Как в 1С сделать розничные продажи

Розничные продажи в 1С оформляются двумя основными документами: «Чек ККМ» — для каждой продажи в течение смены, и «Отчет о розничных продажах» — для итогового списания товара и закрытия кассовой смены. Схема работает одинаково в «1С:Розница», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация», отличается только расположение разделов в меню.

Перед первой продажей необходимо выполнить разовую настройку: включить функциональность розничной торговли, создать розничный склад, настроить кассу ККМ и подключить фискальный регистратор. Если пропустить эти шаги, документы либо не будут доступны, либо чеки не уйдут на фискализацию.

Ниже разобран полный цикл: от начальной настройки до закрытия смены и сверки выручки, а также типовые ошибки, из-за которых расходятся остатки и не пробиваются чеки.

Начальная настройка: что включить перед первой продажей

Откройте настройки учета: в «1С:Розница» это раздел «Администрирование» → «Настройка параметров учета», в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи». Установите флажки «Розничные продажи» и «Чеки ККМ». Если торгуете алкоголем или маркированным товаром, дополнительно включите «Вести учет маркируемой продукции» и соответствующие товарные группы.

Создайте склад с типом «Розничный магазин» (в УТ — «Розничный»): раздел «НСИ» → «Склады и магазины» → «Создать». Укажите тип цен для розницы и организацию. Именно с этого склада программа будет списывать товар при проведении чеков.

Затем создайте кассу ККМ: «НСИ» → «Кассы ККМ» → «Создать». Привяжите кассу к розничному складу и организации, укажите, что это фискальный регистратор, и выберите подключенное оборудование. Без привязки кассы к складу чек не проведется — программа не поймет, откуда списывать товар.

Подключение фискального регистратора

Перейдите в «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» и установите драйвер ККТ — обычно это драйвер «АТОЛ» или «Штрих-М», поставляемый производителем. В списке подключаемого оборудования добавьте новый экземпляр, выберите тип «ККТ с передачей данных», драйвер и нажмите «Настроить»: укажите порт (COM или USB) и проверьте связь кнопкой «Тест устройства».

Успешный тест означает, что 1С видит кассу и может отправлять на нее чеки. Если тест не проходит, проверьте, не занят ли порт другой программой (например, драйвером ККТ в режиме службы), и совпадает ли версия драйвера с требованиями конфигурации.

Как оформить продажу: чек ККМ

Откройте раздел «Продажи» → «Чеки ККМ» и создайте новый документ. Укажите кассу ККМ — склад и организация подставятся автоматически. Добавьте товары в табличную часть вручную, по штрихкоду через сканер или по коду. Программа подтянет цену из установленного на складе типа цен и рассчитает скидки, если они настроены.

Выберите форму оплаты: наличные, платежная карта или смешанная оплата. Для оплаты картой должна быть настроена эквайринговая операция — укажите эквайринговый терминал в чеке, иначе сумма по карте не попадет в сверку с банком. После заполнения нажмите «Пробить чек»: документ проведется, чек уйдет на фискализацию, а данные — в ОФД.

Признак корректной продажи: чек в статусе «Пробит», в фискальном регистраторе напечатан чек, а в отчете «Движения товара» по складу видно резервирование или списание (в зависимости от настроек). До закрытия смены товар числится в оперативном учете кассы.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Чеки ККМ» → «Создать»
2. 2
   Выберите кассу ККМ — склад и организация заполнятся автоматически
3. 3
   Добавьте товары сканером или подбором, проверьте цены и скидки
4. 4
   Укажите форму оплаты: наличные, карта или смешанная
5. 5
   Нажмите «Пробить чек» и убедитесь, что чек фискализирован
6. 6
   Для возврата создайте «Чек ККМ на возврат» на основании чека продажи

Возврат товара от розничного покупателя

Возврат оформляется документом «Чек ККМ на возврат». Самый надежный способ — создать его на основании исходного чека: откройте чек продажи и нажмите «Создать на основании» → «Чек ККМ на возврат». Тогда товар, цены и ставки НДС подставятся автоматически, а в фискальном чеке корректно укажется признак расчета «Возврат прихода».

Если возврат делается без исходного чека (покупатель потерял его), создайте документ вручную и заполните табличную часть. Учтите: по требованиям кассовой дисциплины возврат в день покупки и возврат в другой день оформляются по-разному, и фискальный регистратор сам определяет корректный признак по дате исходного расчета.

