Торговля и Склад · 9 мин
Как создать инвентаризационную ведомость в 1С
Пошаговая инструкция по созданию инвентаризационной ведомости в 1С: заполнение документа, пересчёт товаров, вывод расхождений, печать ИНВ-3 и типичные ошибки.
Инвентаризационная ведомость в 1С формируется на основании документа «Инвентаризация товаров» (в разных конфигурациях он может называться «Пересчёт товаров» или «Инвентаризационная опись»). Документ фиксирует учётные остатки на складе, позволяет ввести фактические количества и автоматически рассчитывает расхождения, которые затем оформляются оприходованием излишков и списанием недостач.
Дальше рассмотрен порядок работы в типовых конфигурациях 1С: Управление торговлей 11, ERP и Комплексная автоматизация, а также особенности Бухгалтерии предприятия. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документа везде одинаковая: создать ведомость, заполнить учётные остатки, внести факт, проверить расхождения и завершить инвентаризацию складскими документами.
Где находится документ в разных конфигурациях
В 1С: Управление торговлей 11 и ERP перейдите в раздел «Склад и доставка» (или «Склад») и откройте журнал «Пересчёты товаров». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа пересчёта. Именно на его основании печатается инвентаризационная ведомость.
В 1С: Бухгалтерии предприятия 3.0 документ называется «Инвентаризация товаров» и находится в разделе «Склад → Инвентаризация товаров». Там же доступна печать унифицированных форм ИНВ-3 (инвентаризационная опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость).
В Управлении нашей фирмой (УНФ) документ называется «Инвентаризация запасов» и расположен в разделе «Закупки» или «Склад» в зависимости от настроек интерфейса. Если нужного пункта нет в меню, проверьте включённость функциональной опции складского учёта в настройках программы.
Подготовка перед созданием ведомости
Перед созданием документа убедитесь, что все приходные и расходные документы по выбранному складу проведены. Непроведённые накладные искажают учётные остатки, и ведомость покажет ложные расхождения, которые придётся разбирать вручную.
Проверьте отрицательные остатки: в УТ 11 это удобно сделать отчётом «Остатки и доступность товаров». Отрицательный остаток по позиции означает, что расход проведён раньше прихода, — такие позиции лучше исправить до инвентаризации, иначе результат пересчёта будет недостоверным.
Определите дату, на которую фиксируются остатки. Физический подсчёт товара должен происходить максимально близко к этой дате, а в идеале движение товара по складу на время инвентаризации приостанавливается. Если склад продолжает работать, договоритесь, что отгрузки во время подсчёта оформляются отдельно и учитываются при сверке.
Создание и заполнение документа
Создайте новый документ пересчёта и заполните шапку: укажите склад, дату и при необходимости отбор по товарам — например, конкретную товарную группу, если инвентаризация проводится частично. В УТ 11 также можно указать ответственное лицо и организацию.
Заполните табличную часть учётными остатками. Для этого используйте кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» (в УТ 11 — «Заполнить по отбору» или аналогичную команду). Программа подставит все позиции, имеющие остаток на указанном складе, с учётными количествами на дату документа.
Проверьте состав табличной части: количество строк должно соответствовать ожидаемому ассортименту склада. Если строк заметно меньше, чем позиций на складе, вероятно, задан лишний отбор или часть остатков «зависла» на другом складе в учёте.
- 1Проведите все приходные и расходные документы по складу
- 2Создайте документ «Пересчёт товаров» и укажите склад и дату
- 3Заполните табличную часть учётными остатками через «Заполнить»
- 4Введите фактические количества по каждой позиции
- 5Проверьте колонку расхождений и разберите аномалии
- 6Распечатайте ведомость для подписей комиссии
- 7Создайте оприходование излишков и списание недостач
Ввод фактических остатков
Фактическое количество вводится в колонку «Количество факт» (или «Факт»). По умолчанию программа часто подставляет туда учётное количество — это удобно, когда расхождений мало: вы меняете только те строки, где факт отличается от учёта.
При большом ассортименте подсчёт удобнее вести с помощью терминала сбора данных (ТСД) или печатной ведомости с пустой колонкой для факта. В УТ 11 поддерживается загрузка данных из ТСД: после сканирования штрихкодов файл загружается в документ, и фактические количества заполняются автоматически.
