Торговля и Склад · 10 мин
Как списать товар в 1С:Торговля
Как списать товар в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация: документ списания, инвентаризация, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Списание товара в 1С:Управление торговлей (и в схожих конфигурациях — 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) выполняется документом «Списание товаров». Он уменьшает складские остатки и формирует проводки в бухгалтерском учёте, если интеграция с бухгалтерией настроена. Основания для списания бывают разными: порча, бой, недостача по инвентаризации, использование на собственные нужды, истёкший срок годности.
Важно понимать, что списание — это не просто «убрать позицию из остатков». Документ влияет на себестоимость, валовую прибыль и регламентированную отчётность. Ошибка в статье списания или счёте затрат приведёт к некорректным данным в учёте, поэтому перед массовым списанием стоит проверить настройки на одной тестовой позиции.
Ниже разобраны оба основных сценария: прямое списание документом и списание по результатам инвентаризации, а также проверка результата и типичные ошибки. Инструкция актуальна для УТ 11; в УТ 10.3 и «Рознице» логика похожа, отличаются названия разделов меню.
Когда оформляется списание и какие документы задействованы
Прямое списание документом «Списание товаров» применяют, когда факт утраты известен заранее: испорченный товар обнаружили при приёмке, разбили тару на складе, передали образцы на тестирование. Документ создаётся вручную, товары подбираются в табличную часть, указывается причина и аналитика расходов.
Списание по инвентаризации — второй сценарий. Здесь сначала оформляется «Пересчёт товаров» (в УТ 10.3 — «Инвентаризация товаров на складе»), фиксирующий расхождение учётных и фактических остатков, а затем на его основании автоматически создаются «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки). Этот путь предпочтителен для регулярных ревизий: он документально связывает списание с актом инвентаризации.
Два способа списания
Подходит для разовых случаев: бой, порча, собственные нужды. Быстро, но нет связи с актом инвентаризации.
Подходит для плановых инвентаризаций и недостач. Дольше, но формирует полную цепочку документов для проверяющих.
Прямое списание документом «Списание товаров»
Откройте раздел «Склад и доставка» (в некоторых интерфейсах — «Склад»), перейдите в журнал «Списания товаров» и нажмите «Создать». Если журнала нет в меню, проверьте, что в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» включён ордерный или обычный складской учёт и доступна роль на списание.
Заполните шапку документа: укажите склад, с которого списывается товар, организацию и дату. Дата важна: списание задним числом после закрытия периода изменит себестоимость прошлых месяцев и может потребовать перепроведения документов. По возможности списывайте текущей датой.
В табличную часть добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подбор», укажите количество. Программа подтянет цену учёта (себестоимость) автоматически при проведении. Если ведётся учёт по характеристикам или сериям, заполните эти колонки — без них документ не проведётся.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
- 2Укажите склад, организацию и дату списания
- 3Добавьте товары и количество, заполните характеристики и серии при необходимости
- 4На вкладке «Дополнительно» укажите статью расходов и аналитику (причину списания)
- 5Нажмите «Провести и закрыть» и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» или отчётом
Статья расходов и аналитика списания
Ключевой реквизит — статья расходов (на вкладке «Дополнительно» или в табличной части, зависит от версии). Она определяет, куда отнесётся стоимость списанного товара: на коммерческие расходы, прочие расходы, недостачи за счёт виновных лиц и т.д. Статья создаётся в справочнике «Статьи расходов», в ней задаётся тип аналитики и правило распределения.
Типичные варианты аналитики: «Порча и бой товаров», «Недостачи по инвентаризации», «Списание на собственные нужды». Если списание относится на виновное лицо, в аналитике указывается сотрудник или контрагент — тогда сумма не уходит в расходы организации, а зависает как задолженность виновного.
Списание по результатам инвентаризации
Для плановой ревизии создайте документ «Пересчёт товаров» («Склад и доставка» → «Пересчёты товаров»). Укажите склад и, при необходимости, отбор по товарам. В табличной части заполните фактическое количество — программа рассчитает отклонение от учётных остатков. Статус документа переводится по этапам: «В работе» → «Выполнено».
После завершения пересчёта на его основании создаются документы списания и оприходования — по кнопке «Создать на основании» или автоматически, если в распоряжении на пересчёт включена соответствующая настройка. Списание сформируется только на расхождения в минус, с уже заполненными позициями и количествами — останется указать статью расходов и провести.
Преимущество этого пути — полная аудиторская цепочка: распоряжение на пересчёт, фактические данные, списание. При проверке или разборе недостачи с материально ответственным лицом все документы связаны и легко выводятся в структуру подчинённости.
