Торговля и Склад · 12 мин
Как создать склад в 1С: пошаговая инструкция
Как создать склад в 1С: пошаговое создание склада в УТ, КА и ERP, настройка видов складов, ордерной схемы, прав и типичные ошибки при работе со справочником.
Склад в 1С — это элемент справочника «Склады» (в некоторых конфигурациях — «Склады и магазины»), который используется для раздельного учёта товарных остатков. Без хотя бы одного склада невозможно корректно оформить поступление, реализацию, перемещение и инвентаризацию товаров, поэтому настройка справочника — один из первых шагов при запуске учёта в «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ERP».
Процедура создания склада занимает несколько минут, но от правильности первоначальной настройки зависят дальнейшие возможности: ордерный документооборот, адресное хранение, резервирование, обособленный учёт и аналитика по подразделениям. Ошибки на этом этапе потом приходится исправлять через перепроведение документов или доработку конфигурации.
Ниже разобраны способы создания склада в типовых конфигурациях, настройка ключевых параметров, включение ордерной схемы, типичные ошибки и способы проверить, что склад работает корректно. Инструкции ориентированы на конфигурации линейки УТ 11, КА 2 и ERP 2, где интерфейс «Такси» и логика справочников практически совпадают.
Где находится справочник складов и какие права нужны
В конфигурациях УТ 11, КА 2 и ERP 2 справочник складов расположен по пути: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → блок «Склад и доставка». Здесь же включается сама функциональная опция «Склады» — если она выключена, справочник и складские документы будут недоступны, а учёт остатков будет вестись в целом по организации.
Для создания и изменения складов пользователю нужны права на добавление и изменение элементов справочника «Склады». Обычно эти права входят в профили «Кладовщик», «Менеджер по закупкам», «Администратор». Если кнопка «Создать» неактивна или справочник не открывается, проверьте профиль группы доступа пользователя в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки прав и пользователей».
В «1С:Бухгалтерии» справочник называется «Склады» и находится в разделе «Справочники» → «Товары и услуги» → «Склады». Логика проще: указывается наименование, тип склада (оптовый, розничный, НТТ) и ответственное лицо. Ордерной схемы и адресного хранения в бухгалтерской конфигурации нет.
Пошаговое создание склада в УТ 11, КА 2 и ERP 2
Базовая процедура одинакова для всех трёх конфигураций, так как они построены на общей библиотеке стандартных подсистем. Отличия касаются только состава доступных параметров: в ERP больше настроек производственных складов, в УТ — торговых.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и включите опцию «Склады» (при необходимости — «Несколько складов»).
- 2Перейдите в справочник «Склады и магазины» и нажмите кнопку «Создать».
- 3Заполните наименование склада так, чтобы его однозначно понимали все пользователи (например, «Основной склад», «Розничный магазин №2»).
- 4Выберите тип склада: оптовый, розничный или производственный — от этого зависят доступные документы и схемы работы.
- 5Укажите подразделение и при необходимости ответственное лицо, источник информации о ценах для розничного склада.
- 6Настройте ордерную схему и статусы, если планируется раздельное оформление распоряжений и фактических операций.
- 7Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что склад появился в списке выбора в документе «Приобретение товаров и услуг».
Наименование склада видно во всех документах, отчётах и печатных формах, поэтому избегайте сокращений вроде «Скл.1» или «Новый». Если складов будет много, продумайте единый шаблон именования: например, «Город — адрес — назначение». Это упростит поиск и снизит риск ошибочного выбора склада при оформлении документов.
Поле «Подразделение» связывает склад с организационной структурой и влияет на отборы в отчётах и права доступа. Если учёт по подразделениям не ведётся, поле можно оставить пустым — на работу складских документов это не повлияет.
Выбор типа склада и параметров учёта
Тип склада определяет, какие операции и документы будут доступны. Оптовый склад поддерживает полный набор складских операций и ордерную схему. Розничный склад (магазин) дополнительно связан с настройками розничных продаж, касс ККМ и цен номенклатуры. Производственный склад используется для учёта материалов и полуфабрикатов в ERP и КА.
Для розничного склада важно правильно указать вид цен и тип розничного склада: торговый зал (АТТ — автоматизированная торговая точка) или склад без автоматизации (НТТ). От этого зависит, как ведётся учёт товаров — по количеству и сумме или только по сумме в розничных ценах.
| Тип склада | Когда использовать | Особенности |
|---|---|---|
| Оптовый | Центральные и распределительные склады, отгрузка контрагентам | Полный набор документов, ордерная схема, адресное хранение |
| Розничный (АТТ) | Магазины с автоматизированными рабочими местами кассиров | Количественно-суммовой учёт, связь с кассами ККМ |
| Розничный (НТТ) | Точки без автоматизации, учёт по сумме | Только суммовой учёт, инвентаризация для выявления расхождений |
| Производственный | Кладовые цехов, склады материалов и полуфабрикатов | Используется в ERP и КА для передачи в производство |
Как выбрать тип склада
Настройка ордерной схемы и статусов
Ордерная схема разделяет финансовые документы (распоряжения: «Приобретение товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг») и фактические складские операции (приходные и расходные ордера на товары). Она нужна, когда менеджер оформляет документ, а кладовщик фактически принимает или отгружает товар, и эти роли разведены между разными сотрудниками.
