Торговля и Склад · 10 мин
Как сформировать накладную в 1С
Как сформировать накладную в 1С: создание документа реализации, заполнение полей, проведение, печать ТОРГ-12 и исправление ошибок. Пошаговая инструкция.
Накладная в 1С — это документ, которым оформляют отгрузку товаров покупателю: в типовых конфигурациях это «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и ERP. На его основании программа списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и строит проводки по выручке и НДС.
Чтобы сформировать накладную, достаточно заполнить шапку документа (организация, контрагент, склад, договор), добавить табличную часть с товарами и провести документ. Дальше из него печатают ТОРГ-12, УПД или товарную накладную по собственной форме. Вся работа занимает несколько минут, если справочники номенклатуры и контрагентов уже заполнены.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 как самой распространённой конфигурации, а также отличия для Управления торговлей. Логика везде одинаковая: документ создаётся вручную или на основании счёта/заказа, проверяется, проводится и распечатывается.
Где в 1С находится документ накладной
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» можно выбрать нужный вид: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия». Для отгрузки товара со склада выбирайте «Товары (накладная)».
В 1С:Управление торговлей путь другой: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Там документ чаще создаётся на основании заказа клиента, но доступно и самостоятельное создание кнопкой «Создать». В 1С:Комплексная автоматизация и ERP документ называется аналогично и находится в подсистеме продаж или склада.
Если пункта «Реализация» в меню нет, проверьте настройки функциональности: в 1С:Бухгалтерии откройте «Главное» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Торговля» включён учёт торговых операций. Также у пользователя должны быть права на добавление документов продаж — при их отсутствии документ откроется только на просмотр.
Как создать и заполнить накладную вручную
Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)». В шапке документа заполните обязательные поля: дату отгрузки, организацию (если их несколько), контрагента-покупателя, договор и склад, с которого списывается товар. Контрагента и договор можно выбрать из справочника или создать прямо из документа кнопкой «+» в поле выбора.
Табличную часть заполните кнопкой «Добавить» или «Подбор». Через «Подбор» удобнее: откроется форма с остатками номенклатуры, где видно доступное количество и цены, а товары переносятся в документ двойным щелчком. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС — сумма и итоги посчитаются автоматически.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)»
- 2Заполните дату, организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары через «Подбор», укажите количество, цены и ставку НДС
- 4Проверьте итоговую сумму и счета учёта в документе
- 5Нажмите «Провести и закрыть», затем «Печать» → нужная форма (ТОРГ-12 или УПД)
Обратите внимание на поле счетов учёта: в 1С:Бухгалтерии оно заполняется автоматически по настройкам счетов учёта номенклатуры, но если номенклатура новая, программа может подставить счета по умолчанию. Проверьте, что товар списывается со счёта 41 (или 43 для готовой продукции), а выручка идёт на 90.01.
Как сформировать накладную на основании другого документа
Если покупателю раньше выставляли счёт на оплату, накладную удобнее создать на его основании — тогда контрагент, договор и вся таблица товаров перенесутся автоматически. Откройте счёт в журнале «Счета на оплату покупателям» и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)».
В Управлении торговлей типовая цепочка выглядит так: «Заказ клиента» → «Реализация товаров и услуг» → счёт-фактура. Создание на основании гарантирует, что отгрузка совпадает с заказом, а программа контролирует, чтобы не отгрузить больше заказанного количества. Также связанные документы видны в отчёте «Связанные документы», что упрощает поиск всей цепочки по сделке.
Способы создания накладной
Подходит для разовых отгрузок без предварительного счёта. Полный контроль, но выше риск ошибиться в ценах и реквизитах.
Рекомендуемый способ при работе по предоплате или через заказы: данные переносятся автоматически, исключены расхождения между счётом и отгрузкой.
Быстро для повторяющихся отгрузок одному клиенту, но требует проверки даты, цен и остатков по каждой строке.
Проверка перед проведением: остатки, цены, счета
Перед проведением убедитесь, что на складе достаточно товара. В 1С:Бухгалтерии по умолчанию контроль остатков при проведении включён: если товара не хватает, программа выдаст сообщение об ошибке и не проведёт документ. Проверить остатки заранее можно отчётом «Остатки товаров на складах» из раздела «Склад».
Сверьте цены с договором или счётом: если цена договорная, а в документ подставилась цена из последнего документа или вида цен по умолчанию, сумма накладной будет неверной. Также проверьте ставку НДС — для большинства товаров это 20%, но для отдельных категорий (продукты, детские товары, медицина) действуют пониженные ставки, а некоторые операции освобождены от НДС.
