Как в 1С сделать заявку на возврат

Заявка на возврат в 1С — это документ, который согласовывает возврат товара до того, как склад и бухгалтерия оформят фактические операции. Он нужен, чтобы зафиксировать договорённость с контрагентом, зарезервировать сумму к возмещению и контролировать исполнение: кто, что, когда и на каких условиях должен вернуть.

В программах «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP Управление предприятием» таких документа два: «Заявка на возврат товаров от клиента» и «Возврат товаров поставщику» (в режиме заявки). В 1С:Бухгалтерии отдельной заявки нет — там возврат оформляется сразу корректировочными документами. Ниже разобраны оба основных сценария для торговых конфигураций.

Перед началом работы убедитесь, что исходная реализация (или поступление) проведена в базе и не закрыта периодом, иначе заявка не сможет сослаться на документ-основание, и придётся оформлять возврат без основания с ручным указанием цен.

Где находится заявка на возврат и когда она нужна

Документ «Заявка на возврат товаров от клиента» расположен в разделе «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов» → «Заявки на возврат». Если в меню его нет, проверьте настройку: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → включите флажок «Заявки на возврат товаров от клиентов».

Заявка нужна, когда возврат не выполняется мгновенно: клиент предупредил заранее, товар едет из другого города, требуется согласование с менеджером или юристом. Если покупатель вернул товар в день продажи и вопросов нет, можно сразу оформить «Возврат товаров от клиента» без заявки — программа это допускает.

Для возврата поставщику отдельной «заявки» как самостоятельного документа нет — роль заявки выполняет сам документ «Возврат товаров поставщику», который можно создать заранее и провести после фактической отгрузки.

Создание заявки на возврат от клиента на основании реализации

Самый надёжный способ — создать заявку на основании документа продажи. Тогда программа подтянет цены, скидки, НДС и партию товара, а взаиморасчёты корректно закроются. Откройте документ «Реализация товаров и услуг», по которому клиент хочет вернуть товар, нажмите «Создать на основании» и выберите «Заявка на возврат товаров от клиента».

В табличной части удалите строки, которые клиент не возвращает, и откорректируйте количество. Если возвращается только часть позиции, укажите фактическое количество — программа пересчитает суммы автоматически. Цены редактировать вручную не рекомендуется: они должны совпадать с ценами продажи, иначе возникнет разница во взаиморасчётах.

Заполните поле «Причина возврата» — оно важно для аналитики и для решения о качестве товара. Если возвращаемый товар бракованный, отметьте это: при оприходовании его нужно будет принять на отдельный склад или с указанием статуса качества, чтобы он не ушёл в повторную продажу.

1. 1
   Откройте документ реализации и нажмите «Создать на основании» → «Заявка на возврат товаров от клиента»
2. 2
   Проверьте контрагента, договор и организацию в шапке документа
3. 3
   Оставьте в табличной части только возвращаемые позиции и скорректируйте количество
4. 4
   Укажите причину возврата и при необходимости склад поступления
5. 5
   Установите статус «К возврату» и проведите документ
6. 6
   После фактического прихода товара создайте на основании заявки документ «Возврат товаров от клиента»

Статусы заявки и контроль исполнения

Заявка работает со статусами, которые отражают этап согласования. Типовой набор: «Не согласована», «Согласована», «К возврату» (или «К выполнению»), «Отклонена». Пока заявка в статусе «Не согласована», склад и касса не должны по ней работать — это защита от преждевременных операций.

Переводите статус последовательно. После согласования с руководителем установите «К возврату» — с этого момента заявка считается действующей, по ней можно оформлять фактический возврат и возврат денежных средств. Статус «Отклонена» закрывает заявку без исполнения.

Контролировать исполнение удобно через отчёт «Состояние исполнения заявок на возврат» или по кнопке «Отчеты» в форме документа. Там видно, сколько товара заявлено, сколько фактически принято и какая сумма возмещена клиенту.

Заявка на возврат без документа-основания

Иногда основания в базе нет: продажа прошла в другой программе, период закрыт, или товар куплен у другой организации. В этом случае создайте заявку через «Создать» в журнале заявок, заполните контрагента и вручную добавьте товары с ценами из первичных документов клиента (чека, накладной).

Риск такого способа — несовпадение цен и партий. Программа не сможет проверить, по какой цене товар был продан, и возврат может быть оформлен по неверной стоимости. Перед проведением сверьте цены с документом продажи, который предоставил покупатель.

