Торговля и Склад · 9 мин
Как в 1С сформировать остатки по товарам
Как сформировать остатки по товарам в 1С:Управление торговлей, Комплексной автоматизации и Бухгалтерии. Отчёты, настройки, проверка расхождений и типичные ошибки.
Остатки по товарам — базовая информация для закупок, продаж и инвентаризации. Во всех типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия) есть готовые отчёты, которые показывают, сколько товара числится на складах, сколько зарезервировано и сколько доступно для продажи. Задача пользователя — выбрать правильный отчёт, задать период и отборы, а затем уметь проверить корректность цифр.
Главная сложность обычно не в самом формировании отчёта, а в интерпретации результата: остатки могут быть количественными и суммовыми, по данным учёта и по факту, с учётом резервов и без них. Кроме того, отрицательные остатки или расхождения между отчётами указывают на ошибки в документах, которые нужно найти и исправить.
Ниже разобраны конкретные пути к отчётам в популярных конфигурациях, настройки отборов, способы проверки данных и типичные ошибки, из-за которых остатки «не сходятся».
Какие отчёты показывают остатки товаров
В зависимости от конфигурации и задачи используются разные отчёты. В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации основными являются «Ведомость по товарам на складах» (количественные и суммовые остатки по складам) и «Остатки и доступность товаров» (свободный остаток с учётом резервов). В 1С:ERP аналогичные отчёты находятся в разделе «Склад и доставка».
В 1С:Бухгалтерии товарные остатки смотрят через «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» (счета 41 «Товары», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция») или через стандартный отчёт «Остатки товаров» в разделе «Склад», если он доступен в вашей версии. ОСВ удобна для сверки с бухгалтерским учётом, но показывает данные только в разрезе счетов и субконто.
| Отчёт | Конфигурация | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|---|
| Ведомость по товарам на складах | УТ, КА, ERP | Остатки в количестве и сумме по складам | Ежедневный контроль склада, инвентаризация |
| Остатки и доступность товаров | УТ, КА, ERP | Остаток минус резервы, доступно к продаже | Приём заказов, планирование продаж |
| ОСВ по счёту 41 (10, 43) | Бухгалтерия | Количество и сумма по данным бухучёта | Сверка с бухгалтерией, отчётность |
| Товары к отгрузке / к поступлению | УТ, КА, ERP | Оформленные, но не проведённые по складу движения | Контроль ордерного склада |
Как сформировать остатки в УТ и Комплексной автоматизации
Откройте раздел «Склад и доставка» (в некоторых версиях — «Закупки» или «Склад») и выберите отчёт «Ведомость по товарам на складах». Если отчёта нет на панели, воспользуйтесь поиском: нажмите на лупу в правом верхнем углу или клавиши Ctrl+F и введите название отчёта. Также все отчёты доступны через пункт «Отчёты» соответствующего раздела.
В шапке отчёта укажите период — для остатков достаточно конечной даты, поскольку остаток всегда рассчитывается на конкретный момент. Затем нажмите «Сформировать». Если нужны остатки по конкретному складу, организации или группе товаров, раскройте настройки кнопкой «Ещё» → «Настройки» или полем быстрого отбора и задайте условие.
- 1Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчёты» → «Ведомость по товарам на складах»
- 2Укажите дату, на которую нужны остатки
- 3Добавьте отбор по складу, организации или номенклатуре при необходимости
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые колонки «Начальный остаток», «Приход», «Расход», «Конечный остаток»
- 5Сохраните вариант настроек кнопкой «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново
Как сформировать остатки в 1С:Бухгалтерии
В Бухгалтерии перейдите в раздел «Отчёты» и выберите «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Укажите счёт 41 (для товаров), период и организацию. В настройках отчёта включите показ количественных данных — флажок «Количество» в группировке или на закладке «Показатели», иначе отчёт выведет только суммы.
Для детализации по складам в настройках отчёта включите отображение субконто «Склады», а для детализации по товарам — субконто «Номенклатура». Если по счёту 41 ведётся только суммовой учёт (такое встречает розница с учётом по продажным ценам), количественные остатки будут пустыми — это ограничение учётной политики, а не ошибка отчёта.
Настройка отборов и группировок
Стандартные отчёты построены на системе компоновки данных, поэтому позволяют гибко менять состав колонок и строк. В настройках на закладке «Отбор» добавьте условие, например «Номенклатура в группе» для просмотра одной товарной категории. На закладке «Структура» или «Группировка» определите последовательность: Организация → Склад → Номенклатура — самый распространённый вариант для складской сверки.