Проверка результата после списания
Сразу после проведения откройте отчёт «Товары на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») с отбором по складу и позиции: остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество. Отрицательный остаток — признак проблемы: либо товар списан до поступления, либо не хватило свободного остатка из-за резерва.
Затем проверьте стоимостную сторону. В самом документе нажмите кнопку показа проводок (Дт/Кт) — там должны быть движения по регистрам себестоимости и, при включённой интеграции, бухгалтерские проводки (обычно Дт счёта расходов — Кт 41). Если себестоимость равна нулю, проверьте, проведено ли поступление и выполнялся ли расчёт себестоимости за месяц (регламентная операция «Расчёт себестоимости»).
Как проверить результат
Уменьшился на списанное количество, неотрицательный
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Есть движения по себестоимости и бухгалтерские проводки с нужной статьёй
Проводок нет или сумма себестоимости равна нулю
Указана корректная причина списания
Статья пустая — расходы повиснут на незаполненной аналитике
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — списание с неправильного склада. В УТ остатки ведутся в разрезе складов, и списание с «основного» вместо «торгового зала» даст минус на одном складе при физическом отсутствии товара на другом. Перед проведением сверьте склад в шапке с фактическим местонахождением товара.
Вторая группа ошибок связана с сериями и характеристиками. Если для номенклатуры включён учёт по сериям (сроки годности, номера партий), списание без указания серии не проведётся, а указание неверной серии исказит данные по срокам годности. Аналогично с характеристиками: списывать нужно именно ту модификацию, которая испорчена.
Третья ошибка — списание товара, находящегося в резерве под заказ. Программа может не дать провести документ либо снимет резерв, и заказ клиента останется без обеспечения. Перед списанием проверьте колонку «В резерве» в отчёте по остаткам.
Особые случаи: ордерный склад и недостача в пути
Если склад работает в ордерной схеме, одного «Списания товаров» недостаточно: дополнительно оформляется расходный ордер на товары со статусом «Отобрано», чтобы физически вывести товар со склада. Без ордера учётный остаток уменьшится, а складской — нет, и возникнет расхождение между данными бухгалтерии и кладовщика.
Недостача, выявленная при приёмке от поставщика, оформляется иначе: не списанием, а расхождениями в документе «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 11 — через акт о расхождениях после приёмки). Списывать такой товар отдельным документом не нужно — он просто не ставится на остаток, а претензия предъявляется поставщику или перевозчику.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли списать товар, которого нет на остатке?
Технически документ может провестись в минус, если в настройках не включён контроль отрицательных остатков. Делать этого не стоит: сначала разберитесь, почему учётного остатка нет — проверьте поступление, перемещения и склад в шапке. Контроль остатков включается в настройках складского учёта.
Как списать товар на собственные нужды организации?
Используется тот же документ «Списание товаров», но со статьёй расходов типа «Расходы на собственные нужды» (например, канцтовары, хозяйственные нужды). В ряде конфигураций для этого также предусмотрен документ «Внутреннее потребление товаров» — он предпочтительнее, так как корректнее отражается в управленческой отчётности.
Почему в списании нулевая себестоимость?
Чаще всего причина в том, что не выполнена регламентная операция расчёта себестоимости за текущий месяц либо поступление товара проведено позже списания. Проверьте дату поступления и запустите расчёт себестоимости в разделе «Финансовый результат и контроллинг», затем перепроверьте проводки.
Как отменить ошибочное списание?
Если период открыт — распроведите или пометьте документ на удаление, остатки восстановятся автоматически. Если период закрыт — создайте корректирующий документ «Оприходование товаров» текущей датой с пояснением в комментарии, чтобы не трогать закрытую отчётность.
Нужно ли списание согласовывать с бухгалтерией?
Да, особенно по статье расходов и периоду. От выбранной статьи зависит налоговый учёт: часть списаний (например, сверхнормативные недостачи) может не приниматься в расходы по налогу на прибыль. Договоритесь о списке типовых статей заранее и используйте только их.
Чем списание отличается от возврата поставщику?
Списание признаёт расход внутри компании — товар выбывает безвозвратно. Если товар бракованный, но поставщик примет его обратно, оформляйте «Возврат товаров поставщику»: тогда стоимость не уйдёт в расходы, а закроется задолженностью поставщика или возвратом денег.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров» напрямую или на основании пересчёта при инвентаризации. Критичны три вещи: правильный склад, заполненная статья расходов с аналитикой и проверка остатков с проводками после проведения. Закрытый период и зарезервированный товар — зоны повышенного риска.