Торговля и Склад · 9 мин
Как списать продукты питания в 1С
Как списать продукты питания в 1С: документы списания, счета учёта, инвентаризация, проводки 44 и 94 счёта, типичные ошибки и проверка результата.
Списание продуктов питания в 1С — типовая операция для организаций общепита, розничной торговли и любых компаний, которые закупают продукты для офиса или производства. В зависимости от причины списания (порча, истечение срока годности, использование в производстве, корпоративные нужды) применяются разные документы и проводки, и от правильного выбора зависит корректность складского и налогового учёта.
В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP для списания товаров используется документ «Списание товаров», а при предварительной проверке остатков — «Инвентаризация товаров». Ниже разобран порядок работы на примере наиболее распространённых сценариев, с указанием счетов учёта и контрольных точек.
Общая логика всегда одинакова: сначала определяется причина и сумма списания, затем создаётся документ, который снимает товар с количественного и суммового учёта на складе, и в конце проверяются проводки и остатки. Ошибка на любом из этих этапов приводит к расхождениям между учётом и фактическими остатками.
Определите причину списания и счёт затрат
До создания документа нужно понять, куда экономически относится списываемая стоимость продуктов. От этого зависит счёт, который вы укажете в документе, и налоговые последствия. Одна и та же номенклатурная позиция может списываться по-разному в разных ситуациях.
Основные сценарии: порча и истечение срока годности (счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»), передача продуктов в производство или на кухню (счета 20, 25, 44), использование для представительских целей или питания сотрудников (счёт 44 или 91.2 с ограничениями по налоговому учёту), недостача по результатам инвентаризации (счёт 94 с последующим отнесением на виновных лиц или на расходы).
Важно помнить про налоговый учёт: расходы на продукты для сотрудников без предусмотренного трудовым договором питания обычно не уменьшают базу по налогу на прибыль, а представительские расходы нормируются. Проводка в бухгалтерском учёте будет, но в налоговом учёте сумма может быть не принята — это нормально, но должно быть оформлено осознанно.
Проверьте остатки и сроки годности перед списанием
Перед списанием убедитесь, что на складе в программе есть достаточное количество списываемой позиции. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в 1С:Бухгалтерия — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 41.01 или «Анализ субконто») и сверьте количество с фактическим. Если в учёте остатка нет, документ списания либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.
Если ведётся партионный учёт и учёт по срокам годности (серии, характеристики), списывайте именно те партии и серии, которые физически испорчены. Списание «не той» серии приведёт к тому, что в учёте испорченная партия останется числиться, а хорошая — спишется, и при следующей инвентаризации возникнут расхождения.
Списание через документ «Списание товаров»
Это основной способ, когда факт порчи или расхода известен без полной инвентаризации. В 1С:Бухгалтерия 8.3 документ находится в разделе «Склад» → «Списание товаров» (в некоторых релизах — «Склад» → «Списания»). В 1С:Управление торговлей и ERP — «Склад и доставка» → «Списания, недостачи и порчи товаров».
- 1Откройте раздел «Склад» и создайте новый документ «Списание товаров».
- 2Укажите организацию и склад, с которого списываются продукты.
- 3В табличной части добавьте номенклатуру, количество и при необходимости серию/партию.
- 4На закладке или в колонке «Счёт учёта» укажите счёт списания: 94 для порчи, 20/44 для использования в деятельности.
- 5Заполните статью расходов и подразделение, если включён учёт по подразделениям.
- 6Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»).
- 7Сверьте остаток по позиции в отчёте по складу — он должен уменьшиться на списанное количество.
Сумма списания рассчитывается автоматически по учётной стоимости товара — по средней себестоимости или ФИФО, в зависимости от настроек учётной политики. Вручную сумму менять не нужно: если она кажется неверной, проблема обычно в некорректной себестоимости, и её решают перепроведением партий, а не правкой документа.
