Как оприходовать товар на склад в 1С:Торговля

Оприходование товара в 1С:Управление торговлей (и в 1С:Комплексная автоматизация, где используется тот же блок складского учёта) выполняется двумя основными способами: через документ «Приобретение товаров и услуг» — когда товар пришёл от поставщика по накладной, и через документ «Оприходование излишков товаров» — когда излишек выявлен при инвентаризации или пересортице. Выбор документа принципиален: от него зависят проводки, взаиморасчёты и дальнейший анализ себестоимости.

Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям между учётными и фактическими остатками, неверной себестоимости и проблемам при закрытии месяца. Поэтому важно не просто «положить товар на склад», а сделать это правильным документом с корректными ценами, сериями и характеристиками.

Ниже разобраны оба сценария с пошаговыми действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкция ориентирована на конфигурацию «Управление торговлей 11», но логика аналогична в «Комплексной автоматизации» и ERP.

Подготовка: что проверить до оприходования

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть необходимые справочные данные. Во-первых, должен существовать склад, на который поступает товар: список складов находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Склад и магазины» → «Склады и магазины». Если склад ордерный, потребуется дополнительный документ «Приходный ордер на товары» — об этом ниже.

Во-вторых, проверьте карточку номенклатуры. Если товар новый, создайте его заранее или прямо из документа: укажите вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС. Если для вида номенклатуры включён учёт по характеристикам (размер, цвет) или сериям, эти данные придётся заполнять в документе обязательно — без них проведение не пройдёт.

В-третьих, уточните у пользователя права. Роль «Кладовщик» может иметь доступ только к ордерным документам, а создание «Приобретения товаров и услуг» доступно менеджеру по закупкам. Если кнопки нужного документа нет в интерфейсе — это вопрос к администратору 1С, а не сбой программы.

Оприходование товара от поставщика через «Приобретение товаров и услуг»

Основной сценарий — поступление товара по накладной. Откройте раздел «Закупки» → «Документы закупки (все)» → кнопка «Создать» → «Приобретение товаров и услуг». Операцию выберите «Закупка у поставщика».

Заполните шапку документа: поставщика (контрагента), организацию, склад поступления. Если ведётся учёт по договорам, выберите договор. На вкладке «Товары» добавьте позиции: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Удобный способ — загрузить табличную часть из файла Excel через кнопку «Заполнить» → «Заполнить из внешнего файла», если поставщик прислал накладную в электронном виде.

На вкладке «Дополнительно» укажите номер и дату входящей накладной — эти данные нужны для книги покупок и сверок с поставщиком. После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Товар сразу появится в остатках склада (если склад не ордерный).

1. 1
   Откройте Закупки → Документы закупки → Создать → Приобретение товаров и услуг
2. 2
   Заполните поставщика, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары с количеством, ценами и НДС
4. 4
   Укажите номер и дату входящей накладной на вкладке «Дополнительно»
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом

Если заключён заказ поставщику

Когда поступление идёт в рамках заказа, документ проще создать на основании: откройте заказ поставщику и нажмите «Создать на основании» → «Приобретение товаров и услуг». Табличная часть заполнится автоматически, останется скорректировать фактическое количество. Такой способ сохраняет связь документов и позволяет контролировать незакрытые заказы.

Оприходование излишков при инвентаризации

Если товар обнаружен фактически, но в учёте его нет, используется другой документ: «Склад и доставка» → «Оприходование излишков товаров». Обычно он создаётся на основании документа «Пересчет товаров» (инвентаризационная опись), где зафиксировано расхождение между учётным и фактическим количеством.

Порядок такой: создайте «Пересчет товаров», заполните фактические остатки по результатам подсчёта на складе, проведите. Затем на его основании создайте «Оприходование излишков товаров» — программа перенесёт позиции с положительным отклонением. В документе укажите цену оприходования: обычно это учётная или рыночная цена, она станет себестоимостью излишка. Доход от оприходования отразится в финансовом результате, поэтому цену занижать нельзя — это вопрос не только учёта, но и налогообложения.

Если инвентаризации как документа не было, «Оприходование излишков» можно создать самостоятельно, но рекомендуется всё же оформлять пересчёт: без него излишек «повиснет» без документального основания, что вызовет вопросы при проверке.

Какой документ выбрать

Приобретение товаров и услуг

Товар пришёл от поставщика по накладной. Формирует задолженность перед поставщиком и входной НДС.

Оприходование излишков товаров

Излишек выявлен при инвентаризации или пересортице. Поставщика и задолженности нет, возникает прочий доход.

Пересортица товаров

Один товар списывается, другой оприходуется из-за ошибки в карточках. Используется при перепутанной номенклатуре.

