Торговля и Склад · 11 мин
Как в 1С сделать списание со склада
Как оформить списание товара со склада в 1С:Торговля, УТ и ERP. Документ «Списание товаров», инвентаризация, проводки, проверка остатков и типичные ошибки.
Списание со склада в 1С — это документальное оформление выбытия товаров, которые больше не могут быть проданы или использованы: порча, бой, истечение срока годности, недостача, передача на собственные нужды. Во всех типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Розница) для этого служит документ «Списание товаров» или «Списание недостач товаров».
Ключевой принцип: списание всегда должно иметь причину и, как правило, опираться на факт — результат инвентаризации, акт о порче, служебную записку. Просто «убрать лишний товар» из учёта без основания нельзя: это исказит складской и бухгалтерский учёт и создаст проблемы при проверках.
Перед списанием убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение складских документов, а склад, с которого списывается товар, существует в справочнике и по нему ведётся количественный учёт. Если остатков по учёту меньше, чем вы пытаетесь списать, программа либо не проведёт документ, либо уйдёт в отрицательные остатки — в зависимости от настроек контроля.
Когда требуется списание и какой документ выбрать
Списание применяется в нескольких типовых ситуациях: порча и бой товара, истечение срока годности, выявленная инвентаризацией недостача, использование материалов на собственные нужды (например, канцелярия для офиса), передача образцов, утилизация. Для каждой ситуации важно правильно указать причину, потому что от неё зависят бухгалтерские проводки и налоговые последствия.
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP основной документ называется «Списание недостач товаров» и находится в разделе «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации». В 1С:Рознице и старых версиях УТ 10 это «Списание товаров» в разделе «Склад». В 1С:Бухгалтерии для списания материалов используют «Требование-накладная», а для товаров — «Списание товаров» в разделе «Склад».
Какой документ использовать
Для недостачи, порчи, боя, истечения срока годности. Работает на ордерном и неордерном складе, связан с инвентаризацией.
Универсальное списание в простых конфигурациях. Подходит для разового списания без инвентаризации.
Передача материалов в производство или на хозяйственные нужды. Не подходит для списания недостачи.
Использование товаров на собственные нужды предприятия без продажи. Корректнее, чем списание, если товар не испорчен.
Подготовка: что проверить перед списанием
Сначала выясните фактическую причину и зафиксируйте её. Если списываете недостачу — должна быть проведена инвентаризация с оформленным документом «Пересчет товаров». Если порчу — желателен акт о порче с указанием номенклатуры и количества. Эти документы станут основанием и защитят учёт при внутренних и внешних проверках.
Проверьте текущие остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Убедитесь, что списываемое количество не превышает учётный остаток на конкретном складе. Если в настройках включён контроль остатков, программа не даст провести списание «в минус», но если контроль отключён — отрицательный остаток создаст ошибки в себестоимости и последующих документах.
Также уточните тип склада. На ордерном складе списание может потребовать оформления расходного ордера, иначе товар уйдёт из учётных остатков, но зависнет «к отгрузке» в ордерной схеме. Это одна из самых частых причин расхождения учётных и складских остатков.
Списание на основании инвентаризации
Это самый корректный способ списания недостачи. Последовательность такая: создайте «Приказ на проведение инвентаризации», затем «Пересчет товаров», где зафиксируйте фактические остатки. Программа автоматически рассчитает расхождения между учётным и фактическим количеством.
Далее на основании пересчёта создайте документ «Списание недостач товаров» кнопкой «Создать на основании». Табличная часть заполнится автоматически только теми позициями, по которым выявлена недостача, с нужными количествами. Излишки при этом оформляются отдельным документом «Оприходование излишков товаров».
Проверьте заполнение полей: склад должен соответствовать складу инвентаризации, а в поле «Статья расходов» или «Причина» укажите аналитику списания — например, «Недостача по результатам инвентаризации» с отнесением на виновное лицо или на финансовый результат. После проверки проведите документ.
- 1Создайте приказ на проведение инвентаризации и пересчёт товаров, внесите фактические остатки.
- 2Убедитесь, что расхождения рассчитаны корректно: недостача видна в пересчёте.
- 3На основании пересчёта создайте «Списание недостач товаров».
- 4Проверьте склад, номенклатуру, количество и статью расходов.
- 5Проведите документ и сверьте остатки отчётом по складу.
Ручное списание без инвентаризации
Если нужно списать испорченный товар разово, без полной инвентаризации, создайте документ списания вручную: раздел «Склад и доставка» → «Списания, инвентаризации» → «Списание недостач товаров» → кнопка «Создать». В шапке укажите склад и организацию.
