Как в 1С сделать возврат наличных покупателю

Возврат наличных — одна из самых частых кассовых операций в рознице, и ошибки в ней приводят к расхождениям в кассе, проблемам с ОФД и налоговыми вопросами. В конфигурациях 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) возврат оформляется отдельным документом, который уменьшает выручку, возвращает товар на склад и формирует чек с признаком «возврат прихода».

Ключевой принцип: возврат всегда делается на основании документа продажи. Это гарантирует, что возвращается та же позиция, по той же цене и с тем же НДС. Создавать возврат «с нуля» без ссылки на чек или реализацию стоит только в исключительных случаях — например, когда продажа прошла в другой программе до перехода на 1С.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки условий возврата до контроля кассовой смены и типичных ошибок кассиров и бухгалтеров.

Проверьте условия, при которых возврат оформляется корректно

Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что исходная продажа есть в базе. Найдите чек ККМ по номеру, дате или штрихкоду на чеке покупателя. Если продажа прошла в другой торговой точке или в другой программе, потребуется ввод возврата без основания — и это нужно согласовать с бухгалтерией, потому что такой документ не закроет автоматически ни выручку, ни остатки.

Уточните, в тот же день происходит возврат или позже. В 1С:Розница возврат в день продажи (до закрытия кассовой смены) оформляется проще — кассир делает его прямо из формы оплаты или по кнопке возврата в РМК. Возврат на следующий день и позже требует отдельного документа «Возврат товаров от покупателя» и, как правило, заявления от покупателя.

Проверьте состояние товара и комплектность: программа позволит вернуть любую позицию, но ответственность за то, что принят исправный и некомплектный товар, лежит на кассире. Возврат маркированного товара дополнительно требует сканирования кода маркировки, чтобы данные ушли в «Честный знак».

Оформите возврат в день продажи в 1С:Розница

Если покупатель вернулся в тот же день и кассовая смена ещё открыта, возврат выполняется прямо в рабочем месте кассира (РМК). Нажмите кнопку «Возврат» (в типовом интерфейсе она доступна в нижней панели или через меню операций), затем найдите исходный чек — по номеру, штрихкоду с чека или через журнал чеков текущей смены.

Программа подставит товары из чека продажи. Удалите лишние позиции, если возвращается часть покупки, и проверьте количество. Для маркированных товаров отсканируйте код маркировки с возвращаемой упаковки — без этого чек не пробьётся или уйдёт в ОФД с ошибкой.

Нажмите «Оплата» и выберите форму возврата «Наличные». Система сформирует чек с признаком расчёта «возврат прихода», выдаст покупателю деньги из денежного ящика и уменьшит наличную выручку смены. Документ при этом называется «Возврат товаров от покупателя» и создаётся автоматически со ссылкой на чек продажи.

1. 1
   Откройте РМК и нажмите «Возврат»
2. 2
   Найдите чек продажи по номеру или штрихкоду
3. 3
   Оставьте только возвращаемые позиции и проверьте количество
4. 4
   Отсканируйте код маркировки, если товар маркированный
5. 5
   Нажмите «Оплата» и выберите «Наличные»
6. 6
   Выдайте деньги и чек покупателю, проверьте, что чек ушёл в ОФД

Оформите возврат на следующий день или позже

Если кассовая смена продажи уже закрыта, возврат делается отдельным документом. В 1С:Розница перейдите в раздел «Продажи» → «Возвраты товаров от покупателей» и создайте новый документ по кнопке «Создать на основании» → выберите чек ККМ или отчёт о розничных продажах. В Управлении торговлей путь аналогичен: «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов», основание — документ «Реализация товаров и услуг».

Заполните табличную часть товарами из продажи, укажите склад возврата. Обратите внимание на поле «Способ возврата денежных средств» — выберите «Наличные». Если покупатель оплачивал картой, а возврат просят наличными, это отдельная ситуация: по правилам большинства эквайринговых договоров возврат должен идти тем же способом, что и оплата, иначе возможны претензии банка и риск мошенничества.

После проведения документа пробейте чек возврата на кассе. В Рознице это делается кнопкой «Пробить чек» прямо из документа. Деньги выдаются покупателю из кассы, а в учёте формируется расходный кассовый ордер или эквивалентная проводка — в зависимости от настроек конфигурации.

Проверьте движения документа и состояние кассы

После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки и движения»). Корректный возврат должен: уменьшить выручку (сторно по счёту 90), вернуть товар на счёт 41 по складу возврата, скорректировать НДС и отразить расход наличных по счёту 50. Если какого-то движения нет — проверьте заполнение склада, организации и вида цен в документе.

