Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С поставить товар на приход
Как оприходовать товар в 1С: создание поступления товаров и услуг, заполнение табличной части, установка цен, проверка проводок и складских остатков.
Постановка товара на приход — базовая складская операция, от которой зависят остатки, себестоимость и задолженность перед поставщиком. В большинстве конфигураций 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого используется документ «Поступление товаров и услуг» или «Приобретение товаров и услуг». Документ одновременно увеличивает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки, поэтому заполнять его нужно внимательно.
Перед тем как ставить товар на приход, убедитесь, что в базе созданы необходимые справочники: контрагент-поставщик, договор, склад и номенклатура. Если какого-то элемента нет, документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в аналитике, которые потом придётся исправлять вручную.
Ниже разобран порядок работы на примере типовых конфигураций. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, проверить цены и провести.
Подготовка: что должно быть заполнено до оприходования
Документ поступления ссылается на справочники, и пустые ссылки — самая частая причина ошибок. Проверьте наличие четырёх элементов: контрагента-поставщика с корректными реквизитами, договора с нужным типом (с поставщиком), склада, на который физически приходит товар, и карточек номенклатуры.
Номенклатуру удобно создавать заранее, но можно и прямо из документа: при вводе наименования в табличную часть программа предложит создать новый элемент. Обратите внимание на единицу измерения и ставку НДС в карточке товара — они подтянутся в документ автоматически, и ошибка здесь исказит и количество, и налоговый учёт.
Если ведётся учёт по характеристикам (размеры, цвета) или сериям, соответствующие настройки должны быть включены в виде номенклатуры до начала прихода. Добавить серии «задним числом» к уже оприходованному товару сложнее, чем указать их сразу.
Создание документа поступления
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP откройте раздел «Закупки» и выберите «Приобретения товаров и услуг», затем нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии 8 путь такой: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Поступление» → «Товары (накладная)». В старых версиях УТ 10 документ называется «Поступление товаров и услуг» и находится в меню «Документы».
Если поставка оформлялась заказом поставщику, не создавайте документ вручную — используйте ввод на основании. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Приобретение товаров и услуг». Тогда вся номенклатура, цены и количество подтянутся автоматически, а вам останется только скорректировать фактически принятое количество.
В шапке документа последовательно заполните: поставщика, договор, склад и организацию, если в базе их несколько. Номер и дату входящего документа укажите по бумажной накладной поставщика — это важно для сверки взаиморасчётов и учёта входящего НДС.
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором через «Подбор» или загрузкой из файла, если поставщик прислал электронную накладную. Подбор удобен при большом ассортименте: откроется справочник номенклатуры, где можно выбрать несколько позиций сразу и перенести их в документ одной кнопкой.
Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитается автоматически. Если цены в базе уже установлены документом «Установка цен номенклатуры», они могут подставиться сами — проверьте, совпадают ли они с накладной поставщика, и при расхождении введите цены из накладной вручную.
При расхождении фактического количества с заказом или накладной вносите в документ именно фактически принятое количество. Недостачу и пересорт оформляйте отдельными документами, а не «приходуйте» товар, которого физически нет на складе.
- 1Создайте документ «Поступление товаров и услуг» / «Приобретение товаров и услуг»
- 2Заполните поставщика, договор, склад и реквизиты входящей накладной
- 3Добавьте номенклатуру в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остатки отчётом по складу и движения документа
Проведение документа и проверка результата
Нажатие кнопки «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: товар встаёт на остатки склада, появляется задолженность перед поставщиком, в бухгалтерском учёте формируются проводки (обычно Дт 41 — Кт 60 для товаров). Если программа выдала ошибку при проведении, прочитайте сообщение — чаще всего не заполнен склад, договор или счёт учёта.
Сразу после проведения откройте движения документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» (в Бухгалтерии — «Дт/Кт»). Убедитесь, что товар лёг на нужный склад, суммы совпадают с накладной, а НДС выделен корректно. Это занимает минуту и избавляет от поиска ошибок при закрытии месяца.
Итоговую проверку сделайте отчётом: «Остатки товаров на складах» в УТ/ERP или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 в Бухгалтерии. Номенклатура из накладной должна появиться в отчёте с тем количеством, которое вы указали.
