Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С:Управление торговлей списать материалы
Как списать материалы в 1С:Управление торговлей 11: документ «Внутреннее потребление», счета затрат, проверка остатков, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Списание материалов в «1С:Управление торговлей» (редакция 11) — это операция выбытия номенклатуры со склада без продажи: на хозяйственные нужды, в производство, на ремонт, на брак или порчу. В отличие от «1С:Бухгалтерии», где есть отдельный документ «Требование-накладная», в УТ 11 основным инструментом служит документ «Внутреннее потребление», а для отдельных сценариев — «Списание недостач товаров» и «Пересортица товаров».
Выбор документа зависит от причины списания. Если материалы расходуются планово (канцелярия, упаковка, сырьё для собственных нужд) — используется внутреннее потребление с указанием статьи расходов. Если выявлена недостача или порча при инвентаризации — сначала оформляется пересчёт товаров, затем списание недостач. Ошибка в выборе документа приводит к неверной аналитике затрат и расхождениям между управленческим и регламентированным учётом.
Перед списанием убедитесь, что на складе достаточно остатков, у пользователя есть права на создание документов складского учёта, а для номенклатуры корректно настроен вид номенклатуры и счета учёта. Ниже разобраны все основные сценарии с пошаговыми действиями и проверкой результата.
Какой документ выбрать для списания
В УТ 11 нет универсальной кнопки «списать» — программа предлагает несколько документов под разные хозяйственные ситуации. Правильный выбор определяет, куда попадёт стоимость материалов: на расходы подразделения, на финансовый результат как недостача или на виновное лицо.
| Документ | Когда применять | Куда относится стоимость |
|---|---|---|
| Внутреннее потребление | Плановый расход на хознужды, упаковку, ремонт, собственное производство | Статья расходов с аналитикой (подразделение, направление деятельности) |
| Списание недостач товаров | Недостача, порча, бой по итогам инвентаризации | Статья расходов/доходов, при необходимости — на виновное лицо |
| Пересортица товаров | Обнаружены излишки одной позиции и недостача другой | Взаимозачёт позиций, разница — на расходы или доходы |
| Порча товаров | Изменение качества/сорта без выбытия (например, переоценка качества) | Корректировка качественного состояния остатков |
Для большинства запросов «списать материалы» подходит первый вариант — внутреннее потребление. Остальные документы применяются в связке с инвентаризацией и описаны ниже.
Сравнение вариантов списания
Подходит для планового расхода материалов на нужды организации. Ограничение: требует настроенной статьи расходов и аналитики.
Применяется только после документа «Пересчет товаров» при расхождениях факта и учёта. Не подходит для планового расхода.
Используется, когда одновременно есть излишек и недостача схожих позиций. Не списывает материалы «в ноль».
Списание через документ «Внутреннее потребление»
Это основной сценарий. Документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Внутренние документы» → «Внутренние потребления». Если раздела не видно, проверьте, что в настройках «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» включён ордерный или обычный складской учёт и у пользователя есть соответствующие права.
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Внутренние документы» → «Внутренние потребления» и нажмите «Создать».
- 2Выберите склад списания и подразделение-получатель затрат.
- 3Укажите статью расходов и аналитику расходов (например, «Расходы на хозяйственные нужды» / конкретное подразделение).
- 4На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру: вручную, по подбору или через «Заполнить» по остаткам.
- 5Проверьте количество и при необходимости серии/статусы, если по складу ведётся серийный учёт.
- 6Нажмите «Провести и закрыть», затем проверьте движения документа и отчёт по остаткам склада.
Ключевое поле — статья расходов. Именно она определяет, как сумма списания попадёт в управленческую отчётность и (при включённой интеграции с регламентированным учётом) на какой счёт затрат уйдёт проводка. Если нужной статьи нет, создайте её в разделе «Финансовый результат и контроллинг» → «Настройки и справочники» → «Статьи расходов», указав вариант распределения и правило отражения в учёте.
После проведения документ формирует движения по регистрам товаров на складах (расход) и по регистрам затрат. Проверить результат можно отчётом «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах»: количество по списанным позициям должно уменьшиться ровно на указанное в документе.
Настройка статьи расходов и счетов учёта
Типичная причина, по которой списание «не работает» или отражается неправильно, — некорректная статья расходов. В карточке статьи обратите внимание на три параметра: тип расходов (например, «Прочие» или «Материальные»), вариант распределения (на подразделение, направление деятельности или не распределять) и аналитику расходов.
Для регламентированного учёта счёт затрат определяется настройками отражения статей расходов в учёте (раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Настройка отражения документов в регламентированном учёте»). Если отражение не настроено, при формировании проводок появятся ошибки или суммы зависнут на счетах по умолчанию.
Практическая рекомендация: заведите для материалов отдельный вид номенклатуры «Материалы» с собственной группой финансового учёта и проверьте, что в настройке счетов учёта номенклатуры для этой группы указан нужный счёт. Это разово занимает несколько минут, но избавляет от ручной корректировки проводок каждый месяц.
Списание по итогам инвентаризации
Если материалы списываются из-за недостачи, порчи или боя, порядок другой: сначала фиксируется фактическое наличие, затем оформляется расхождение. Прямое списание «внутренним потреблением» в этом случае методологически неверно — оно не покажет недостачу в отчётах по инвентаризации.