Сверьте остаток наличных в кассе ККМ с фактическим. В Рознице это видно в форме кассовой смены, в УТ — в отчёте «Кассовая книга» или оборотке по счёту 50.01 с отбором по кассе. Расхождение сразу после возврата почти всегда означает, что чек пробит, а деньги не выданы (или наоборот), либо возврат оформлен дважды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек в ОФД

Норма

Чек с признаком «возврат прихода» отображается в личном кабинете ОФД

Тревожный признак

Чека нет или признак расчёта «приход» — обращайтесь к настройкам ККТ

Остаток товара

Норма

Товар появился на складе возврата в количестве из документа

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён или указан другой склад

Наличные в кассе

Норма

Сумма наличных в смене уменьшилась на сумму возврата

Тревожный признак

Сумма не совпадает — ищите дубль документа или невыданные деньги

Учтите особые сценарии: частичный возврат, маркировка, ЕГАИС

Частичный возврат

Если покупатель возвращает часть позиций из чека, создайте возврат на основании продажи и удалите лишние строки до проведения. Не редактируйте количество «в обратную сторону» вручную без основания — цена и скидки должны соответствовать исходному чеку, иначе покупателю вернут больше или меньше, чем он платил.

Маркированный товар

При возврате обуви, одежды, духов и других маркированных товаров код маркировки обязателен в чеке возврата. Если код не читается (повреждён, отсутствует), оформляйте возврат по правилам для немаркированного товара с последующим выводом из оборота через «Честный знак» — порядок зависит от товарной группы, уточняйте его у ответственного за маркировку.

Алкоголь и ЕГАИС

Возврат алкоголя требует фиксации в ЕГАИС через УТМ. В 1С после проведения возврата формируется соответствующий документ ЕГАИС — убедитесь, что он отправлен и подтверждён, иначе остатки в ЕГАИС разойдутся с учётными.

Избегайте типичных ошибок при возврате наличных

Самая распространённая ошибка — оформление возврата обычным расходным кассовым ордером без документа возврата товара. Деньги из кассы уйдут, но выручка не уменьшится, товар не вернётся на склад, а в ОФД не будет чека возврата — это прямое нарушение правил применения ККТ.

Вторая частая проблема — возврат не на ту кассу или организацию. В магазинах с несколькими кассами и юрлицами проверяйте, что в документе указаны та же организация и касса ККМ, что и в продаже, иначе чек может не пробиться, а остатки разойдутся.

Настройте права и закрепите порядок для кассиров

Ограничьте право оформлять возвраты без основания: в типовых конфигурациях это делается через профили групп доступа (роль «Добавление изменение возвратов товаров от покупателей» и отдельные настройки РМК). Возврат по чеку может делать кассир, возврат без основания — только старший кассир или администратор.

Включите контроль остатков при возврате, если товар возвращается на склад продажи, и настройте автоматическое создание РКО или отражение в кассе ККМ — в зависимости от того, как ведётся кассовый учёт в вашей конфигурации. Проверьте на тестовой базе полный цикл: продажа → возврат → закрытие смены → сверка с ОФД.

Частые вопросы о возврате наличных в 1С

Можно ли оформить возврат, если покупатель потерял чек?

Да, если продажа находится в базе по дате, сумме или товару — создайте возврат на основании найденного чека ККМ. Если продажа в базе отсутствует, возврат оформляется без основания по заявлению покупателя, но такую операцию должен согласовать руководитель, потому что она не закрывает автоматически выручку и остатки.

Чем возврат в день продажи отличается от возврата на следующий день?

В день продажи, пока смена открыта, возврат делается прямо из РМК по исходному чеку и сразу уменьшает наличную выручку смены. После закрытия смены требуется отдельный документ «Возврат товаров от покупателя», заявление покупателя и отдельный чек возврата на кассе.

Покупатель платил картой, а просит вернуть наличными — как быть?

По условиям большинства договоров эквайринга возврат должен выполняться тем же способом, что и оплата: на карту через операцию возврата по терминалу. Возврат наличными при безналичной оплате создаёт риск двойного возмещения и претензий банка, поэтому допустим только в исключительных случаях по решению руководства.

Чек возврата пробит, а в ОФД его нет — что делать?

Проверьте связь кассы с интернетом и очередь неотправленных документов в настройках ККТ — чеки хранятся в фискальном накопителе и отправляются при восстановлении связи. Если чек не уходит длительное время, проверьте срок действия ФН и корректность настроек ОФД, при необходимости привлеките специалиста по обслуживанию кассы.

Как вернуть только часть товаров из чека?

Создайте возврат на основании чека продажи — программа подставит все позиции. Удалите строки, которые покупатель оставляет себе, и проверьте количество и цены в оставшихся: они должны совпадать с исходным чеком, включая скидки. Затем проведите документ и пробейте чек возврата на итоговую сумму.

Нужно ли сканировать маркировку при возврате?

Да, для маркированных товаров код маркировки обязателен в чеке возврата — без него чек не будет корректно передан в «Честный знак». Если код на товаре повреждён или не читается, порядок возврата зависит от товарной группы: обычно товар принимается с последующим оформлением вывода из оборота в системе маркировки.