Как в 1С списать товар в брак

Списание бракованного товара — регулярная операция в торговом учёте: продукция приходит с повреждениями, портится при хранении, выходит срок годности. В конфигурациях 1С для этого предусмотрен штатный документ «Списание товаров», а в решениях с ордерным складом — связка документов о качестве и ордеров. Правильно оформленное списание снимает остаток со склада, формирует бухгалтерские проводки и отражает потери в нужной аналитике.

Основная сложность не в самом документе, а в подготовке: нужно определить причину брака, выбрать статью расходов, проверить настройки счёта списания и убедиться, что остатки по партиям позволяют списать нужное количество. Ошибки на этих этапах приводят к отрицательным остаткам, зависшим суммам на счётах и вопросам при инвентаризации.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», а также отличия в «1С:Бухгалтерии». Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документов одинакова.

Подготовка: что проверить до списания

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что брак реально числится на складе в нужном количестве. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и сверьте остаток по позиции, характеристике и серии. Если товар учитывается по сериям и срокам годности, списать «просто номенклатуру» не получится — программа потребует указать конкретную серию.

Второй шаг — зафиксировать причину брака. В управленческих конфигурациях причина указывается в документе и попадает в аналитику расходов: «заводской брак», «повреждение при хранении», «истёк срок годности», «бой при транспортировке». От причины зависит, куда отнести потери — на расходы организации, на виновное лицо или на поставщика (если брак подлежит возврату).

Третий момент — права доступа. В типовых настройках списание доступно роли кладовщика, менеджера по закупкам или администратора. Если кнопка создания документа недоступна, проверьте права пользователя, а не ищите «скрытую» операцию.

Списание товара в 1С:Управление торговлей, КА и ERP

Основной инструмент — документ «Списание товаров». Он находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Списания товаров» → кнопка «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад и, при необходимости, подразделение. Склад определяет, с каких остатков уйдёт товар, поэтому не списывайте «с основного», если брак физически лежит на складе магазина.

В табличную часть добавьте позиции брака: номенклатуру, характеристику (если ведётся учёт по характеристикам), количество и серию. Количество не может превышать свободный остаток — программа при проведении проконтролирует это и выдаст ошибку «Недостаточно товара на складе», если остатка не хватает или он зарезервирован под заказ.

На вкладке «Дополнительно» или в полях шапки укажите статью расходов и аналитику. От этого зависит, на какой счёт уйдёт стоимость в регламентированном учёте. Стандартный вариант — статья с видом расходов «Потери от брака» или аналогичная, с настройкой счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» либо сразу на расходы (счёт 91.02 или счёт затрат, в зависимости от учётной политики).

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Списания товаров» и создайте новый документ.
2. 2
   Заполните организацию, склад и дату списания.
3. 3
   Добавьте в таблицу бракованные позиции с количеством, характеристиками и сериями.
4. 4
   Укажите причину списания и статью расходов с нужной аналитикой.
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт» или отчётом по движениям.
6. 6
   Распечатайте акт о списании (печатная форма ТОРГ-16 или внутренний акт) и подпишите у комиссии.

Учёт качества: как перевести товар в брак перед списанием

В УТ, КА и ERP есть механизм учёта товаров по качеству: одна и та же номенклатура может числиться как «Новый», «Брак» или другое пользовательское качество. Это удобно, когда брак сначала выявляется и изолируется, а списывается позже — например, после решения комиссии или претензии поставщику.

Для смены качества используется документ «Порча товаров» (в ряде релизов — «Качество товаров»). В нём указывается исходное качество («Новый») и целевое («Брак»), склад и позиции. После проведения товар остаётся на том же складе, но в отчётах показывается отдельной строкой с качеством «Брак» — его нельзя случайно продать, так как при подборе в реализацию по умолчанию предлагается качество «Новый».

Когда решение о списании принято, создайте «Списание товаров» и в табличной части укажите качество «Брак» — документ спишет именно забракованный остаток, не трогая годный товар. Если качество в документе списания не заполняется, проверьте, включена ли в настройках склада и номенклатуры опция учёта по качеству.

Ордерный склад: списание с расходным ордером

Если для склада включена ордерная схема, финансовый документ «Списание товаров» только распоряжается на отгрузку, а фактическое снятие остатка выполняет «Расходный ордер на товары». Пока ордер не проведён, товар числится в состоянии «К отбору» и остаток не уменьшится окончательно.

Типовая цепочка выглядит так: создаётся «Списание товаров» со статусом, допускающим оформление ордера, затем на его основании (или из рабочего места «Расходные ордера») оформляется ордер с фактически отобранным количеством. Если кладовщик отобрал меньше, чем указано в списании, расхождение фиксируется и требует корректировки распоряжения.

Списание брака в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» нет ордерного склада и учёта качества, поэтому операция проще. Используйте документ «Списание товаров» (раздел «Склад» → «Списание товаров»): укажите склад, позиции и количество, а в поле «Счёт списания» — счёт отнесения потерь, чаще всего 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с аналитикой по статье затрат или виновному лицу.

При проведении формируется проводка Дт 94 — Кт 41 на учётную стоимость списанного товара. Дальнейшая судьба суммы на 94 счёте решается отдельно: если виновник установлен, делается операция Дт 73.02 — Кт 94; если потери признаны расходами организации — Дт 91.02 — Кт 94. Эти перекидки оформляются документом «Операция, введённая вручную».