Что проверить до проведения
Доступного количества хватает на отгрузку
Остаток меньше отгружаемого — документ не проведётся или уйдёт в минус
Сумма совпадает со счётом или договором
Цены подставились из другого документа, сумма расходится
Ставка соответствует категории товара
У всех строк стоит ставка по умолчанию без проверки
Выбраны нужные организация и договор с покупателем
Подставился договор другого типа или другой организации
После проверки нажмите «Провести». Кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») посмотрите сформированные движения: должны быть проводки по списанию себестоимости (Дт 90.02 — Кт 41), начислению выручки (Дт 62.01 — Кт 90.01) и НДС (Дт 90.03 — Кт 68.02). Если проводок нет или они некорректны, документ проведён, но учёт искажён — это нужно исправить до закрытия периода.
Печать ТОРГ-12, УПД и других форм
После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа или в журнале. В 1С:Бухгалтерии доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Транспортная накладная», «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» и другие. Чаще всего отгрузку оформляют ТОРГ-12 или УПД.
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе — это удобно, когда покупатель принимает электронный документооборот или хочет получить один документ вместо двух. Если выставляется отдельный счёт-фактура, создайте его кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу формы накладной.
Перед печатью проверьте, что в документе заполнены реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, а в карточке организации — подписанты (руководитель, главный бухгалтер). Эти данные подтягиваются в печатную форму автоматически; пустые поля «Отпуск груза произвёл» придётся заполнять от руки на бумаге.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — документ не проводится из-за нехватки товара. Причины: товар не оприходован, оприходован на другой склад или под другую организацию, либо в базе есть отрицательные остатки по этой позиции. Решение: проверьте остатки отчётом с отбором по складу и организации, при необходимости сначала введите документ поступления или перемещения.
Вторая типичная ситуация — накладную провели с ошибкой (неверная цена, количество, контрагент). Если период открыт, исправьте документ прямо в нём и перепроведите. Если нужен откат отгрузки, используйте документ «Корректировка реализации» или «Возврат товаров от покупателя» — удалять или распроводить документы прошлых периодов после сдачи отчётности нельзя, это искажает регламентированную отчётность.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа с накладными безопасна, если вы не меняете типовые настройки и работаете в текущем периоде. Но есть зоны, где ошибка дорого обходится: исправление документов закрытых периодов, изменение последовательности проведения, настройка счетов учёта номенклатуры и обмены с ЭДО. Здесь лучше привлечь специалиста по 1С или хотя бы сделать резервную копию базы перед действиями.
Также учтите: в файловых базах одновременная работа нескольких пользователей с одним документом ограничена блокировками, а в клиент-серверных вариантах могут действовать даты запрета редактирования. Если документ не открывается на изменение, проверьте дату запрета в разделе «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» или спросите у администратора базы.
Что важно запомнить
Накладная создаётся документом «Реализация» в разделе «Продажи», заполняется вручную или на основании счёта, проводится после проверки остатков и цен, а печатается как ТОРГ-12 или УПД. Ошибки прошлых периодов исправляйте корректировками, а не удалением документов.
Частые вопросы о формировании накладной в 1С
Чем накладная отличается от счёта-фактуры?
Накладная подтверждает факт передачи товара и служит основанием для списания его со склада. Счёт-фактура — налоговый документ, нужный покупателю для вычета НДС. УПД объединяет обе функции в одном документе.
Можно ли сформировать накладную без договора с покупателем?
Технически программа позволяет выбрать договор «Без договора» или создать его автоматически, но для корректного учёта расчётов и печати реквизитов лучше завести договор с реальными номером и датой.
Почему программа не даёт провести накладную?
Чаще всего не хватает товара на складе, не заполнено обязательное поле (договор, склад, ставка НДС) или установлена дата запрета редактирования. Текст сообщения об ошибке внизу окна указывает конкретную причину.
Как распечатать накладную в двух экземплярах?
В форме печати укажите количество копий в поле «Количество экземпляров» перед отправкой на принтер, либо в настройках печати самого принтера задайте две копии.
Можно ли изменить накладную после того, как покупатель её подписал?
Если расхождение обнаружено до закрытия периода, исправьте документ и перепечатайте оба экземпляра. Если период закрыт или покупатель уже учёл документ, оформите «Корректировку реализации» — она создаст корректирующий документ, не трогая исходный.
Как выгрузить накладную для отправки по ЭДО?
Если подключён обмен электронными документами, в форме документа появится кнопка «ЭДО» — через неё накладная или УПД отправляется контрагенту. Без настроенного ЭДО можно выгрузить документ в PDF через «Печать» → «Сохранить» и отправить по почте.