Распечатайте акт о списании (типовая форма ТОРГ-16 или аналог, разработанный организацией) и подпишите его комиссией — это первичный документ, обосновывающий расход. Без акта списание в учёте формально не подтверждено, что создаёт риски при налоговой проверке.
Списание по результатам инвентаризации
Если порча обнаружена при плановой или внеплановой ревизии, правильнее идти через инвентаризацию. В 1С:Бухгалтерия создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), заполните его остатками по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе», затем вручную введите фактическое количество. Программа автоматически покажет отклонения.
На основании проведённой инвентаризации кнопкой «Создать на основании» формируется «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки. Такой порядок оставляет в базе полный след: приказ на инвентаризацию, ведомость, результат — и упрощает обоснование списания.
Сравнение вариантов
Подходит для разовой порчи с известным количеством. Быстрее, но без инвентаризационного следа.
Подходит для регулярных ревизий и больших объёмов. Дольше, но даёт полный документальный пакет и выявляет излишки.
Подходит, когда продукты не портятся, а передаются в производство, на кухню или на хознужды — это не списание потерь, а расход в затраты.
Особый случай: передача продуктов в производство или на нужды офиса
Если продукты не испорчены, а используются — например, закуплены для столовой, кухни офиса или как сырьё, — списывать их через «Списание товаров» некорректно. Для этого предназначен документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»): он переводит стоимость материалов со счёта 10 или 41 на счёт затрат (20, 25, 26, 44) с указанием статьи затрат и подразделения.
Для общепита в специализированных решениях (1С:Общепит, конфигурации на базе УТ с производственным блоком) используется «Калькуляция» или «Рецептуры»: готовое блюдо выпускается документом «Выпуск продукции», а сырьё списывается по нормам закладки автоматически. Если списывать сырьё вручную, нормы расхода не контролируются, и перерасход остаётся незамеченным.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте его движения: должна быть проводка Дт 94 (или счёта затрат) — Кт 41.01 (или 10) на сумму себестоимости. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 по складу — остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество, без отрицательных значений.
Как проверить результат
Дт 94/20/44 — Кт 41.01 на сумму себестоимости
Нет проводок, неверный счёт дебета, сумма не совпадает со стоимостью партии
Уменьшился на списанное количество, минуса нет
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Сумма закрыта решением: на расходы, на виновника или внереализацию
Сумма «висит» на 94 счёте месяцами
Часто задаваемые вопросы
На какой счёт списывать продукты с истёкшим сроком годности?
Сначала на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Затем, после оформления акта и решения руководства, сумму относят на расходы организации (например, 91.2 или 44 в зависимости от учётной политики) либо на виновное лицо, если оно установлено. В налоговом учёте такие потери принимаются ограниченно — обычно в пределах норм естественной убыли либо при документальном обосновании.
Чем отличается «Списание товаров» от «Требования-накладной»?
«Списание товаров» оформляет потери — порчу, недостачу, уценку до нуля. «Требование-накладная» оформляет целевой расход: передачу материалов или продуктов в производство, на хозяйственные или представительские нужды. Проводка по кредиту у них схожа, но счёт дебета и экономический смысл разные.
Документ не проводится и пишет о нехватке товара. Что делать?
Программа не находит достаточного остатка на указанном складе. Сформируйте отчёт по остаткам с детализацией до склада и партии, проверьте, не числится ли товар на другом складе или в другой серии. Если фактически товар есть, а в учёте нет — сначала проведите инвентаризацию и оприходуйте излишек, затем списывайте.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных продуктов?
Однозначного ответа в законодательстве нет: налоговые органы часто требуют восстановления, суды нередко встают на сторону налогоплательщика. Безопасный вариант — восстановить НДС; альтернатива — не восстанавливать, но подготовить документальное обоснование порчи и зафиксировать позицию в учётной политике. Решение принимайте с бухгалтером по налоговому учёту.