Обратите внимание на НДС: по спорным позициям (порча, недостача) налоговая политика организации может требовать восстановления ранее принятого к вычету НДС. Это решается бухгалтером совместно с учётной политикой — программа автоматически такую проводку не строит.

Сравнение вариантов оформления

Списание товаров

Подходит, когда брак окончательно выбывает и его стоимость — потеря организации или виновного лица. Стандартный путь для испорченного и просроченного товара.

Порча товаров (смена качества)

Подходит, когда брак выявлен, но решение о списании ещё не принято: товар изолируется в учёте под качеством «Брак» и не попадает в продажу.

Возврат поставщику

Применяется, если брак заводской и по договору подлежит возврату: стоимость не списывается в расходы, а предъявляется поставщику.

Проводки, документальное оформление и проверка результата

Хозяйственная операция списания брака должна быть подтверждена первичным документом. В 1С из документа списания доступны печатные формы: акт о списании (внутренняя форма) и унифицированная ТОРГ-16 для товаров. Акт подписывает комиссия — обычно руководитель, кладовщик и бухгалтер. Без подписанного акта расходы рискуют быть не принятыми при проверке.

После проведения документа проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте движения документа (кнопка «Показать проводки и движения») — должна быть запись по кредиту счёта 41 и дебету счёта потерь. Во-вторых, сформируйте «Остатки товаров на складах» по списанной позиции — остаток должен уменьшиться ровно на списанное количество. В-третьих, сверьте управленческий и регламентированный остатки, если ведётся оба вида учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по позиции в отчёте по складу

Норма

Уменьшился на списанное количество, без минуса

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в отрицательное значение

Проводки документа

Норма

Дт 94/91 — Кт 41 на стоимость списания

Тревожный признак

Проводок нет или счёт дебета не соответствует учётной политике

Состояние ордера (при ордерном складе)

Норма

Расходный ордер проведён на то же количество

Тревожный признак

Остаток висит «К отбору», ордер не оформлен

Печатная форма акта

Норма

Акт сформирован и подписан комиссией

Тревожный признак

Документ проведён без первички

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — попытка списать больше, чем есть в остатке, из-за резервов под заказы. Товар физически на складе есть, но зарезервирован, и программа блокирует проведение. Решение — снять резерв в заказе или изменить склад списания, а не отключать контроль остатков.

Вторая ошибка — списание без указания серии при включённом учёте по сериям и срокам годности. Документ либо не проведётся, либо спишет «не ту» серию, и просроченный товар останется числиться на складе. Всегда проверяйте серию в строке документа, особенно для пищевой продукции и медикаментов.

Третья группа ошибок — неверная аналитика расходов. Если статья расходов настроена на распределение по подразделениям, а подразделение в документе не заполнено, затраты «повиснут» без аналитики и попадут в отчёты об ошибках закрытия месяца. Перед массовым списанием проведите один документ и проверьте его движения.

Отдельное ограничение касается списания задним числом. Документ, проведённый прошлым периодом, меняет себестоимость партий и может потребовать перепроведения всех последующих складских документов и повторного закрытия месяца. Если период уже закрыт и сдана отчётность, согласуйте корректировку с бухгалтерией — возможно, правильнее оформить списание текущей датой с пояснением в акте.

Частые вопросы

Можно ли списать товар в брак без документа поступления в базе?

Нет, списание работает только по учётным остаткам: если товар не оприходован, списывать нечего, и документ не проведётся из-за отсутствия остатка. Если брак обнаружен при приёмке и товар физически не принят, его вообще не вносят в накладную — оформляют расхождение при приёмке, а не списание.

Чем списание отличается от документа «Пересортица товаров»?

Пересортица используется, когда одна позиция ошибочно числится вместо другой: программа списывает одну номенклатуру и одновременно оприходует другую. Брак — это безвозвратная потеря, поэтому нужен именно документ списания с отнесением стоимости на расходы или виновное лицо.

Как списать брак, если товар числится на нескольких складах?

Документ списания оформляется на один склад, поэтому создаётся отдельный документ по каждому складу, где лежит брак. Пытаться списать всё одним документом с «основного» склада нельзя — это создаст отрицательные остатки на одном складе и завышенные на другом.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

Вопрос регулируется учётной политикой и позицией организации по налоговым рискам: однозначного автоматического правила в программе нет. Бухгалтер принимает решение и при необходимости оформляет восстановление НДС документом «Формирование записей книги продаж» или ручной операцией.

Что делать, если документ списания не проводится с ошибкой о нехватке остатка?

Проверьте три вещи: фактический остаток по отчёту с детализацией до характеристики и серии, резервы под заказы покупателей и непроведённые расходные ордера. Чаще всего товар зарезервирован — снимите резерв или скорректируйте количество в списании до свободного остатка.

Можно ли отменить уже проведённое списание?

Да, если период открыт: распроведите или пометьте документ на удаление, и остаток вернётся на склад. Если списание попало в закрытый период и подписанный акт, корректнее оформить сторнирующее оприходование с пояснением, а не удалять документ задним числом.