Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С сформировать сличительную ведомость
Пошаговая инструкция, как в 1С сформировать сличительную ведомость: инвентаризация, документ пересчёта, печать ИНВ-19, проверка расхождений и типичные ошибки.
Сличительная ведомость — это документ, который показывает расхождения между фактическим остатком товаров на складе и данными учёта. В 1С она формируется автоматически на основании документа инвентаризации (пересчёта товаров), поэтому главная задача — корректно провести инвентаризацию и заполнить фактические количества.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» используется приказ на проведение инвентаризации и документ «Пересчет товаров», а в «1С:Бухгалтерии 8» — документ «Инвентаризация товаров на складе» с печатью формы ИНВ-19. Ниже разобраны оба сценария.
Перед началом работы убедитесь, что все приходные и расходные документы по выбранному складу проведены, а учётные остатки актуальны. Если в момент инвентаризации продолжают проводиться продажи или перемещения, сличительная ведомость покажет ложные расхождения.
Подготовка к инвентаризации: что проверить до формирования ведомости
Качество сличительной ведомости полностью зависит от состояния учёта на момент пересчёта. Проведите все документы, влияющие на остатки склада: поступления, реализации, перемещения, списания и оприходования. Непроведённые или помеченные на удаление документы исказят учётное количество.
Остановите на время пересчёта отгрузки и приёмку по выбранному складу или договоритесь с пользователями о запрете изменения данных. В типовых конфигурациях можно установить дату запрета редактирования, но она не блокирует документы после даты инвентаризации — поэтому важна организационная договорённость.
Проверьте отрицательные остатки по складу через отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах». Минус по позиции означает, что расход проведён раньше прихода, и сличительная ведомость по такой позиции будет содержать искажённые данные.
Контрольные точки перед пересчётом
Все приходы и расходы по складу проведены
Есть непроведённые или помеченные документы
Отрицательных остатков нет
По части позиций минусовые остатки
Отгрузки и приёмки приостановлены
Пользователи продолжают проводить продажи
Как сформировать сличительную ведомость в УТ 11 и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» процесс строится вокруг двух документов: приказа на проведение инвентаризации и пересчёта товаров. Сличительная ведомость формируется как печатная форма из пересчёта.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» — «Приказы на проведение инвентаризаций» и создайте приказ: укажите склад, даты начала и окончания
- 2На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» — табличная часть заполнится учётными остатками
- 3Внесите фактические количества в колонку «Факт» (вручную, через ТСД или загрузкой из Excel)
- 4Проверьте колонку «Расхождение» — она заполняется автоматически как разница факта и учёта
- 5Проведите документ и через кнопку «Печать» выберите «Сличительная ведомость (ИНВ-19)»
По умолчанию в пересчёт попадают все позиции с ненулевым учётным остатком. Если товар есть на складе физически, но в учёте его нет, добавьте строку вручную и укажите фактическое количество — учётное будет нулевым, и в ведомости отразится излишек.
Если пересчёт ведётся по части ассортимента, ограничьте список отбором по группе товаров ещё на этапе заполнения документа. Сличительная ведомость строится только по строкам, вошедшим в пересчёт.
Как сформировать сличительную ведомость в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8.3» используется один документ — «Инвентаризация товаров на складе». Он находится в разделе «Склад» или «Покупки» в зависимости от настроек интерфейса.
Создайте документ, укажите организацию, склад и период инвентаризации. Нажмите «Заполнить» — табличная часть загрузится учётными остатками. Колонка «Количество» отражает данные учёта, колонка «Количество фактическое» заполняется по результатам пересчёта. Отклонение программа вычислит сама.
После проведения документа нажмите «Печать» и выберите «Сличительная ведомость (ИНВ-19)». Формируется унифицированная форма с учётными и фактическими количествами, суммами излишков и недостач. При необходимости из этого же документа печатаются инвентаризационная опись ИНВ-3 и приказ ИНВ-22.
