Как в 1С сформировать реализацию по номенклатуре

Документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии 8.3 и «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и ERP отражает отгрузку товаров покупателю. Корректное заполнение номенклатуры — ключевой момент: от него зависят списание остатков со склада, расчёт себестоимости, выручка и данные в счёте-фактуре или УПД.

Ниже разобран полный цикл работы: подготовка справочника номенклатуры, создание документа вручную и на основании счёта, заполнение табличной части, проверка проводок и печать отгрузочных документов. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации; названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.

Подготовка: проверьте номенклатуру и остатки

Прежде чем оформлять отгрузку, убедитесь, что нужные позиции заведены в справочнике «Номенклатура» (раздел «Справочники» → «Номенклатура»). У каждой карточки должен быть корректно указан вид номенклатуры: для товаров — «Товары», для услуг — «Услуги». От вида зависит, на какие счета учёта попадёт позиция и будет ли она списываться со склада.

Проверьте остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» или «Отчёты»). Если товара нет в наличии, документ проведётся с отрицательным остатком (в бухгалтерии — с предупреждением, если разрешён контроль), что исказит себестоимость и складской учёт. Оптимальный вариант — сначала оприходовать поступление, потом оформлять реализацию.

Контрольные точки

Как проверить готовность к отгрузке

Карточка номенклатуры

Норма

Заполнены вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС

Тревожный признак

Пустой вид номенклатуры или неверная ставка НДС

Остаток на складе

Норма

Количество на складе не меньше отгружаемого

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный

Договор с контрагентом

Норма

Договор создан, указан тип «С покупателем»

Тревожный признак

Договор отсутствует или выбран неверный тип

Создание документа реализации вручную

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары, услуги, комиссия» (или «Товары (накладная)», если оформляется только отгрузка товаров). В 1С:Управление торговлей путь: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать».

Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор и склад. Склад важен, если ведётся учёт по нескольким складам — именно с него будут списаны остатки. Дата документа должна соответствовать фактической дате отгрузки: от неё зависят период отражения выручки, счёт-фактура и обязательства по НДС.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте номенклатуру в табличную часть, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте ставки НДС и итоговые суммы
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Проверить проводки» (Дт/Кт)
6. 6
   Распечатайте УПД или накладную кнопкой «Печать»

Заполнение табличной части номенклатурой

Нажмите «Добавить» и выберите позицию из справочника номенклатуры. Для быстрого набора используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник с остатками и ценами, позиции переносятся в документ двойным щелчком или кнопкой «Перенести в документ». Можно также вводить наименование или артикул прямо в строке табличной части — программа найдёт позицию по подстроке.

Для каждой строки укажите количество и цену. Если настроены типы цен (договорные, оптовые), цена подставится автоматически — её можно изменить вручную. Сумма и сумма НДС рассчитаются сами. Проверьте ставку НДС: она подтягивается из карточки номенклатуры, но при необходимости меняется в строке документа.

Массовое заполнение и загрузка из файла

Если позиций много, используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в 1С:Бухгалтерии доступна через «Главное меню» → «Все функции» → «Обработки») или штатную загрузку из Excel в управляемых конфигурациях. Подготовьте файл с колонками «Номенклатура» (или артикул/код), «Количество», «Цена» — программа сопоставит колонки и заполнит табличную часть.

Реализация на основании счёта или заказа

Если покупателю ранее выставлялся счёт на оплату, реализацию удобнее создать на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Табличная часть, контрагент и договор перенесутся автоматически, останется указать склад и при необходимости скорректировать количество.

В 1С:Управление торговлей аналогично работает цепочка «Заказ клиента» → «Реализация товаров и услуг». Такой подход исключает расхождения между согласованным и фактическим составом отгрузки и сохраняет связь документов для анализа оплат.

Проверка проводок и результата

После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Для реализации товаров типовые проводки: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС, Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списание себестоимости. Если счета отличаются от ожидаемых, проверьте вид номенклатуры и настройки счетов учёта в карточке позиции.

Дополнительно сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» после проведения: количество по отгруженным позициям должно уменьшиться. Отрицательный остаток — сигнал, что отгрузка проведена раньше поступления по дате или товар оприходован на другой склад.

Печать УПД, накладной и счёта-фактуры

Из проведённого документа по кнопке «Печать» доступны основные формы: УПД (универсальный передаточный документ), товарная накладная ТОРГ-12, акт об оказании услуг, счёт-фактура. Статус УПД (1 или 2) задаётся в документе: статус 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Если организация работает с ЭДО, документ отправляется контрагенту напрямую из формы реализации кнопкой «Отправить» (при подключённом сервисе 1С-ЭДО). Проверьте, что в печатной форме корректно указаны номер, дата, реквизиты сторон и грузополучатель — эти данные подтягиваются из договора и карточки контрагента.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если документ не проводится и ругается на отсутствие остатка?

Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату документа: возможно, поступление оформлено позже по времени, товар лежит на другом складе или заведён под другой карточкой номенклатуры. Исправьте дату/склад либо сначала проведите поступление, затем перепроведите реализацию.

Можно ли отгрузить одну номенклатуру несколькими строками в одном документе?

Да, программа это допускает — например, когда часть товара отгружается по разной цене или с разных партий. Но для большинства случаев удобнее объединить строки: проще контролировать итоги и печатные формы.

Как изменить счета учёта для конкретной позиции в документе?

В табличной части включите отображение колонки «Счета учёта» (кнопка настройки списка или ссылка «Счета учёта» в строке) и укажите нужные счета вручную. Если счета неверны у всех документов, исправьте их в карточке номенклатуры или в настройке «Счета учёта номенклатуры».

Чем реализация отличается от документа «Отгрузка без перехода права собственности»?

Обычная реализация сразу признаёт выручку и НДС. Отгрузка без перехода права собственности списывает товар на счёт 45 «Товары отгруженные» без признания выручки — она признаётся позже отдельным документом. Такой вариант применяется при особых условиях договора, например при переходе права собственности после оплаты.

Как отменить ошибочно проведённую реализацию?

Если документ ещё не участвовал в закрытии месяца и по нему нет связанных документов (возвратов, корректировок), достаточно пометить его на удаление или распровести. Если период закрыт, оформите корректировку реализации или возврат товаров от покупателя — так сохранится корректная история учёта.

Почему в УПД не выводится код ТНВЭД или страна происхождения?

Эти данные берутся из карточки номенклатуры и номера ГТД, указанного в документе. Заполните в карточке поля «Код ТНВЭД» и «Страна происхождения», а в строке реализации укажите номер ГТД (партию) — после перепроведения данные появятся в печатной форме.