В табличной части добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или через подбор. Укажите фактическое количество испорченного товара. Обязательно заполните причину списания: в УТ 11 это реквизит «Статья расходов» с аналитикой, от него зависит, на какой счёт и с какой аналитикой уйдёт стоимость списанного товара в регламентированном учёте.
Если по номенклатуре ведётся учёт по характеристикам, сериям или срокам годности, заполните эти поля — иначе программа спишет не ту партию или не даст провести документ. После проведения откройте движения документа (кнопка «Движения документа» или Ctrl+Shift+O в некоторых конфигурациях) и убедитесь, что сформированы записи по регистрам товаров и, при включённом регл. учёте, проводки.
Списание на собственные нужды
Когда товар не испорчен, а используется внутри компании (офисные принадлежности, расходные материалы), корректнее применять документ «Внутреннее потребление» вместо списания. Он формирует те же движения по складу, но в управленческом и регламентированном учёте отражает операцию как потребление, а не как потерю, что важно для анализа и налогового учёта.
Проводки и налоговые последствия
При проведении списания в конфигурациях с регламентированным учётом формируется проводка по кредиту счёта 41 «Товары» (или 10 «Материалы») в дебет счёта, определяемого статьёй расходов: 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» для недостачи, 91.02 для потерь сверх норм, 44 или 26 — при списании на расходы. Точная корреспонденция зависит от настройки статьи расходов и учётной политики.
Учтите налоговый аспект: НДС по списанным товарам в ряде случаев подлежит восстановлению, а стоимость недостачи сверх норм естественной убыли не всегда принимается в расходы по налогу на прибыль. Эти вопросы выходят за рамки складского документа — согласуйте порядок с бухгалтером до массового списания.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» по нужному складу: остаток списанной позиции должен уменьшиться ровно на списанное количество. Дополнительно проверьте отчёт «Товары к отгрузке» на ордерном складе — там не должно остаться зависших строк по списанному товару.
Если ведётся партионный учёт и расчёт себестоимости выполняется регламентным заданием (в ERP — через закрытие месяца), стоимостная оценка списания появится только после расчёта себестоимости. До этого момента в движениях может быть только количество — это нормально.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на списанное количество, отрицательных остатков нет
Остаток не изменился (документ не проведён) или ушёл в минус
Нет зависших строк «к отгрузке» по списанному товару
Товар числится к оформлению — нужен расходный ордер или перепроведение
Сформирована корреспонденция Дт счёта расходов/недостач — Кт 41
Проводок нет или счёт расходов не соответствует причине списания
Списанный товар не числился в резерве
Появились отрицательные резервы — снимите резерв и перепроведите списание
Частые вопросы
Почему документ списания не проводится?
Чаще всего причина в контроле остатков: списываемого количества нет на выбранном складе с учётом характеристик, серий и резервов. Проверьте остатки отчётом, снимите резерв под заказы и убедитесь, что указан правильный склад. Вторая частая причина — незаполненные обязательные поля: статья расходов, серия или организация.
Можно ли списать товар задним числом?
Технически да, если период не закрыт и у вас есть права. Но списание задним числом меняет остатки на дату документа и может нарушить последовательность проведения последующих документов и расчёт себестоимости. После такого списания перепроведите складские документы за период и повторите закрытие месяца.
Чем списание отличается от перемещения и оприходования?
Списание уменьшает остатки безвозвратно — товар выбывает из учёта. Перемещение только переносит товар между складами, общий остаток не меняется. Оприходование — обратная списанию операция: вводит в учёт излишки, выявленные при инвентаризации.
Как списать товар с истёкшим сроком годности?
Если ведётся учёт по сериям со сроками годности, используйте отчёт по остаткам с отбором по истёкшим сериям, затем создайте списание с указанием этих серий. Статью расходов выберите с причиной «истечение срока годности» — это важно для налогового учёта и возможного восстановления НДС.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании?
Зависит от причины. При недостаче сверх норм естественной убыли и хищении налоговые органы обычно требуют восстановления НДС; при порче в пределах норм и документально подтверждённых причинах — позиция спорная. Это вопрос налогового учёта, а не складского документа: решение должен принимать бухгалтер с учётом текущей практики.
Как отменить ошибочно проведённое списание?
Если документ ещё не попал в закрытый период, распроведите его или пометьте на удаление — остатки восстановятся автоматически. Если период закрыт, оформите корректирующее оприходование или новый документ текущей датой. После любой отмены сверьте остатки отчётом и при необходимости пересчитайте себестоимость.
Что важно запомнить
Списание со склада оформляется документом «Списание недостач товаров» (или «Списание товаров»), оптимально — на основании инвентаризации. Обязательно укажите склад, количество, серии при их наличии и статью расходов, от которой зависят проводки. После проведения сверьте остатки отчётом, проверьте ордерную схему и резервы. Крупные списания и вопросы НДС согласовывайте с бухгалтерией заранее.