Для розницы действует отдельный сценарий: возврат по чеку ККМ оформляется документом «Возврат товаров от клиента» с видом операции розничной продажи, и заявка там обычно не используется вовсе.

Возврат товара поставщику

Для возврата поставщику откройте документ «Поступление товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Скорректируйте количество возвращаемых позиций и укажите причину — брак, пересорт, нарушение сроков поставки.

Если возврат требует согласования с поставщиком, документ можно создать заранее и не проводить до подтверждения — фактически он выполняет роль заявки. После согласования проведите документ: товар спишется со склада, а в расчётах с поставщиком образуется задолженность поставщика перед вами.

На основании возврата оформите расходный ордер (если включён ордерный складской учёт) и документ возврата денежных средств или зачёт аванса — в зависимости от того, как поставщик компенсирует стоимость.

Сравнение вариантов

Заявка + фактический возврат

Подходит для оптовых возвратов с согласованием, отсрочкой по времени и контролем этапов. Требует дисциплины перевода статусов.

Сразу документ возврата

Подходит, когда товар вернули в день продажи или согласование не требуется. Быстрее, но без этапа контроля договорённостей.

Корректировка реализации

Подходит для частичного уменьшения количества или стоимости по согласованию сторон, когда физического перемещения товара нет или оно оформляется отдельно.

Проверка результата и типичные ошибки

После завершения всей цепочки проверьте три вещи: остаток товара на складе, состояние взаиморасчётов с контрагентом и отражение НДС. Отчёт «Ведомость по товарам на складах» должен показать возвращённое количество, а «Расчёты с клиентами» — отсутствие зависшей задолженности по возвращённой позиции.

По НДС при возврате от покупателя продавец принимает налог к вычету на основании корректировочного счёта-фактуры или собственного документа возврата — убедитесь, что в базе сформированы соответствующие записи книги покупок. При возврате поставщику, наоборот, восстанавливается ранее принятый к вычету НДС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Возвращённое количество отражено на складе поступления

Тревожный признак

Остаток не изменился — фактический возврат не проведён

Взаиморасчёты с клиентом

Норма

По возврату нет долга, сумма возмещена или зачтена

Тревожный признак

Висит задолженность по возвращённым позициям

Статус заявки

Норма

Заявка закрыта, исполнение 100%

Тревожный признак

Заявка в статусе «К возврату» при фактически завершённой операции

Ограничения и частые вопросы

Учтите, что состав документов и названия команд зависят от конфигурации и релиза: в УТ 11 и ERP набор статусов и отчётов может отличаться, а в «1С:Комплексная автоматизация» логика аналогична УТ. Если какой-то команды нет в интерфейсе, проверьте функциональные опции и права пользователя — часто заявки скрыты настройкой, а не отсутствуют в программе.

Права тоже имеют значение: пользователю с ролью только «Менеджер по продажам» может быть запрещено менять статусы заявок или проводить возвраты. Если кнопка статуса недоступна, обратитесь к администратору 1С за настройкой профиля доступа.

Можно ли оформить возврат без заявки?

Да. Заявка — необязательный планирующий документ. Если согласование не требуется, сразу создайте «Возврат товаров от клиента» на основании реализации. Заявка нужна для контроля многоэтапных или отложенных возвратов.

Что делать, если документа реализации нет в базе?

Создайте заявку или возврат без основания через кнопку «Создать», вручную добавьте товары и укажите цены из документов покупателя. Перед проведением сверьте стоимость с первичкой, чтобы не исказить взаиморасчёты и НДС.

Почему заявка не проводится?

Чаще всего не заполнены обязательные поля: склад, причина возврата, договор или способ компенсации. Также проверьте, не установлена ли дата запрета редактирования и есть ли у пользователя права на проведение документа.

Как вернуть деньги клиенту по заявке?

На основании заявки или фактического возврата создайте документ «Возврат денежных средств клиенту» — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Сумма подтянется из заявки, проверьте её перед проведением.

Как оформить возврат части товара?

Создайте заявку на основании реализации и в табличной части уменьшите количество до фактически возвращаемого или удалите лишние строки. Программа пересчитает суммы и НДС автоматически, основание при этом сохранится.

Чем заявка отличается от корректировки реализации?

Заявка фиксирует намерение вернуть товар и управляет процессом. Корректировка реализации — это изменение самого документа продажи по согласованию сторон, она сразу влияет на учёт и НДС. При физическом возврате товара обычно используют цепочку «заявка → возврат».