Полезная практика — выводить остаток в базовых единицах измерения, чтобы избежать путаницы с упаковками. Если товар учитывается в штуках и коробах, в настройках можно добавить оба ресурса. Для руководства обычно достаточно суммового итога по организации, для кладовщика — количественной детализации до конкретной позиции.
Проверка корректности остатков
После формирования отчёта сверьте его с фактическими данными. Первый признак проблем — отрицательные остатки: они означают, что расходный документ проведён раньше приходного или приход вообще не оформлен. В УТ и КА есть специальный отчёт или обработка контроля отрицательных остатков, а при проведении документов программа может блокировать списание в минус, если включён соответствующий контроль.
Второй шаг — сверка управленческого и бухгалтерского учёта. В КА и ERP сравните «Ведомость по товарам на складах» с ОСВ по счёту 41: суммы должны совпадать с учётом особенностей оценки (себестоимость в оперативном учёте и в регламентированном может временно различаться до закрытия месяца). Существенные расхождения после закрытия месяца требуют поиска непроведённых или некорректных документов.
Как проверить результат
Все значения нулевые или положительные
Есть отрицательные позиции — искать расход без прихода
Совпадает после закрытия месяца
Расхождение сохраняется — проверять расчёт себестоимости и непроведённые документы
Совпадает по результатам инвентаризации
Есть излишки/недостачи — оформлять инвентаризацию и корректировки
Типичные ошибки и их последствия
Чаще всего остатки «не сходятся» из-за документов, проведённых задним числом, после которых не перепровели последующие расходные документы. В результате себестоимость списания рассчитана неверно, а суммовые остатки искажены. Лечится восстановлением последовательности или перепроведением документов за период.
Вторая группа ошибок — работа с ордерным складом: товар оприходован распоряжением, но приходный ордер не оформлен, и остатки в управленческом и складском разрезе расходятся. Контролируйте это отчётами «Оформление накладных и ордеров» и аналогичными. Третья типичная ситуация — дубли номенклатуры: один и тот же товар заведён дважды, и остаток «размазан» по двум карточкам.
Инвентаризация как способ сверки
Чтобы зафиксировать фактические остатки, в УТ, КА и ERP используется документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризационная опись» в зависимости от версии), в Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров». Документ заполняется учётными остатками автоматически, пользователь вводит фактические количества, а программа рассчитывает отклонения.
По результатам создаются документы списания недостач и оприходования излишков. Не корректируйте остатки ручными операциями напрямую по счетам — это нарушит связь количественного и суммового учёта и усложнит последующие сверки.
Часто задаваемые вопросы
Почему в отчёте по остаткам пусто, хотя товар на складе есть?
Чаще всего не совпадают отборы: проверьте организацию, склад и дату формирования. Также убедитесь, что приходные документы проведены, а не просто записаны. Если склад ордерный, товар может числиться «к поступлению» — оформите приходный ордер.
Как выгрузить остатки в Excel?
Сформируйте отчёт и сохраните табличный документ: кнопка «Ещё» → «Сохранить» или через Файл → Сохранить как, выбрав формат XLSX. Можно также скопировать таблицу через буфер обмена.
Чем отличается остаток от доступного остатка?
Остаток — всё количество, числящееся на складе. Доступный остаток — остаток минус резервы под заказы покупателей и внутренние потребности. Для приёма новых заказов ориентируйтесь именно на доступный остаток.
Можно ли посмотреть остатки на прошлую дату?
Да, укажите нужную дату в параметрах отчёта — остатки рассчитаются по движениям документов на этот момент. Учтите: если документы за прошлый период потом перепроводили, цифры могут отличаться от тех, что были видны тогда.
Почему остаток в количестве положительный, а сумма отрицательная (или наоборот)?
Это признак некорректной себестоимости: списание прошло по цене выше приходной, либо были ручные корректировки стоимости. Выполните закрытие месяца (расчёт себестоимости) и проверьте документы корректировки; при сохранении проблемы ищите партии с нулевым количеством и ненулевой суммой.
Как настроить автоматическую рассылку остатков руководителю?
Сохраните вариант отчёта с нужными настройками и настройте рассылку отчётов: в УТ, КА и ERP — раздел «Администрирование» → «Рассылки отчётов», в Бухгалтерии — аналогичный механизм. Укажите расписание и получателей; отчёт будет формироваться и отправляться автоматически.
Что важно запомнить
Остатки товаров формируются штатными отчётами: «Ведомость по товарам на складах» в УТ/КА/ERP и ОСВ по счёту 41 в Бухгалтерии. Задавайте дату и отборы, проверяйте отрицательные остатки и расхождения с бухучётом, а фактические расхождения оформляйте только через инвентаризацию.