Ввод остатков

Первичное заполнение остатков при старте работы в программе. Не применять для текущих поступлений.

Особенности ордерного склада

Если для склада включена ордерная схема (в карточке склада установлен соответствующий статус), одного распоряжения недостаточно. Документ «Приобретение товаров и услуг» в этом случае играет роль распоряжения на приёмку, а фактическое оприходование оформляется документом «Приходный ордер на товары» в разделе «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары».

Кладовщик создаёт ордер на основании распоряжения, указывает фактически принятое количество и проводит. Только после этого товар попадает в остатки склада. Расхождение между распоряжением и ордером видно в отчёте «Оформление поступлений» — это нормальный механизм контроля приёмки.

Проверка результата после оприходования

После проведения документа убедитесь, что товар реально встал на учёт. Основной инструмент — отчёт «Склад и доставка» → «Отчеты по складу» → «Остатки товаров на складах». Сформируйте его с отбором по складу и номенклатуре: количество должно увеличиться на оприходованное.

Дополнительно проверьте себестоимость через отчёт «Себестоимость товаров» (в разделе финансового результата) и, если ведётся регламентированный учёт, проводки документа через кнопку «Показать проводки». Для поступления от поставщика также сверьте задолженность в отчёте «Расчёты с партнёрами» — сумма по документу должна совпадать с накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по складу в отчёте

Норма

Количество увеличилось ровно на оприходованное

Тревожный признак

Остаток не изменился или вырос вдвое — документ не проведён или задублирован

Себестоимость позиции

Норма

Соответствует цене из накладной с учётом НДС-настроек

Тревожный признак

Нулевая или аномально низкая стоимость — ошибка в ценах

Расчёты с поставщиком

Норма

Долг равен сумме накладной

Тревожный признак

Долга нет или он двойной — проверьте договор и дубли документа

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при вводе. Разберём основные сценарии.

Первая ошибка — оприходование не на тот склад. Остаток появляется на «Складе №1», а физически товар лежит на «Складе №2». Исправляется документом «Перемещение товаров» либо корректировкой исходного документа, если он ещё не закрыт периодом.

Вторая ошибка — дублирование номенклатуры: товар оприходовали на новую карточку, хотя такая уже есть. В результате один и тот же товар учитывается дважды, остатки дробятся, а заказы работают некорректно. Перед созданием новой карточки ищите по наименованию и артикулу; дубли объединяйте через обработку поиска и замены дублей.

Третья ошибка — неверная дата документа. Поступление, проведённое «задним числом» после закрытия месяца, меняет себестоимость продаж прошлого периода. Если период закрыт, согласуйте исправление с бухгалтером.

Частые вопросы по оприходованию товара

Чем отличается «Оприходование излишков» от «Приобретения товаров и услуг»?

Приобретение оформляет поступление от контрагента: создаёт задолженность, входной НДС и привязку к накладной. Оприходование излишков фиксирует товар без поставщика — например, выявленный при инвентаризации. Взаиморасчётов и НДС в нём нет, но возникает прочий доход в размере стоимости излишка.

Можно ли оприходовать товар без цены?

Технически документ с нулевой ценой проведётся, но делать этого не стоит: товар встанет на учёт с нулевой себестоимостью, и отчёты по прибыли покажут искажённую маржу. Если цена неизвестна, укажите учётную или ориентировочную, а после получения точных данных оформите корректировку поступления.

Почему после проведения документа товар не виден в остатках?

Наиболее вероятные причины: склад ордерный и не создан приходный ордер; отчёт сформирован с отбором по другому складу; документ проведён будущей датой позже даты отчёта. Проверьте также, не отменено ли проведение документа.

Как оприходовать товар при старте работы в программе?

Для первичного ввода остатков используйте помощник ввода начальных остатков: «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или документы ввода остатков в разделе склада, в зависимости от версии конфигурации. Обычное «Приобретение товаров» для этой цели не подходит — оно создаст лишнюю задолженность перед поставщиком.

Как исправить ошибочно оприходованный товар?

Если документ ещё не вошёл в закрытый период, проще всего отменить его проведение или пометить на удаление, затем ввести корректный. Если период закрыт или документ уже участвовал в расчёте себестоимости, используйте «Корректировку приобретения» — она исправит количество и цены, не трогая исходный документ.

Нужно ли оприходовать товар, принятый на комиссию?

Да, но другим типом операции: в документе поступления выбирается операция «Приём на комиссию». Такой товар попадает на остатки склада, но не становится собственностью организации — он учитывается отдельно, и при продаже расчёты идут с комитентом, а не с обычным поставщиком.