Как создать счет на оплату в 1С:Управление торговлей

Счет на оплату в 1С:Управление торговлей (редакции 11) — это документ, который фиксирует намерение покупателя оплатить товары или услуги и служит основанием для последующих отгрузки и оплаты. Он не формирует проводок по бухгалтерскому учету, но участвует в расчетах с клиентами и позволяет контролировать задолженность.

Документ можно создать несколькими способами: вручную из раздела продаж, на основании заказа клиента или коммерческого предложения, а также путем копирования существующего счета. Выбор способа зависит от того, как выстроен документообот: если менеджеры работают через заказы, счет логичнее вводить на основании заказа — тогда номенклатура и цены подтянутся автоматически.

Ниже разобраны все основные сценарии создания счета, настройка печатной формы, контроль оплаты и типичные ошибки, которые мешают корректному учету расчетов с покупателями.

Где находится документ «Счет на оплату»

В 1С:Управление торговлей 11 журнал счетов расположен в разделе Продажи → Оптовые продажи → Счета на оплату. Если у вас включен упрощенный интерфейс или раздел не отображается, проверьте настройку функциональности: раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи — должна быть включена опция «Счета на оплату» (обычно она активна при включенных заказах клиентов или оптовых продажах).

Если документа нет в списке, возможные причины: у пользователя недостаточно прав (роль «Менеджер по продажам» или «Добавление изменение счетов на оплату»), отключена функциональная опция, либо в программе используется другой механизм выставления счетов через заказы. Права настраивает администратор в разделе «НСИ и администрирование → Настройка прав и пользователей».

Как создать счет вручную: пошаговая инструкция

Ручное создание подходит, когда клиент просит выставить счет без предварительного заказа — например, при разовой продаже или когда менеджер договорился об условиях устно.

Откройте журнал «Счета на оплату» и нажмите кнопку Создать. Заполните ключевые поля: Клиент (партнер-контрагент), Организация (от чьего имени выставляется счет), Соглашение с клиентом (определяет цены, условия оплаты и валюту). После выбора соглашения программа автоматически подставит тип цен и условия расчетов.

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или через «Подбор» — так удобнее выбирать несколько позиций сразу с отображением остатков и цен. Укажите количество; цена подставится из соглашения, но ее можно изменить вручную, если у вас есть соответствующие права. Проверьте сумму НДС и итоговую сумму документа.

Поле «Оплата» или этапы оплаты заполните в зависимости от условий договора: предоплата 100%, частичная предоплата или постоплата. После заполнения нажмите Провести — документ станет действующим, и его можно будет печатать и отправлять клиенту.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, организацию и соглашение с клиентом
3. 3
   Добавьте товары через вкладку «Товары» или «Подбор», проверьте цены и НДС
4. 4
   Укажите условия оплаты (этапы, сроки)
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату»
6. 6
   Проверьте печатную форму: реквизиты, суммы, подписи

Создание счета на основании заказа клиента

Если в программе ведутся заказы клиентов, счет правильнее создавать на их основании. Это исключает расхождения между тем, что согласовал менеджер, и тем, что выставлено к оплате. Откройте журнал «Заказы клиентов», выделите нужный заказ и нажмите Создать на основании → Счет на оплату.

Программа перенесет в счет клиента, соглашение, всю табличную часть с товарами, ценами и скидками. Вам останется проверить данные и провести документ. Если заказ предусматривает частичную оплату или несколько счетов, можно создать счет не на всю сумму заказа — отредактируйте количество или удалите лишние строки.

Такой способ дополнительно дает связь документов в структуре подчиненности: из счета видно заказ, из заказа — все счета, реализации и оплаты. Это упрощает контроль исполнения сделки и поиск документов при разборе претензий.

Сравнение вариантов

Создание вручную

Подходит для разовых продаж без заказа. Быстрее, но выше риск ошибки в ценах и реквизитах.

На основании заказа клиента

Подходит для регулярных продаж через заказы. Данные подтягиваются автоматически, сохраняется связь документов.

Копирование существующего счета

Подходит для повторяющихся продаж одному клиенту. Требует проверки дат, цен и актуальности реквизитов.

Настройка и печать счета

После проведения документа нажмите кнопку Печать и выберите «Счет на оплату». Стандартная печатная форма включает реквизиты организации-продавца, банковские реквизиты для оплаты, данные покупателя, таблицу товаров с ценами, НДС и итоговой суммой, а также подписи руководителя и бухгалтера.

Чтобы на печать выводились корректные банковские реквизиты, проверьте карточку организации: раздел НСИ и администрирование → Организации. Там должны быть заполнены ИНН, КПП, адрес, а в табличной части «Банковские счета» — расчетный счет с БИК и корреспондентским счетом банка. Если счетов несколько, нужный указывается непосредственно в документе.

