Как в 1С сделать учет по складам

Учет по складам в 1С позволяет видеть, на каком складе физически лежит товар, контролировать перемещения между точками хранения и корректно считать себестоимость, если она различается по складам. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия») механизм реализован по-разному, но логика везде одна: справочник складов, включение учета по складам, оформление складских документов и контроль остатков отчетами.

Прежде чем включать настройки, определитесь с моделью учета. Если у компании один склад и нет необходимости делить остатки, многие конфигурации позволяют вообще не вести складской учет — тогда склад в документах не заполняется. Если складов несколько, учет по складам становится обязательным: без него программа не сможет показать, где находится конкретный товар, а перемещения между точками останутся «невидимыми» для отчетов.

Материал ориентирован на типовые конфигурации на управляемых формах. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но общая последовательность действий сохраняется.

Что нужно определить до настройки

Начните не с программы, а со структуры хранения. Выпишите все физические места хранения: основной склад, магазин, склад брака, транзитный склад, виртуальный склад поставщика. Каждое место, остатки по которому нужно видеть отдельно, станет элементом справочника «Склады». Не создавайте склад «на всякий случай» — лишние склады усложняют документы и отчеты.

Далее решите, какая схема документооборота нужна на каждом складе. В типовых конфигурациях есть два подхода: финансовая схема, когда товар приходуется и списывается сразу товарными документами («Поступление товаров», «Реализация товаров»), и ордерная схема, когда фактическое движение оформляется отдельно складскими ордерами («Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары»). Ордерная схема нужна там, где кладовщик работает независимо от менеджера и физическое движение товара должно подтверждаться отдельным документом.

Третий вопрос — нужна ли детализация глубже склада: ячейки, зоны хранения, статусы запасов. Это уже адресное хранение и WMS-подобные механизмы, которые включаются отдельно и требуют серьезной подготовки справочников. Для большинства небольших компаний достаточно учета по складам без ячеек.

Маршрут решения

Как выбрать схему учета

Один склад, один сотрудник оформляет и приход, и отгрузкуДостаточно финансовой схемы без ордеров — проще и быстрее

Кладовщик и менеджер — разные люди, факт отгрузки должен подтверждать складВключите ордерную схему для этого склада

Нужно видеть остатки по ячейкам и зонам храненияНастраивайте адресное хранение, это отдельный этап после базового учета по складам

Включение учета по складам в настройках

В конфигурациях семейства «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Установите флаг «Склады и магазины», а при необходимости — «Несколько складов». После этого в документах появится обязательное поле «Склад», а в разделе «НСИ» станет доступен справочник «Склады и магазины».

В «1С:Бухгалтерии предприятия» учет по складам включается иначе: в справочнике «Склады» создаются элементы, а в настройках плана счетов (раздел «Администрирование» → «Параметры учета») для счетов учета товаров и материалов включается субконто «Склады». Без этого бухгалтерские отчеты не смогут показать остатки в разрезе складов, даже если склады созданы.

Обратите внимание: если учет уже ведется и в базе есть остатки, включение учета по складам потребует ввести начальные остатки по каждому складу отдельно. Это делается документами ввода остатков или оприходованиями на дату начала учета. Пропуск этого шага приведет к тому, что суммарные остатки не сойдутся с данными до включения настройки.

Создание складов в справочнике

Откройте справочник «Склады и магазины» (в Бухгалтерии — просто «Склады») и создайте элемент для каждого места хранения. Заполните наименование так, чтобы его однозначно понимали все сотрудники: «Основной склад», «Магазин на Ленина», «Склад брака». Название попадет в документы и печатные формы.

Для каждого склада укажите тип. В типовых конфигурациях различают оптовый склад, розничный магазин (с учетом по продажным ценам или без) и неавтоматизированную торговую точку. Тип влияет на доступные документы и способ учета: например, для розничного магазина с суммовым учетом аналитика по номенклатуре ведется иначе, и перенастроить это потом сложнее, чем задать правильно сразу.

Если компания состоит из нескольких организаций, проверьте привязку склада к организации. В ряде конфигураций склад может быть общим, а в других — закреплен за конкретной организацией. Ошибка здесь приведет к тому, что документы одной организации не увидят склад другой.

Настройка ордерной схемы

Ордерная схема включается в карточке склада: установите флаги использования ордеров при поступлении, отгрузке и перемещении. После этого товарные документы по этому складу перестают сами двигать остатки «на полке» — они формируют распоряжения, а физическое движение подтверждается ордерами, которые создает кладовщик.

Типовой рабочий цикл выглядит так: менеджер оформляет «Поступление товаров и услуг», кладовщик на его основании создает «Приходный ордер на товары» и отмечает фактически принятое количество. Если при приемке обнаружилась недостача, расхождение фиксируется в ордере, а не молчаливой правкой документа поступления — это ключевое преимущество схемы.

