Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С сформировать остатки склада
Как сформировать остатки склада в 1С: Управление торговлей и ERP. Отчёты по остаткам, настройка отборов, проверка расхождений и типичные ошибки.
Остатки склада в 1С формируются стандартными отчётами, которые читают данные регистров накопления — туда документы поступления, реализации и перемещения записывают движения товаров. Пользователю не нужно ничего «считать» вручную: достаточно открыть нужный отчёт, задать период и склад, и программа покажет количество и сумму остатков на любую дату.
Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С: Управление торговлей 11 и 1С: ERP основной отчёт называется «Остатки и доступность товаров» или «Товары на складах», в 1С: Комплексная автоматизация и УТ 10.3 — «Товары на складах», в 1С: Бухгалтерия — «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 41 или 10. Ниже разобраны оба подхода, настройка отборов и способы проверить корректность данных.
Важно понимать разницу между учётными и фактическими остатками. Отчёт показывает данные информационной базы; если фактический склад расходится с учётным, потребуется инвентаризация. Поэтому формирование остатков — это не только нажатие кнопки «Сформировать», но и контроль отрицательных остатков, резервов и непроведённых документов.
Где находятся отчёты по остаткам в разных конфигурациях
В 1С: Управление торговлей 11 и 1С: ERP перейдите в раздел «Склад и доставка» (или «Склад») и в панели отчётов выберите «Отчёты по складу». Основной отчёт — «Остатки и доступность товаров»: он показывает остаток в наличии, зарезервированное количество и доступный остаток с учётом заказов. Дополнительно доступны «Товары в экспедиции», «Движения товаров» и аналитические отчёты по срокам хранения.
В 1С: Управление торговлей 10.3 отчёт «Товары на складах» находится в меню «Отчёты» → «Склад (запасы)». В 1С: Бухгалтерии 8.3 складские остатки смотрят через «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с указанием счёта 41 «Товары» или 10 «Материалы» и группировкой по складам, либо через «Анализ счёта» за период.
Если нужного отчёта нет в меню, проверьте права доступа и настройки видимости разделов. В типовых конфигурациях состав отчётов определяется функциональными опциями: например, если отключён ордерный склад или несколько складов, часть отчётов скрывается. Администратор включает их в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов».
Как сформировать отчёт «Остатки и доступность товаров»
Откройте отчёт и задайте дату, на которую нужны остатки. По умолчанию отчёт строится на текущий момент, но можно указать любую прошедшую дату — программа покажет остатки на конец этого дня. Для анализа динамики используйте вариант с периодом, где видны начальный остаток, приход, расход и конечный остаток.
Нажмите «Сформировать». В результате вы увидите таблицу по номенклатуре с колонками: в наличии, в резерве, доступно. Колонка «Доступно» — ключевая для менеджеров по продажам: она показывает, сколько товара реально можно отгрузить без нарушения чужих резервов.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчёты по складу» → «Остатки и доступность товаров»
- 2Укажите дату или период формирования
- 3В настройках отбора выберите нужный склад или группу складов
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые колонки
- 5При необходимости сохраните вариант отчёта или выгрузите в Excel через «Ещё» → «Сохранить»
Для регулярной работы настройте отбор и сохраните его как свой вариант отчёта через кнопку «Выбрать вариант» → «Сохранить вариант». Тогда в следующий раз отчёт откроется уже с нужным складом, группой товаров и набором колонок. Варианты можно сделать общими для всех пользователей, если у вас есть права.
Настройка отборов и группировок
Отборы задаются в шапке отчёта или в расширенных настройках по кнопке «Настройки». Типовые отборы: склад, номенклатура или группа номенклатуры, характеристика (если ведётся учёт по размерам и цветам), серия, организация. Условия можно комбинировать: например, «Склад = Основной» и «Номенклатура в группе = Крепёж».
Группировки определяют структуру строк. Полезные варианты: по складам (итог по каждому складу), по группам номенклатуры (свернутый вид для руководства), по номенклатуре с детализацией до характеристик и серий (для кладовщика). В режиме расширенных настроек на вкладке «Структура» добавляйте и убирайте уровни группировки перетаскиванием.
Обратите внимание на отбор по виду запасов и организации, если в базе несколько юридических лиц. Один и тот же физический склад может хранить товары разных организаций, и без отбора отчёт покажет сводную картину, которая не подойдёт для бухгалтерской сверки.
Остатки в 1С: Бухгалтерии через ОСВ
В бухгалтерской конфигурации складские остатки смотрят через оборотно-сальдовую ведомость. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 41 (товары) или 10 (материалы), период и в настройках группировки добавьте субконто «Склады» и «Номенклатура». Отчёт покажет количественные и суммовые остатки в разрезе складов.
Преимущество ОСВ — видна бухгалтерская оценка остатков, что нужно для сверки с Главной книгой. Недостаток — нет данных о резервах и доступности, поэтому оперативным работникам этот отчёт не подходит. Также в бухгалтерии есть карточка счёта и «Анализ счёта» для просмотра движений по конкретной позиции.