Если товар обнаружен на складе, но в ведомости его нет (учётный остаток нулевой), добавьте строку вручную и укажите только фактическое количество. Такая позиция целиком попадёт в излишки. Обратная ситуация — строка есть, а товара нет — означает полную недостачу по позиции: введите ноль в колонку факта.
Анализ расхождений и завершение инвентаризации
Колонка «Расхождение» рассчитывается автоматически как разница между фактом и учётом. Положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Перед проведением документа отсортируйте табличную часть по этой колонке и проверьте крупные расхождения: часто они вызваны не реальной недостачей, а пересортицей, неправильно выбранной единицей измерения или непроведённой накладной.
После проведения пересчёта на его основании создаются документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» — в УТ 11 это делается кнопкой «Создать на основании» прямо из документа пересчёта. В Бухгалтерии 3.0 излишки и недостачи отражаются отдельными документами «Оприходование товаров» и «Списание товаров» со ссылкой на инвентаризацию.
Для печати ведомости используйте кнопку «Печать» в документе: доступны формы ИНВ-3 (опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и внутренние печатные формы конфигурации. Сличительная ведомость формируется только по позициям с расхождениями — это нормально и соответствует правилам оформления.
Как проверить результат
Совпадают с отчётом по остаткам склада на ту же дату
Суммы или количества расходятся — есть непроведённые документы
Нет аномально больших значений без объяснения
Крупные расхождения по позициям, где их не ожидали
Учётные остатки равны фактическим данным подсчёта
После проведения документов остатки снова не сходятся с фактом
Особенности и ограничения в разных ситуациях
При инвентаризации по нескольким складам создавайте отдельный документ на каждый склад — один пересчёт в типовых конфигурациях привязан к одному складу. Это упрощает и подсчёт, и последующее оформление списаний.
Если ведётся учёт по сериям и характеристикам, ведомость заполняется с их детализацией, и подсчёт нужно вести в том же разрезе. Сверка «в целом по номенклатуре» при включённых сериях даст расхождения по каждой серии отдельно.
В Бухгалтерии предприятия документ «Инвентаризация товаров» не двигает остатки сам по себе — он только фиксирует результат сверки. Реальное изменение остатков происходит через оприходование и списание. В УТ 11 логика аналогична: пересчёт со статусом «Выполнено» является основанием, а не источником движений.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части товаров, а не по всему складу?
Да. При заполнении документа задайте отбор по товарной группе, поставщику или конкретному списку номенклатуры — в ведомость попадут только выбранные позиции. Это стандартный способ проведения выборочных и цикличных инвентаризаций без остановки работы всего склада.
Почему в ведомости учётные остатки не совпадают с отчётом по складу?
Чаще всего учётные данные в документе берутся на дату и момент времени документа, а отчёт строится на конец дня. Проверьте также непроведённые и помеченные на удаление документы, отбор по складу и то, что отчёт и ведомость смотрят один и тот же разрез учёта (организацию, тип запасов).
Как оформить пересортицу, когда одного товара не хватает, а другого в излишке?
В ведомости обе позиции отразятся как расхождения: недостача по одной и излишек по другой. Стандартный путь — списать недостачу и оприходовать излишек отдельными документами, а в бухгалтерском учёте при соблюдении условий (одинаковая группа, цена, одно ответственное лицо) выполнить взаимозачёт пересортицы проводками.
Можно ли загрузить фактические остатки из Excel?
В типовых конфигурациях прямой кнопки загрузки из Excel в документе пересчёта обычно нет, но табличную часть можно заполнить копированием через буфер обмена, если формат колонок совпадает. Для регулярной работы удобнее использовать обработку загрузки данных из табличного документа или штатный обмен с ТСД.
Что делать, если инвентаризация проведена, а потом нашлись ошибки в фактических данных?
Если оприходование и списание ещё не созданы, просто исправьте фактические количества и перепроведите пересчёт. Если складские документы уже проведены, отмените их проведение, скорректируйте ведомость и создайте документы заново. При закрытом периоде оформляйте исправление текущей датой, чтобы не трогать прошлый учёт.
Что важно запомнить
Инвентаризационная ведомость создаётся документом пересчёта товаров по конкретному складу: сначала заполняются учётные остатки, затем вводится факт, программа считает расхождения. Оприходование излишков и списание недостач выполняйте только после проверки всех крупных расхождений, а результат контролируйте сверкой учётных остатков с фактическим подсчётом.