Ордерная схема включается отдельно для поступления, отгрузки, перемещения и сборки — в карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура». Для каждого типа операции указывается дата, с которой схема действует. Это позволяет включить ордерную схему не задним числом, а с текущего дня, не трогая уже проведённые документы.
Дополнительно настраиваются статусы приходных и расходных ордеров: «К отбору», «Подготовлен», «Проверен», «Принят». Статусная модель помогает контролировать этапы обработки товара, но требует дисциплины от кладовщиков — ордер в неправильном статусе не закроет распоряжение, и в отчётах появятся «зависшие» остатки к оформлению.
Адресное хранение и дополнительные настройки
Если на складе товары размещаются по ячейкам, в карточке склада включается «Использование складских ячеек» — справочное (ячейки указываются только для информации) или полноценное адресное хранение с учётом остатков по ячейкам. Полноценное адресное хранение включается только при включённой ордерной схеме и требует предварительного создания топологии склада: зон, рядов, секций, ячеек.
Для розничных складов дополнительно настраиваются форматы магазинов, правила ценообразования и округление цен. Для всех типов складов можно указать текущего ответственного лица — оно подставляется в печатные формы инвентаризаций и складских актов.
Перед включением адресного хранения проведите инвентаризацию и разнесите фактические остатки по ячейкам через документ «Отбор (размещение) товаров». Если включить адресный учёт на складе с нераспределёнными остатками, все товары окажутся «вне ячеек», и отбор для отгрузки станет невозможен до их размещения.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания склада убедитесь, что он корректно работает: создайте тестовый документ поступления, проведите его и откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах» в Бухгалтерии). Товар должен появиться в остатках именно по новому складу. Затем оформите тестовую реализацию — остаток должен уменьшиться.
Как проверить результат
Склад доступен для выбора в поле «Склад» документов
Склада нет в списке — проверьте функциональные опции и пометку удаления
После проведения поступления товар виден в отчёте по складу
Остатки пустые — документ не проведён или указан другой склад
После распоряжения создаётся ордер, остатки закрываются корректно
Распоряжения «висят» незакрытыми — ордера не созданы или в неверном статусе
Если склад был создан ошибочно и по нему ещё нет документов, его можно пометить на удаление. Если документы уже есть, удаление невозможно — в этом случае склад обычно переименовывают с пометкой «не использовать» и исключают из быстрого выбора, либо остатки переносят на новый склад документом «Перемещение товаров».
Создание склада в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» порядок проще. Откройте раздел «Справочники» → «Товары и услуги» → «Склады», нажмите «Создать». Заполните наименование, выберите тип склада — «Оптовый», «Розничный» или «Неавтоматизированная торговая точка». Для розничных типов укажите счёт учёта и тип цен, при необходимости — ответственное лицо.
Учтите, что в бухгалтерской конфигурации склад — это прежде всего аналитика счетов учёта товаров (41, 42 и др.). Ордерной схемы, ячеек и статусов здесь нет, поэтому для полноценного складского учёта с разделением распоряжений и факта используют УТ, КА или ERP, а в Бухгалтерию передают уже сводные данные.
Что важно запомнить
Склад создаётся в справочнике «Склады и магазины» после включения соответствующей функциональной опции. Ключевые решения — тип склада и ордерная схема: их сложно изменить после начала работы. Включайте ордерную схему и адресное хранение только с текущей даты и после инвентаризации, а результат проверяйте отчётом по остаткам.
Частые вопросы
Можно ли удалить склад, по которому уже есть документы?
Нет, физическое удаление невозможно, пока на склад ссылаются документы. Варианты: перенести остатки перемещением на другой склад, пометить старый на удаление после перепроведения или удаления всех ссылок, либо просто переименовать его и перестать использовать. На практике чаще выбирают последний вариант, чтобы сохранить историю движений.
Чем отличается склад от подразделения в 1С?
Склад — это место хранения товаров и аналитика складского учёта. Подразделение — элемент организационной структуры, используемый для управленческой отчётности, прав доступа и распределения затрат. Один склад может быть привязан к подразделению, но это разные справочники с разной ролью.
Нужно ли создавать отдельный склад для товаров в пути?
Не обязательно. В УТ 11, КА 2 и ERP 2 есть штатные механизмы учёта товаров в пути и неотфактурованных поставок через статусы и специальные регистры. Отдельный «виртуальный» склад создают только если учётная политика компании требует видеть такие остатки отдельной строкой в отчётах.
Почему новый склад не виден в документах?
Чаще всего не включена функциональная опция «Склады» или «Несколько складов» в настройках раздела «Склад и доставка». Также проверьте, не помечен ли элемент на удаление и есть ли у пользователя права на просмотр справочника. После включения опции может потребоваться обновить интерфейс или перезайти в программу.
Можно ли изменить тип склада после начала работы?
Технически поле типа редактируется, но менять его на складе с остатками и документами рискованно: например, перевод оптового склада в розничный НТТ изменит схему учёта с количественно-суммовой на суммовую. Безопаснее создать новый склад нужного типа и перенести остатки перемещением.
Как создать несколько складов одновременно?
Штатного массового создания в типовых конфигурациях нет. Если складов много, используют обработку загрузки данных из табличного документа (входит в состав конфигураций на БСП) — она позволяет заполнить справочник из файла Excel с колонками наименования, типа и подразделения.