Создать». В поле «Вид операции» выберите «Возврат поставщику».

Заполните шапку: контрагент, договор (тот же, что при закупке), склад отгрузки, организация. В табличной части добавьте номенклатуру, укажите количество и цену. Цену ставьте равной цене поступления — если точная цена неизвестна, посмотрите ее в карточке номенклатуры по последней закупочной цене или в отчете по партиям.

Заполните вкладку «Дополнительно» при необходимости: номер и дата входящего документа поставщика (претензия, согласование возврата), ответственный. Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Показать проводки и движения» — должны быть записи по регистрам запасов и взаиморасчетов.

Возврат денег от поставщика

После отгрузки товара задолженность поставщика висит в базе до ее погашения. Если поставщик возвращает деньги на расчетный счет, оформите документ «Поступление на счет» (раздел «Деньги») с видом операции «От поставщика». В табличной части укажите договор и документ расчетов — вашу расходную накладную на возврат, чтобы задолженность закрылась корректно.

Если задолженность зачитывается в счет будущих или уже существующих поставок, используйте документ «Взаимозачет» (корректировку долга): он закрывает дебиторскую задолженность по возврату кредиторской задолженностью по другим накладным того же контрагента и договора.

Маршрут решения

Как закрыть задолженность по возврату

Поставщик вернул деньги на счетСоздайте «Поступление на счет» с операцией «От поставщика» и укажите накладную возврата как документ расчетов

Сумму зачли в счет других поставокОформите документ «Взаимозачет» по тому же контрагенту и договору

Поступление еще не было оплаченоНичего дополнительно не нужно — возврат сам уменьшил вашу задолженность, проверьте актом сверки

Контрольная точка — отчет «Взаиморасчеты с контрагентом» после всех операций: сальдо по договору должно соответствовать реальной договоренности. Расхождения чаще всего возникают из-за непривязанного платежа или разных договоров в накладных.

Особые сценарии и ограничения

Возврат комиссионного товара

Товар, принятый на комиссию, не является вашей собственностью, поэтому возврат комитенту оформляется отдельным видом операции в расходной накладной — «Возврат комитенту». Такой документ списывает товар с учета принятых на комиссию и не формирует взаиморасчетов по стоимости товара.

Возврат тары

Возврат многооборотной тары (поддоны, ящики) оформляется отдельной строкой или отдельной накладной, если тара учитывалась как номенклатура. Если тара залоговая, проверьте, что при поступлении она была оприходована корректно — иначе возврат создаст отрицательный остаток.

НДС при возврате

Если организация работает с НДС, при возврате поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру. В УНФ отразите его документом «Счет-фактура полученный» на основании возврата, чтобы НДС по возвращенному товару был корректно восстановлен или скорректирован в книге покупок. Порядок зависит от применяемой системы налогообложения — при сомнениях сверьтесь с настройками учетной политики.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство ошибок выявляется простой сверкой: после оформления всей цепочки (возврат + оплата или зачет) сформируйте акт сверки с контрагентом за период и сравните с данными поставщика. Это занимает несколько минут и позволяет поймать расхождение до сдачи отчетности.

Как проверить результат

После проведения всех документов выполните три проверки. Первая — складская: отчет «Остатки товаров» по складу отгрузки, остаток возвращенной номенклатуры должен уменьшиться ровно на возвращенное количество, отрицательных остатков быть не должно.

Вторая — расчетная: отчет «Взаиморасчеты с контрагентами» или «Долги по договорам». Задолженность по возврату должна быть закрыта платежом или взаимозачетом либо числиться как ожидаемая к получению сумма.

Третья — документальная: у вас на руках должны быть подписанная поставщиком накладная на возврат (или УПД), а при возврате денег — банковская выписка, совпадающая с «Поступлением на счет».

Частые вопросы

Можно ли вернуть товар частями по одной приходной накладной?

Да. Создавайте несколько расходных накладных на основании одного поступления, указывая в каждой возвращаемое количество. Самостоятельно отслеживайте суммарное количество возвратов, чтобы оно не превысило поступившее — программа жестко это не контролирует.

Что делать, если товар уже продан, а поставщик требует возврат?

Физически вернуть проданный товар нельзя. Варианты: выкупить аналогичный товар и вернуть его, либо договориться с поставщиком о денежной компенсации — тогда оформляется только корректировка взаиморасчетов без движения товара.

Как оформить возврат, если поступление было в прошлом закрытом периоде?

Создайте расходную накладную текущей датой, а в комментарии укажите реквизиты исходного поступления. Проводить документ задним числом в закрытый период не стоит — это изменит остатки и отчетность прошлых дат.

Нужен ли заказ поставщику для возврата?

Нет, возврат оформляется напрямую расходной накладной без заказа. Но если в компании принято согласовывать возвраты, можно предварительно создать претензию или зафиксировать договоренность в комментарии к накладной и дополнительных реквизитах.

Почему после возврата в отчете по взаиморасчетам остался долг?

Чаще всего платеж от поставщика проведен без указания документа расчетов или по другому договору. Откройте «Поступление на счет», проверьте вид операции («От поставщика»), договор и привязку к накладной возврата, затем перепроведите документ.

Как вернуть товар, оприходованный без документа поступления?

Сначала приведите учет в порядок: оприходуйте товар корректным документом (приходная накладная или оприходование запасов), иначе возврат уйдет в минус по складу. После этого оформляйте возврат стандартной расходной накладной.