Контролируйте связку документов отчетом по расхождениям между распоряжениями и ордерами. Если менеджер провел реализацию, а кладовщик не оформил расходный ордер, в отчетах появится «зависший» товар к отгрузке. Регулярная сверка этих данных — обязательная процедура при ордерной схеме.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы
2. 2
   Откройте карточку склада и установите флаги ордерной схемы для нужных операций
3. 3
   Назначьте ответственных: кто создает распоряжения, кто — ордера
4. 4
   Оформите тестовое поступление и приходный ордер, проверьте движение остатков
5. 5
   Введите регламент сверки распоряжений и ордеров — например, ежедневно в конце смены

Оформление складских операций

Все движения товара между складами оформляйте документом «Перемещение товаров», а не оприходованием на одном складе и списанием на другом. Перемещение корректно уменьшает остаток склада-отправителя и увеличивает остаток склада-получателя одной операцией; связка «списание + оприходование» искажает обороты и мешает анализу себестоимости.

Поступление товара оформляйте с указанием конкретного склада-получателя. Если товар пришел на неправильный склад в документе, не исправляйте это списанием — проведите перемещение, чтобы в истории остался след фактической ошибки приемки.

Для инвентаризации на конкретном складе используйте документы «Пересчет товаров» (в УТ/КА) или «Инвентаризация товаров на складе» (в Бухгалтерии). Документ формируется по остаткам выбранного склада, фиксирует фактические количества и автоматически создает оприходования излишков и списания недостач. Перед инвентаризацией остановите проведение складских документов по этому складу, иначе остатки «уплывут» в процессе пересчета.

Контроль остатков и проверка результата

Основной инструмент контроля — отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ/КА — «Ведомость по товарам на складах», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41/10 с группировкой по складам). Сформируйте его без отбора по складу: каждый склад должен показать свои остатки, а итог — совпасть с общим количеством товара в компании.

Проверьте отрицательные остатки. Минус по складу означает, что отгрузка проведена раньше поступления или товар отгружен не с того склада. В типовых конфигурациях можно включить контроль отрицательных остатков, который блокирует проведение таких документов, — для ордерных складов это почти обязательная настройка.

Дополнительно сверьте данные с бухгалтерией: количественные остатки складского учета должны сходиться с сальдо счетов учета товаров в разрезе складов. Расхождение указывает на документы, проведенные только в одном контуре, или на разную дату ввода остатков.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет по остаткам в разрезе складов

Норма

Каждый склад показывает свои остатки, итог совпадает с общим остатком

Тревожный признак

Весь товар висит на одном складе или есть остатки без склада

Отрицательные остатки

Норма

Минусов нет или они объяснимы и быстро закрываются

Тревожный признак

Стойкие минусы по конкретным позициям — отгрузка опережает поступление

Связка распоряжение — ордер

Норма

Каждому товарному документу соответствует ордер

Тревожный признак

Есть распоряжения без ордеров — товар числится к отгрузке или приемке

Сверка с бухгалтерией

Норма

Количество по складскому отчету равно сальдо счетов по складам

Тревожный признак

Расхождения — документы проведены не во всех контурах

Ограничения и частые вопросы

Учет по складам решает задачу «где лежит товар», но не решает задачи «какая партия и по какой цене» — для этого нужны серии, партии и настройки расчета себестоимости. Также базовый учет по складам не показывает остатки в разрезе ячеек: если требуется адресное хранение, это отдельный проект с внедрением справочника ячеек и изменением бизнес-процессов приемки и отбора.

FAQ

Можно ли вести учет по складам в 1С:Бухгалтерии без Торговли?

Да. В «1С:Бухгалтерии» создается справочник «Склады», для счетов учета товаров и материалов включается субконто «Склады», после чего все документы требуют указания склада, а оборотно-сальдовая ведомость показывает остатки в разрезе складов. Ордерной схемы и адресного хранения в Бухгалтерии нет — для них нужны торговые конфигурации.

Что делать, если учет уже велся без складов, а теперь нужно разделить остатки?

Определите дату перехода, проведите фактическую инвентаризацию по каждому месту хранения и введите остатки документами оприходования или ввода начальных остатков по каждому складу отдельно. Старые документы без склада трогать не нужно — важна корректность остатков на дату перехода.

Обязательно ли включать ордерную схему для всех складов?

Нет. Ордерная схема включается индивидуально в карточке каждого склада. Практичный вариант — включить ее только для крупного оптового склада с отдельными кладовщиками, а магазин или небольшой склад оставить на финансовой схеме, где товарные документы сразу двигают остатки.

Почему в отчете появились отрицательные остатки по складу?

Чаще всего отгрузка проведена раньше поступления по времени или товар списан не с того склада. Найдите позицию с минусом, постройте по ней карточку движений и посмотрите хронологию документов. Чтобы проблема не повторялась, включите контроль отрицательных остатков при проведении документов.

Как оформить передачу товара из магазина на склад?

Документом «Перемещение товаров»: укажите склад-отправитель (магазин), склад-получатель и перечень товаров. Не используйте для этого списание и оприходование — перемещение сохраняет корректные обороты и себестоимость, а также позволяет при ордерной схеме подтвердить фактическую отгрузку и приемку отдельными ордерами.

Можно ли ограничить кладовщику доступ только к его складу?

Да, в типовых конфигурациях настраиваются права доступа и, при необходимости, ограничение на уровне записей по складам или группам доступа. Кладовщик будет видеть и изменять документы только своего склада. Настройку прав лучше выполнять совместно с администратором 1С, так как ошибки в RLS могут заблокировать работу пользователей.