Как создать заказ покупателя в 1С

Заказ покупателя — основной документ планирования продаж в конфигурациях 1С: Управление торговлей, Комплексная автоматизация и ERP. Он фиксирует намерение клиента купить товар, резервирует складские остатки, формирует потребность в закупке и служит основанием для реализации и счёта на оплату. Без корректно оформленного заказа невозможно контролировать отгрузку по графику и отслеживать задолженность клиента.

Процедура создания заказа почти одинакова во всех торговых конфигурациях на управляемых формах. Отличия касаются только расположения команд в интерфейсе и набора статусов. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки проведённого документа и типичных ошибок, которые мешают дальнейшей отгрузке.

Проверьте подготовительные данные перед созданием заказа

До создания документа убедитесь, что в базе заполнены справочники, на которые заказ будет ссылаться. Нужен контрагент-покупатель с корректными реквизитами, соглашение с клиентом (или договор, если соглашения отключены), склад отгрузки и номенклатура с указанными ценами. Если соглашение не создано, программа не подставит цены и условия оплаты автоматически.

Проверьте также настройки учёта: в разделе «Настройки и справочники» (или «Администрирование» → «Продажи») должен быть включён учёт заказов клиентов, а при необходимости — резервирование товаров и расчёт статусов. Если заказы используются только как счета, выберите упрощённый режим «Заказ как счёт», иначе система потребует вести полноценные статусы отгрузки.

Создайте документ и заполните шапку

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Заказы клиентов» (в УТ 11 — «Заказы клиентов», в КА и ERP название аналогичное). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где сначала заполняется шапка.

В шапке укажите покупателя в поле «Клиент» или «Контрагент». После выбора контрагента программа подставит соглашение, договор, валюту и условия оплаты автоматически — проверьте их, а не перепечатывайте вручную. Затем укажите организацию-продавца, склад отгрузки и менеджера. Поле «Дата отгрузки» определяет плановую дату поставки и влияет на резервирование и контроль исполнения.

Если продажа оформляется по конкретной сделке или проекту, заполните поле «Сделка» — это позволит анализировать исполнение в разрезе проектов. Комментарий в документе помогает менеджерам видеть особенности заказа без дополнительных звонков.

Заполните табличную часть товарами

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор — кнопка «Подобрать товары» открывает форму с остатками, ценами и фильтрами по группам номенклатуры. Подбор удобнее при большом количестве позиций: видны свободные остатки и можно добавить сразу несколько строк.

Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Если цены подставились из соглашения, менять их вручную стоит только при согласованной индивидуальной скидке — ручная правка фиксируется в документе и видна в отчётах по отклонениям. НДС рассчитывается автоматически по ставке номенклатуры, но проверьте его, особенно при смешанных ставках.

Обратите внимание на колонку «Вариант обеспечения» или «Действие» в строке (в УТ 11): «Отгрузить», «Резервировать», «К обеспечению». От неё зависит, будет ли товар зарезервирован на складе или встанет в потребность закупки. Для товара в наличии выбирайте резервирование, для отсутствующего — обеспечение.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, соглашение, организацию и склад
3. 3
   Добавьте товары через подбор, проверьте цены и количество
4. 4
   Установите вариант обеспечения по строкам
5. 5
   Выберите статус «К отгрузке» и проведите документ
6. 6
   Проверьте резервы и создайте реализацию на основании заказа

Установите статус и проведите документ

Статус заказа управляет его жизненным циклом. Типовой набор: «Не согласован», «Согласован», «К отгрузке», «Ожидается оплата», «Готов к закрытию», «Закрыт». Пока заказ в статусе «Не согласован», он не резервирует товар и не попадает в планы отгрузки — это черновик для обсуждения с клиентом.

Перед проведением установите статус «К отгрузке» (или «Согласован», если дальше требуется подтверждение). Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа выполнит движения по регистрам: заказы клиентов, свободные остатки (при резервировании), расчёты с контрагентами. Если проведение не выполняется, читайте сообщение об ошибке — обычно это незаполненное обязательное поле или отрицательный остаток при контроле.

Проверьте результат и оформите документы на основании

После проведения убедитесь, что заказ корректно встал в учёт. Откройте отчёт «Состояние исполнения заказов» или «Анализ исполнения заказов» из панели отчётов документа: там видно, сколько зарезервировано, сколько осталось отгрузить и какая сумма не оплачена. Движения документа можно посмотреть через кнопку «Ещё» → «Движения документа».

На основании заказа кнопкой «Создать на основании» оформляются реализация товаров и услуг, счёт на оплату, корректировка заказа. Реализация, созданная таким способом, автоматически подтягивает позиции и цены из заказа и закрывает потребность по строкам — не создавайте отгрузку отдельным документом без связи, иначе заказ останется «висеть» неисполненным.

Контрольные точки

Как проверить результат

Резерв товара

Норма

В отчёте по остаткам товар числится зарезервированным под заказ

Тревожный признак

Остаток свободен, резерв не сформировался — проверьте вариант обеспечения

Статус заказа

Норма

Статус «К отгрузке» или «Согласован», документ проведён

Тревожный признак

Статус «Не согласован» — заказ не участвует в планировании

Связь с реализацией

Норма

Реализация создана на основании, суммы совпадают

Тревожный признак

Отгрузка оформлена отдельно, заказ остался неисполненным

Типичные ошибки при работе с заказами

Чаще всего проблемы возникают не при создании, а при дальнейшем исполнении. Менеджер проводит заказ без статуса «К отгрузке» — склад не видит его в заданиях на отбор. Или товар резервируется, а потом резерв не снимается при отмене сделки, и остатки «замораживаются». Контролируйте такие заказы отчётом по резервам.

Вторая группа ошибок — расхождения цен. Если цена изменена вручную в заказе, а в реализации подставилась цена из соглашения, возникает разница и лишняя корректировка. Создавайте реализацию строго на основании заказа, чтобы суммы наследовались.

Частые вопросы по заказам покупателей в 1С

Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?

Счёт — это лишь предложение оплатить, он не резервирует товар и не планирует отгрузку. Заказ участвует в обеспечении: резервирует остатки, формирует потребности закупки и контролирует исполнение по количеству и сумме. В упрощённом режиме «Заказ как счёт» документ совмещает обе функции, но без полноценного планирования отгрузки.

Можно ли изменить заказ после его частичной отгрузки?

Да, через документ «Корректировка заказа клиента» — она фиксирует изменения количества и цен с сохранением истории. Прямая правка проведённого заказа после частичной реализации может привести к расхождениям в расчётах и не рекомендуется.

Почему товар не резервируется по заказу?

Проверьте три вещи: статус заказа (должен быть «К отгрузке» или «Согласован» с включённым резервированием), вариант обеспечения в строках («Резервировать») и наличие свободного остатка на указанном складе. Также убедитесь, что в настройках продаж включено резервирование.

Как закрыть заказ, который клиент отменил?

Установите статус «Закрыт» с отменой неотгруженных строк — программа снимет резервы и исключит заказ из планов. В УТ 11 есть команда «Отмена непоставленных строк» в форме документа. Простое удаление проведённого заказа нарушает историю взаиморасчётов.

Где посмотреть все неисполненные заказы?

Используйте отчёты «Состояние исполнения заказов клиентов» и «Просроченные заказы» в разделе «Продажи» → «Отчёты». Они показывают заказы с неполной отгрузкой или оплатой, просрочку по датам и суммы задолженности по каждому клиенту.