Закрытие смены и отчет о розничных продажах

В конце рабочего дня выполните закрытие кассовой смены: в списке чеков нажмите «Закрыть смену» или создайте документ «Отчет о розничных продажах» — программа предложит закрыть смену автоматически. На фискальном регистраторе печатается Z-отчет, а счетчики смены обнуляются.

Документ «Отчет о розничных продажах» собирает все пробитые за смену чеки и списывает проданный товар с розничного склада одним проведением. Проверьте перед проведением: сумма документа должна совпадать с итогом Z-отчета, а количество позиций — с количеством пробитых чеков. Непробитые или отмененные чеки в отчет не попадают.

После проведения отчета сформируйте отчет «Остатки товаров» по розничному складу и сравните с фактическим наличием при инвентаризации. Расхождения чаще всего возникают из-за непроведенных чеков, ручного изменения цен в чеке или продажи товара, которого не было на остатках (продажа «в минус»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус чека ККМ

Норма

Чек пробит, данные переданы в ОФД

Тревожный признак

Чек в статусе «Отложенный» или «Аннулированный» — товар не спишется

Сумма отчета о розничных продажах

Норма

Совпадает с итогом Z-отчета и выручкой по эквайрингу

Тревожный признак

Расхождение с Z-отчетом — есть непроведенные или удаленные чеки

Остатки по складу

Норма

Остатки неотрицательные, товар списан после проведения отчета

Тревожный признак

Отрицательные остатки — продажа без оприходования товара

Особые случаи: ЕГАИС, маркировка, подарочные сертификаты

Алкоголь и ЕГАИС

При продаже алкоголя сканируйте акцизную марку каждой бутылки — 1С передаст данные в УТМ ЕГАИС автоматически при пробитии чека. Если УТМ недоступен, чек по алкоголю пробить нельзя: проверьте, что служба УТМ запущена и ключи не истекли.

Маркированный товар

Для обуви, одежды, табака и других маркированных групп сканируйте код Data Matrix. Программа проверит код по базе «Честного знака» и выведет код из оборота при пробитии чека. Продажа без сканирования кода нарушает требования маркировки, даже если чек фискализирован.

Подарочные сертификаты

Продажа сертификата оформляется отдельной строкой в чеке с видом номенклатуры «Подарочный сертификат», а оплата сертификатом — как отдельная форма оплаты. Включите функциональность сертификатов в настройках раздела «Продажи», иначе соответствующие поля в чеке будут недоступны.

Частые вопросы

Чем отличается чек ККМ от отчета о розничных продажах?

Чек ККМ фиксирует каждую отдельную продажу и фискализируется на кассе. Отчет о розничных продажах — итоговый документ смены: он собирает все чеки и списывает товар со склада в бухгалтерском и складском учете. Без отчета остатки по складу не уменьшатся.

Можно ли оформлять розничные продажи без фискального регистратора?

Да, если организация освобождена от применения ККТ (например, отдельные виды деятельности на ПСН или торговля в отдаленных местностях). В настройках кассы ККМ укажите автономный режим — чеки будут регистрироваться только в учете 1С.

Почему чек не пробивается с ошибкой по оборудованию?

Чаще всего причины: не запущен драйвер ККТ, порт занят другой программой, закончилась кассовая лента, истек срок фискального накопителя или смена на кассе открыта дольше 24 часов. Проверьте связь через «Тест устройства» в настройках оборудования.

Как исправить ошибочно пробитый чек?

Пробитый чек удалять нельзя — данные уже ушли в фискальный накопитель и ОФД. Оформите «Чек ККМ на возврат» на основании ошибочного чека, затем при необходимости создайте корректный чек продажи заново.

Что делать, если выручка в 1С не совпадает с Z-отчетом?

Проверьте наличие непроведенных, отложенных или отмененных чеков за смену, а также чеки, пробитые на другой кассе ККМ. Сверьте суммы по формам оплаты отдельно: наличные и эквайринг. Расхождение по эквайрингу обычно означает, что часть операций проведена на терминале без отражения в 1С.

Как продавать в 1С, если интернет пропал?

Фискальный регистратор работает автономно: чеки пробиваются и накапливаются, а в ОФД уйдут после восстановления связи. Главное — не превышать срок передачи данных (обычно 30 дней), иначе накопитель заблокируется. Продажи по ЕГАИС и маркировке без связи могут быть недоступны.