Работа с ТСД и загрузка фактических данных
Ручной ввод фактических остатков приемлем для небольшой номенклатуры. При сотнях позиций удобнее использовать терминал сбора данных или загрузку из внешнего файла.
В УТ 11 пересчёт товаров поддерживает кнопку «Загрузить данные из ТСД»: терминал подключается к рабочему месту, файл со штрихкодами и количествами загружается в табличную часть, колонка «Факт» заполняется автоматически. Позиции, не найденные по штрихкоду, попадут в список неопознанных — их нужно сопоставить вручную.
Альтернатива — загрузка из Excel через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна в режиме «Все функции») или копирование колонки количеств прямо в табличную часть. Перед загрузкой убедитесь, что единицы измерения в файле совпадают с учётными, иначе количества исказятся.
Способы ввода фактических остатков
Подходит для небольшого ассортимента; высокий риск опечаток при большом объёме
Быстро и точно при маркированном товаре; требует оборудования и настройки обмена
Удобно, если пересчёт вели в электронной таблице; нужен контроль единиц измерения и штрихкодов
Проверка ведомости и оформление результатов
Сформированную сличительную ведомость проверьте до подписания. Сопоставьте итоговые суммы излишков и недостач с колонкой «Расхождение» в документе пересчёта — они должны совпадать. Затронуты должны быть только те позиции, где факт отличается от учёта: позиции без расхождений в ИНВ-19 обычно не выводятся.
После утверждения ведомости результаты инвентаризации отражаются в учёте. В УТ 11 на основании пересчёта создаются документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». В Бухгалтерии 8 — «Оприходование товаров» и «Списание товаров» со ссылкой на инвентаризацию.
Не проводите списание до окончательного согласования ведомости с материально ответственным лицом и руководством: отменить проведённое списание сложнее, чем отложить его оформление.
Типичные ошибки при формировании сличительной ведомости
Большинство проблем возникает не из-за самой печатной формы, а из-за состояния данных на момент пересчёта. Разберите расхождения до того, как подписывать документ.
Ещё одна частая ситуация — пустая сличительная ведомость при наличии расхождений. Проверьте, что документ пересчёта проведён и что в нём заполнена именно колонка фактического количества, а не только учётного.
Что важно запомнить
Сличительная ведомость в 1С — это печатная форма документа инвентаризации. Сначала приведите в порядок остатки и остановите движения по складу, затем создайте пересчёт, внесите фактические количества и распечатайте ИНВ-19. Списание и оприходование оформляйте только после проверки и утверждения ведомости.
Частые вопросы
Можно ли сформировать сличительную ведомость без документа инвентаризации?
Нет, в типовых конфигурациях ИНВ-19 печатается только из документа пересчёта или инвентаризации. Обходной вариант — построить отчёт по остаткам и сравнить его с внешними данными вручную, но такой документ не будет иметь статуса унифицированной формы.
Почему в ведомость не попал товар, который есть на складе физически?
Табличная часть пересчёта заполняется по учётным остаткам. Если по позиции учётный остаток нулевой, строка не добавляется автоматически. Добавьте её вручную, укажите фактическое количество — излишек отразится в ведомости.
Чем отличается инвентаризационная опись от сличительной ведомости?
Опись (ИНВ-3) фиксирует фактические остатки по всем пересчитанным позициям и заполняется в момент пересчёта. Сличительная ведомость (ИНВ-19) показывает только расхождения между фактом и учётом и формируется после ввода фактических данных.
Что делать, если ведомость сформирована, а потом нашли непроведённый документ?
Отмените проведение пересчёта, проведите найденный документ, перезаполните табличную часть пересчёта и заново внесите фактические количества. После этого сформируйте ведомость повторно. Если списание уже проведено, его придётся сторнировать.
Можно ли сформировать ведомость по части склада или одной товарной группе?
Да. В УТ 11 при заполнении пересчёта используйте отбор по группе номенклатуры или складской ячейке (при адресном хранении). В Бухгалтерии ограничьте список вручную, удалив лишние строки после заполнения. Ведомость построится только по позициям документа.