Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С указать прослеживаемый товар
Как указать прослеживаемый товар в 1С: настройка номенклатуры, РНПТ, документы поступления и реализации, проверка данных и типичные ошибки при оформлении.
Прослеживаемые товары — это импортные товары из перечня Правительства РФ, движение которых контролируется через систему прослеживаемости ФНС. По каждой единице такого товара присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ), и этот номер обязан «сопровождать» товар от ввоза до конечной реализации. В 1С (Бухгалтерия 8, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) для этого предусмотрены специальные реквизиты и механизмы, которые нужно правильно настроить.
Ошибка в оформлении прослеживаемого товара грозит штрафами по статье 15.29 КоАП РФ и проблемами с вычетом НДС. Поэтому важно не только включить функциональность, но и проверить цепочку: признак прослеживаемости в карточке номенклатуры, страна происхождения, РНПТ в документах поступления и реализации, корректная передача данных в УПД и отчётность.
Ниже разобран порядок действий на примере типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и «1С:Управление торговлей 11». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика везде одинаковая.
Включение функциональности прослеживаемости
Без включения соответствующей опции поля РНПТ и признак прослеживаемости в документах просто не появятся. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка плана счетов» → «Учёт запасов» и установите флажок «Прослеживаемые товары» (в некоторых релизах — «Ведётся учёт прослеживаемых товаров»). Также проверьте, что включён учёт по партиям и сериям, если вы ведёте складской учёт по сериям.
В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура», где включаются опции «Прослеживаемые импортные товары» и при необходимости «Серии номенклатуры». После включения перезайдите в документы поступления — в табличной части появится колонка «РНПТ».
Функциональность включается на уровне всей информационной базы, а не отдельного пользователя. Если базой пользуются несколько сотрудников, предупредите их о включении опции: интерфейс документов изменится, и колонку РНПТ придётся заполнять обязательно для прослеживаемых позиций.
Настройка карточки номенклатуры
Откройте карточку товара в справочнике «Номенклатура». Для прослеживаемого товара нужно заполнить несколько обязательных полей. Во-первых, установите флажок «Прослеживаемый товар» (в Бухгалтерии он находится в блоке «Производство и импорт», в УТ 11 — на закладке или в группе реквизитов импорта). Во-вторых, укажите страну происхождения и код ТН ВЭД ЕАЭС — именно по коду ТН ВЭД программа и контролирующие органы определяют, попадает ли товар в перечень прослеживаемых.
Проверьте, что код ТН ВЭД выбран из актуального классификатора: перечень прослеживаемых товаров привязан к конкретным кодам (например, отдельные позиции электроники, бытовой техники, детских колясок и других групп). Если код указан неверно, программа может не включить товар в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами, а ФНС при этом увидит расхождение по данным поставщика.
Если товар одновременно учитывается по сериям, настройте вид номенклатуры с политикой учёта серий «Учёт серий (РНПТ)» или аналогичную — это позволит фиксировать каждый РНПТ как отдельную серию и контролировать остатки в разрезе партий. В Бухгалтерии такой детализации по умолчанию нет, там РНПТ указывается в документах по партиям.
- 1Откройте карточку номенклатуры и установите признак «Прослеживаемый товар»
- 2Укажите страну происхождения из классификатора стран мира
- 3Выберите код ТН ВЭД ЕАЭС, соответствующий товару
- 4При учёте по сериям настройте вид номенклатуры с учётом серий по РНПТ
- 5Сохраните карточку и проверьте, что признак отображается в списке номенклатуры
Указание РНПТ в поступлении товара
При оприходовании прослеживаемого товара в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» в табличной части появится колонка «РНПТ». Номер берите из документов поставщика: для импортного товара это номер из декларации на товары (ДТ), для товара, купленного у российского поставщика, — РНПТ, который он указал в своём УПД.
РНПТ имеет строгий формат: четыре группы символов через косую черту (код таможни / дата регистрации / порядковый номер ДТ / номер товара в ДТ), например 10002010/250321/1234567/1. Программа проверяет формат автоматически, но не проверяет реальное существование номера — сверяйте его с первичными документами вручную.
Если по одной накладной пришло несколько партий одного товара с разными РНПТ, каждую партию вводите отдельной строкой с собственным количеством и номером. Объединять партии в одну строку нельзя — при реализации вы не сможете корректно указать, какой именно РНПТ уходит покупателю.
Оформление реализации прослеживаемого товара
В документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» для прослеживаемых позиций колонка «РНПТ» обязательна к заполнению. Если в базе по этому товару есть остатки с РНПТ, номер подставляется автоматически по данным партий (по FIFO). При нескольких партиях программа может разбить строку на несколько — по одной на каждый списываемый РНПТ.