- Создайте документ «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Инвентаризации»), укажите склад и заполните фактическое количество.
- Проведите пересчёт — программа зафиксирует расхождения между учётным и фактическим количеством.
- На основании пересчёта создайте «Списание недостач товаров»: укажите статью расходов и, при необходимости, виновное лицо, если недостача относится на сотрудника.
- Если одновременно выявлены излишки, оформите «Оприходование излишков товаров» или «Пересортицу товаров».
При списании на виновное лицо в документе указывается физлицо и статья доходов для отражения возмещения. Учтите, что в УТ 11 отражение расчётов с виновными лицами в регламентированном учёте может потребовать дополнительной настройки или ручной операции в бухгалтерской части — зависит от настроек обмена с 1С:Бухгалтерией.
Особые случаи: серии, ордерный склад, резервы
Списание с ордерного склада
Если для склада включена ордерная схема при расходных операциях, проведения «Внутреннего потребления» недостаточно: нужно оформить расходный ордер на товары. Пока ордер не проведён, товар числится «к отгрузке», и остатки в отчётах будут отличаться от фактических. Проверяйте рабочее место «Накладные и ордера» на предмет незавершённых документов.
Списание товара в резерве
Если нужное количество зарезервировано под заказ, документ не проведётся или спишет только свободный остаток — поведение зависит от настроек контроля обеспечения. Снимите резерв в заказе или в рабочем месте «Обеспечение потребностей», либо согласуйте перенос резерва с менеджером.
Серийный учёт
По номенклатуре с сериями (медикаменты, материалы со сроком годности) в документе обязательно указывается серия. Если серия не выбрана, товар не спишется. Удобно использовать подбор с отбором по сроку годности, чтобы списывать в первую очередь позиции с истекающим сроком.
Перед массовым списанием сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» с детализацией до серий и резервов. Это займёт минуту, но сразу покажет, какие позиции заблокированы резервами или требуют указания серии, и избавит от ошибок при проведении.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа выполните три контрольные проверки: остатки на складе уменьшились на списанное количество; в отчёте «Движения документа» есть записи по регистрам товаров и затрат; в регламентированном учёте сформировались проводки с корректными счетами. Если хотя бы одна проверка не проходит, документ оформлен или настроен неверно.
Если документ уже проведён с ошибкой, не удаляйте его в закрытом периоде. Корректное решение — распровести и исправить документ в текущем периоде, либо оформить сторнирующий документ (например, оприходование с возвратом на склад) и повторить списание правильно.
Как проверить результат
Количество уменьшилось ровно на списанное, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился, ушёл в минус или изменился не на ту величину
Есть записи по регистру товаров и регистрам затрат с нужной статьёй
Движений нет или аналитика расходов пустая
Дт счёта затрат — Кт счёта учёта материалов, сумма совпадает с себестоимостью
Проводок нет, счета неверные или сумма отличается
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать материалы сразу на несколько подразделений одним документом?
Да, если аналитика расходов задаётся построчно: в табличной части для каждой позиции можно указать своё подразделение-получатель и статью расходов. Если в вашей настройке подразделение указывается в шапке документа, потребуется создать отдельный документ на каждое подразделение.
Как списать материалы в производство, если у нас УТ 11, а не ERP?
В УТ 11 нет полноценного производственного учёта. Материалы списываются «Внутренним потреблением» на статью расходов производственного подразделения, а выпуск готовой продукции оформляется оприходованием или сборкой (документ «Сборка (разборка) товаров»), если настроен вариант сборки по спецификации — тогда комплектующие спишутся автоматически по документу сборки.
Почему документ не проводится с ошибкой о нехватке товара?
На складе недостаточно свободного остатка: товар зарезервирован под заказы, находится в статусе «к отгрузке» или учётное количество меньше списываемого. Проверьте отчёт по остаткам с детализацией резервов и при необходимости снимите резерв или скорректируйте количество.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании материалов?
Это вопрос налогового учёта, а не складского документа: при списании на не облагаемые НДС цели или по недостаче налоговое законодательство в ряде случаев требует восстановления НДС. В УТ 11 такие операции обычно отражаются на стороне 1С:Бухгалтерии. Порядок согласуйте с бухгалтером — программа сама решение не принимает.
Как списать материалы задним числом, если период уже закрыт?
Если установлена дата запрета изменения данных, документ задним числом создать не получится без снятия запрета. Это действие должен выполнять администратор по согласованию с бухгалтерией, поскольку изменение закрытого периода может потребовать корректировки уже сданной отчётности.
Чем отличается «Порча товаров» от «Списания недостач»?
«Порча товаров» меняет качественное состояние позиции (например, с «новый» на «некондиция»), но товар остаётся на складе. «Списание недостач» полностью выводит товар из остатков. Если испорченный материал ещё можно продать со скидкой — используйте порчу, если он подлежит утилизации — списание.
Что важно запомнить
Плановое списание материалов в УТ 11 оформляется документом «Внутреннее потребление» с обязательной статьёй расходов и аналитикой; недостача по инвентаризации — через «Пересчет товаров» и «Списание недостач». Корректность результата проверяйте по остаткам склада, движениям документа и проводкам, а большинство ошибок связано с настройкой статей расходов, резервами и ордерными складами.