Как проверить результат
Товар виден в отчёте «Остатки товаров на складах» в нужном количестве
Товара нет в отчёте или он на другом складе — проверьте склад в документе
В отчёте по расчётам с поставщиком появилась задолженность на сумму накладной
Задолженность на другом договоре или контрагенте — ошибка в шапке документа
Дт 41 Кт 60 на сумму без НДС, Дт 19 Кт 60 на НДС
Проводки на неверные счета — проверьте счета учёта номенклатуры
Оприходование без документов поставщика и другие сценарии
Приход без накладной
Если товар пришёл, а документы задерживаются, в УТ 11 используется вариант поступления «Неотфактурованная поставка» или товар принимается распоряжением с последующим оформлением документов. В Бухгалтерии можно оприходовать товар документом поступления по фактическим данным и скорректировать его после получения накладной. Не оставляйте такие поставки «в подвешенном состоянии» — при инвентаризации они дадут расхождения.
Оприходование излишков
Излишки, выявленные при инвентаризации, оформляются не поступлением, а документом «Оприходование излишков товаров» (в УТ — на основании документа «Пересчёт товаров»). Использовать обычное поступление с фиктивным поставщиком нельзя: это исказит взаиморасчёты и вызовет вопросы при проверке.
Возврат от покупателя
Возвращённый покупателем товар ставится на склад документом «Возврат товаров от покупателя», а не поступлением. Он сторнирует реализацию и корректно отражает НДС, чего ручное поступление не сделает.
Как выбрать документ
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — неверный склад в шапке документа. Товар формально оприходован, но на другом складе, и продавцы видят нулевые остатки. Исправление: откройте документ, поменяйте склад и перепроведите, либо оформите перемещение между складами.
Вторая частая проблема — дубли номенклатуры. Когда при приходе вместо поиска существующей карточки создают новую, один и тот же товар дробится на несколько позиций, и остатки «разъезжаются». Перед созданием новой карточки всегда ищите по наименованию и артикулу.
Третья группа ошибок связана с ценами и НДС: неверная ставка, цена с НДС вместо цены без НДС (или наоборот). Проверяйте настройку «Цена включает НДС» в документе — она влияет на расчёт сумм и проводки.
Частые вопросы
Можно ли изменить проведённый документ поступления?
Да, если период не закрыт: откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — движения перезапишутся. Если по товару уже были продажи, после изменения количества или цен проверьте остатки и при необходимости перепроведите связанные документы. В закрытом периоде используйте документ «Корректировка поступления».
Как оприходовать товар, если поставщик прислал электронную накладную?
В типовых конфигурациях есть загрузка из файла: в табличной части документа кнопка «Загрузить» (или «Ещё» → «Загрузить данные из файла»). Поддерживаются XML-файлы УПД и табличные форматы. После загрузки сверьте сопоставление номенклатуры — неопознанные позиции программа предложит связать с карточками вручную.
Почему документ не проводится и пишет про заполнение счёта учёта?
Ошибка возникает, когда у номенклатуры или вида номенклатуры не настроены счета учёта. Откройте карточку товара и проверьте вид номенклатуры, затем в настройках счетов учёта номенклатуры (в Бухгалтерии — «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учёта номенклатуры») задайте счета для нужной группы. После этого документ проведётся.
Как посмотреть, кто и когда оприходовал конкретный товар?
Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с детализацией до документа движения или используйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» — в нём видны все поступления с датами и номерами документов. Автор документа отображается в самом документе поступления и в журнале.
Нужно ли отдельно устанавливать цены продажи при оприходовании?
Документ поступления сам по себе розничные цены не устанавливает — он фиксирует закупочную стоимость. Для назначения цен продажи в УТ и ERP создаётся отдельный документ «Установка цен номенклатуры», который можно ввести на основании поступления.
Что важно запомнить
Товар ставится на приход документом «Поступление / Приобретение товаров и услуг»: заполните поставщика, склад и табличную часть, проверьте цены и НДС, проведите и сразу сверьте остатки отчётом. Излишки и возвраты оформляйте специальными документами, а исправления в закрытом периоде — только через корректировки.