Подписи руководителя и главного бухгалтера подтягиваются из данных организации (поле «Ответственные лица»). Если подписи пустые или устаревшие, заполните регистр «Ответственные лица организаций» с указанием периода действия. Для отправки клиенту используйте кнопку «Отправить» → «По электронной почте» — счет прикрепится в формате PDF, если настроена учетная запись почты в программе.

Контроль оплаты по выставленному счету

После оплаты клиентом бухгалтер вводит документ «Поступление безналичных денежных средств» (в разделе «Казначейство») с указанием счета или заказа как объекта расчетов. Тогда программа автоматически закроет задолженность по счету, и он перестанет отображаться как неоплаченный.

Состояние оплаты видно прямо в журнале счетов — в колонке состояния отображается «Ожидается оплата», «Оплачен частично» или «Оплачен полностью». Для сводного контроля используйте отчеты: «Задолженность клиентов», «Ведомость расчетов с клиентами» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам»). Они покажут суммы по счетам, сроки оплаты и просрочку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние счета в журнале

Норма

После поступления денег — «Оплачен полностью»

Тревожный признак

Оплата прошла, а статус «Ожидается оплата» — в поступлении не указан объект расчетов

Печатная форма

Норма

Заполнены реквизиты организации, банковский счет, подписи

Тревожный признак

Пустые реквизиты или подписи — не заполнена карточка организации

Суммы и НДС

Норма

Итог по товарам сходится с суммой документа, ставка НДС корректна

Тревожный признак

Расхождения — проверьте тип цен (с НДС/без НДС) в соглашении

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — счет выставлен от неверной организации или с неправильным банковским счетом, и деньги от клиента приходят «не туда», что усложняет сверку. Перед отправкой счета всегда сверяйте организацию и расчетный счет в документе с реквизитами в договоре.

Вторая распространенная ошибка — расхождение цен из-за неверного соглашения. Если цена в счете не совпадает с ожидаемой, проверьте, какое соглашение подставилось, и какой тип цен в нем указан. Также обратите внимание на флажок «Цена включает НДС»: при его изменении итоговая сумма пересчитается.

Третья группа ошибок связана с задвоением расчетов: счет создан и вручную, и на основании заказа, в результате задолженность клиента удваивается. Перед созданием счета проверьте в структуре подчиненности заказа, не выставлен ли счет ранее.

Ограничения и когда нужен другой документ

Счет на оплату не резервирует товар на складе и не ограничивает отгрузку — это лишь финансовое обязательство клиента. Если нужно зарезервировать номенклатуру, используйте заказ клиента со статусом «К отгрузке» и включенным резервированием.

Если клиент просит документ для бухгалтерии после оплаты, счета недостаточно: понадобятся реализация товаров и услуг и счет-фактура (или универсальный передаточный документ). Счет на оплату — только основание для перечисления денег, но не первичный учетный документ.

Частые вопросы

Можно ли изменить счет после того, как клиент его оплатил?

Технически можно, но делать это не рекомендуется: изменится сумма расчетов, и оплата перестанет соответствовать документу. Правильнее создать новый счет на разницу или скорректировать документ до получения денег, предупредив клиента.

Почему в счете не подставляются цены?

Чаще всего не выбрано соглашение с клиентом или в соглашении не указан вид цен. Откройте карточку соглашения и проверьте вкладку с условиями продаж: там должен быть задан вид цен, по которому установлены цены номенклатуры.

Как выставить счет в валюте?

Валюта определяется соглашением с клиентом. Создайте или выберите соглашение с нужной валютой расчетов — тогда счет будет выставлен в валюте, а сумма в валюте регламентированного учета пересчитается по курсу на дату документа.

Чем счет на оплату отличается от заказа клиента?

Заказ фиксирует потребность клиента в товарах, управляет резервированием и отгрузкой. Счет на оплату фиксирует обязательство оплатить и используется для контроля поступления денег. В типовой схеме сначала создается заказ, затем на его основании — счет.

Как отправить счет клиенту по электронной почте из 1С?

Настройте учетную запись почты в разделе «НСИ и администрирование» → «Органайзер» → «Настройка электронной почты». После этого в документе появится возможность через кнопку «Отправить» сформировать письмо с вложением в формате PDF.

Нужно ли удалять счет, если клиент отказался от покупки?

Удалять проведенный документ нежелательно — нарушится нумерация и история. Установите пометку удаления или состояние «Аннулирован», если такая настройка включена: тогда счет не будет участвовать в расчетах, но останется в базе для истории.