Обязательно проверьте автоматически подставленные номера перед проведением. Если остатков по нужному РНПТ нет (например, поступление оформили без номера), программа либо не даст провести документ, либо спишет товар без РНПТ — и в отчёте об операциях возникнет расхождение с остатками. В этом случае сначала исправьте документ поступления.
РНПТ из реализации автоматически попадает в печатную форму УПД и в электронный документ при обмене ЭДО. Покупатель увидит номер в строке товара и сможет принять его к учёту. Проверьте, что в настройках ЭДО используется актуальный формат УПД — устаревшие форматы могут не передавать реквизиты прослеживаемости.
Перемещения, возвраты и прочие операции
Прослеживаемость затрагивает не только покупку и продажу. При перемещении между собственными складами РНПТ сохраняется внутри учёта и в отчётность не попадает, однако в документах перемещения номер тоже указывается — иначе остатки по складам «разъедутся». При реализации товара в розницу физическому лицу (через ККТ) отчёт об операциях, как правило, не требуется, но в учётных документах списание с РНПТ всё равно оформляется.
Возвраты покупателю поставщику и возвраты от покупателя оформляются с указанием того же РНПТ, что был в исходной операции. Эти операции включаются в отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами с соответствующими кодами видов операций. Комиссионная торговля имеет свои особенности: комиссионер отчитывается по оборотам, а РНПТ переходит от комитента к конечному покупателю через документы отчёта комиссионера.
Отчёт об операциях и проверка результата
По итогам квартала (при наличии операций) организация сдаёт в ФНС отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. В 1С он формируется в разделе отчётности: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → создать отчёт «Операции с прослеживаемыми товарами». Программа собирает данные из проведённых документов автоматически.
Перед отправкой сверьте отчёт с данными учёта. Полезно сформировать оборотно-сальдовую ведомость или отчёт «Остатки товаров» с отбором по прослеживаемой номенклатуре и проверить, что по каждому РНПТ количество в остатках сходится с отчётом. Также сверьтесь с УПД поставщиков: номера РНПТ в вашей базе должны совпадать с их документами.
Уведомления о ввозе и перемещении прослеживаемых товаров (при импорте из стран ЕАЭС) подаются в отдельные сроки — как правило, в течение нескольких рабочих дней после операции. Не откладывайте ввод документов на конец квартала: восстановить цепочку РНПТ задним числом сложно и рискованно.
Как проверить результат
Видна в поступлении и реализации, заполняется по прослеживаемым позициям
Колонки нет — не включена функциональность или устарел релиз
Количество товара в разрезе РНПТ совпадает с фактическими остатками
Есть остатки без РНПТ или отрицательные остатки по номерам
РНПТ выведен в строке товара и передаётся по ЭДО
В печатной форме номер отсутствует — проверьте формат УПД
Сформирован, проходит форматный контроль, данные совпадают с учётом
Ошибки контроля или расхождения с документами
Частые вопросы
Что делать, если поставщик указал РНПТ, а товар в моей базе не помечен как прослеживаемый?
Установите признак «Прослеживаемый товар» в карточке номенклатуры и укажите код ТН ВЭД. Если документ поступления уже проведён, перепроведите его после настройки и заполните РНПТ. Пропуск признака приведёт к тому, что товар не попадёт в отчёт об операциях, хотя ФНС ожидает его по данным поставщика.
Нужно ли указывать РНПТ при продаже в розницу физлицам?
В кассовых документах розничной продажи РНПТ, как правило, не фиксируется, и отчёт об операциях по розничным продажам физлицам не подаётся. Однако списание товара с остатков должно проходить корректно, поэтому учёт поступления с РНПТ всё равно обязателен.
Как исправить ошибку в РНПТ в уже проведённом поступлении?
Если отчётность ещё не сдана, откройте документ, исправьте номер и перепроведите. Если по этой партии уже были реализации, перепроведите и их, чтобы цепочка РНПТ восстановилась. Если отчёт уже отправлен, подайте уточнённый отчёт об операциях с корректными данными.
Можно ли продать товар, если РНПТ неизвестен?
Нет, реализация прослеживаемого товара без указания РНПТ в УПД является нарушением и влечёт ответственность по ст. 15.29 КоАП РФ. Запросите номер у поставщика или в документах на импорт. Если товар числится в остатках без РНПТ, сначала приведите учёт в порядок.
Работает ли механизм прослеживаемости в 1С:Комплексная автоматизация и ERP?
Да, в «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP» механизм аналогичен УТ 11: включается в настройках НСИ, признак ставится в карточке номенклатуры, РНПТ заполняется в документах. Требуется актуальный релиз конфигурации.
Что важно запомнить
Прослеживаемый товар в 1С оформляется в четыре шага: включение функциональности, признак и код ТН ВЭД в карточке номенклатуры, РНПТ в поступлении по каждой партии, РНПТ в реализации и отчёт об операциях. Сверяйте номера с документами поставщика и контролируйте остатки в разрезе РНПТ до сдачи отчётности.