Если количественный учёт по счёту отключён, колонки с количеством будут пустыми. Проверьте настройку в учётной политике и в плане счетов: у счетов 10 и 41 должен стоять признак количественного учёта. В типовой конфигурации он включён по умолчанию.
Какой отчёт выбрать
Для менеджеров и кладовщиков: видны резервы и доступное количество. Не показывает бухгалтерскую себестоимость в нужном разрезе.
Классический отчёт по остаткам и себестоимости. Подходит для старых конфигураций, нет данных о доступности с учётом заказов.
Для сверки с бухучётом и контроля себестоимости. Нет резервов, неудобен для оперативной работы склада.
Проверка правильности остатков и типичные проблемы
После формирования сверьте три вещи: отсутствие отрицательных остатков, совпадение суммы остатков с данными бухгалтерии и адекватность количества по ключевым позициям. Отрицательные остатки почти всегда означают, что расходный документ проведён раньше приходного по времени, либо поступление вообще не введено.
Для поиска причин расхождений используйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» или «Движения товара»: он показывает все документы, изменившие остаток позиции. Расшифровка из отчёта по остаткам работает двойным щелчком по ячейке — программа предложит перейти к регистраторам.
Отдельная ситуация — остатки на ордерных складах. Если включена ордерная схема, финансовый и товарный контур могут временно расходиться: накладная проведена, а приходный ордер ещё нет. Остатки «к оформлению» смотрите в отчёте «Оформление накладных и ордеров». Это нормально внутри операционного дня, но на конец месяца расхождения должны быть закрыты.
Как проверить результат
В отчёте нет строк с минусовым количеством
Есть минусы — ищите неоприходованную отгрузку или перепутанную номенклатуру
Сумма по складскому отчёту совпадает с сальдо счетов 10/41 в бухучёте
Расхождение сумм — проверяйте партионный учёт и закрытие месяца
Нет зависших документов «к оформлению» на конец периода
Накладные без ордеров или наоборот — разберите с кладовщиком
Как свести учётные остатки с фактическими
Когда отчёт показывает учётные остатки, а нужно сравнить их с полкой, используйте документ «Инвентаризация товаров» (в УТ 11 — «Пересчет товаров»). Создайте документ, укажите склад и заполните табличную часть по остаткам кнопкой «Заполнить» — программа подставит учётные количества из тех же регистров, что и отчёт.
После ввода фактических данных документ покажет отклонения. По результатам оформляются оприходование излишков и списание недостач. До проведения этих документов отчёт по остаткам продолжит показывать старые учётные данные — формируйте его повторно после завершения инвентаризации.
Практический совет: перед инвентаризацией сформируйте отчёт по остаткам на конкретный склад с детализацией до характеристик и серий и распечатайте его как слепую или открытую опись. Это снизит количество ошибок при пересчёте и ускорит сверку.
Частые вопросы
Почему отчёт по остаткам показывает ноль, хотя товар есть на полке?
Скорее всего, поступление не проведено, проведено на другой склад или под другой номенклатурной позицией. Проверьте отбор по складу в отчёте и найдите приходный документ через журнал «Поступления товаров». Также товар мог быть оприходован на виртуальный склад или оформлен как товар в пути.
Как посмотреть остатки на прошлую дату?
В отчёте укажите нужную дату в поле периода — остатки построятся на конец этого дня по данным регистров. Учтите: если после той даты документы перепроводили задним числом, остатки на прошлую дату могут отличаться от того, что вы видели раньше.
Чем «Остатки и доступность» отличаются от «Товаров на складах»?
Первый отчёт учитывает резервы под заказы и показывает доступное для продажи количество, второй — только физический учётный остаток и себестоимость. Для отгрузки ориентируйтесь на доступность, для инвентаризации и бухгалтерской сверки — на остатки в наличии.
Можно ли выгрузить остатки в Excel?
Да: сформируйте отчёт и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели, выбрав формат Excel. Для регулярной выгрузки настройте рассылку отчётов по расписанию — в УТ 11 и ERP она доступна в разделе отчётов.
Почему сумма остатков в складском отчёте не совпадает с ОСВ?
Частые причины: не выполнено закрытие месяца (себестоимость не рассчитана), разные отборы по организации или складам, товары в пути и неотфактурованные поставки. Сначала выполните регламентные операции расчёта себестоимости, затем сверяйте снова с одинаковыми отборами.
Как убрать из отчёта позиции с нулевыми остатками?
В настройках отчёта добавьте отбор по ресурсу «В наличии» с условием «не равно 0» или включите стандартную настройку скрытия нулевых строк, если она есть в варианте отчёта. Сохраните результат как свой вариант, чтобы не настраивать повторно.
Что важно запомнить
Остатки склада формируются штатными отчётами: «Остатки и доступность товаров» в УТ/ERP и ОСВ по счетам 10/41 в Бухгалтерии. Задавайте склад и дату, контролируйте отрицательные остатки и резервы, а расхождения с фактом закрывайте инвентаризацией — только после проверки непроведённых документов.