Как в 1С 8.3 сделать прайс-лист: подробная инструкция

Прайс-лист в 1С 8.3 формируется стандартными средствами типовых конфигураций — «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация», «ERP» и «Управление нашей фирмой». Отдельного программирования для этого не требуется: достаточно правильно установить цены номенклатуры и настроить форму прайс-листа под нужные колонки, отборы и оформление.

Основная логика проста: сначала в системе фиксируются цены документом «Установка цен номенклатуры», затем обработка «Прайс-лист» собирает товары, остатки и цены в готовую таблицу, которую можно распечатать или сохранить в Excel. Если цены в базе не установлены или установлены на неверную дату, прайс-лист получится пустым или с нулевыми значениями — это самая частая причина вопросов.

Ниже разобран полный цикл: от проверки видов цен до выгрузки готового документа для клиентов, а также типичные ошибки и способы вывести дополнительные данные — остатки, картинки, характеристики.

Проверка предварительных условий перед формированием прайс-листа

Перед тем как открывать форму прайс-листа, убедитесь, что в базе выполнены базовые настройки. Во-первых, должен быть создан хотя бы один вид цен — справочник «Виды цен» в разделе «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» (в УТ 11) или «НСИ и администрирование». Вид цены определяет валюту, признак «цена включает НДС» и способ расчёта — вручную, от базового вида цен с наценкой или по формуле.

Во-вторых, цены должны быть фактически установлены. Вид цены сам по себе не содержит значений — значения фиксирует документ «Установка цен номенклатуры». Если документа нет или он проведён на дату позже той, на которую строится прайс, колонка с ценами будет пустой.

В-третьих, проверьте права пользователя. Для работы с прайс-листом нужны права на чтение номенклатуры и цен, а для установки цен — права на создание и проведение соответствующего документа. В типовых конфигурациях это роли менеджера по продажам или старшего менеджера.

Контрольные точки

Как проверить готовность базы

Вид цен создан и заполнен

Норма

В карточке вида цены указана валюта и способ задания

Тревожный признак

Вида цен нет в списке или не заполнена валюта

Цены установлены документом

Норма

В журнале «Установка цен номенклатуры» есть проведённый документ на актуальную дату

Тревожный признак

Журнал пуст или документы помечены на удаление

Номенклатура заполнена

Норма

У товаров заполнены наименование, единица измерения, ставка НДС

Тревожный признак

Товары без единиц измерения — в прайсе будут пустые колонки

Установка цен номенклатуры — основа прайс-листа

Откройте раздел «CRM и маркетинг» → «Цены (прайс-лист)» → «Установка цен номенклатуры» и создайте новый документ. Укажите дату, с которой цены начинают действовать, и выберите виды цен, которые будут установлены этим документом. Один документ может устанавливать сразу несколько видов цен — например, розничную и оптовую.

Заполнить табличную часть можно несколькими способами: кнопкой «Заполнить» → «По отбору» (по группе номенклатуры, поставщику, свойствам), «Добавить по ценам» (на основании ранее установленных цен другого вида) или «Изменить на процент» — удобно для планового повышения цен. После заполнения проверьте значения и проведите документ.

Важный нюанс: цена действует с даты документа и до даты следующего документа, изменяющего этот же вид цены для того же товара. Поэтому если прайс-лист формируется «на сегодня», а последняя установка цен была месяц назад — это нормально, цены подтянутся актуальные. Проблема возникает только когда документ проведён будущей датой или товар вообще ни разу не попадал в документы установки цен.

Формирование прайс-листа стандартной обработкой

В «Управлении торговлей 11» откройте «CRM и маркетинг» → «Цены (прайс-лист)» → «Прайс-лист». Откроется форма, состоящая из двух частей: слева — настройки отбора и колонок, справа — результирующая таблица. Нажмите «Сформировать», и система соберёт товары с ценами на текущую дату.

В шапке формы выберите вид цен, который должен попасть в прайс. Если нужно показать несколько видов цен рядом (например, закупочную, оптовую и розничную), добавьте их через настройку колонок — каждая колонка может ссылаться на свой вид цены или на производную формулу.

Дата прайс-листа определяет, какие цены будут показаны. По умолчанию стоит текущая дата, но её можно изменить — например, чтобы подготовить прайс, который вступит в силу со следующего месяца, если новые цены уже установлены будущей датой.

1. 1
   Убедитесь, что цены установлены документом «Установка цен номенклатуры»
2. 2
   Откройте «CRM и маркетинг» → «Цены (прайс-лист)» → «Прайс-лист»
3. 3
   Укажите дату и выберите нужные виды цен
4. 4
   Настройте отбор товаров и состав колонок
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
6. 6
   Сохраните в Excel или выведите на печать

Настройка колонок, отборов и оформления

Кнопка «Настройка» открывает конструктор, где определяется состав прайс-листа. В списке колонок можно включить код, артикул, наименование, производителя, остаток на складе, единицу измерения и любые виды цен. Порядок колонок меняется перетаскиванием. Для колонки цены доступно переименование заголовка — например, вместо «Розничная цена» вывести «Цена, руб.».

Отборы позволяют включить в прайс только нужные товары: по группе номенклатуры, по виду номенклатуры, по наличию на конкретном складе. Типовой сценарий — прайс для клиента, которому интересна одна товарная группа: устанавливаете отбор «Номенклатура в группе» и формируете компактный документ вместо общего списка на тысячи позиций.

Полезная опция — отбор по остаткам: «показывать только товары в наличии». Она исключает позиции с нулевым остатком, что важно, если прайс-лист рассылается клиентам и обещает реальную доступность товара. Учтите, что остатки берутся на момент формирования и быстро устаревают при активных продажах.

Вывод картинок и дополнительных характеристик

В настройках колонок можно включить вывод изображения номенклатуры — прайс-лист станет нагляднее, но заметно «потяжелеет» при большом количестве позиций. Картинки подтягиваются из присоединённых файлов карточек товаров, поэтому у товаров без изображений ячейка останется пустой.

Если требуется показать дополнительные реквизиты (цвет, материал, бренд), добавьте их через настройку колонок, если реквизиты заведены в карточках номенклатуры. Для штучных доработок — например, особой шапки с логотипом и реквизитами компании — используется изменение макета печатной формы, что уже требует участия специалиста по 1С.

Сохраните удачную настройку прайс-листа как вариант (кнопка сохранения настроек в форме). Тогда менеджеры смогут формировать одинаковый прайс одним нажатием, не настраивая отборы и колонки каждый раз заново.

Сохранение, печать и отправка клиентам

Сформированный прайс-лист выводится в табличный документ, который сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» в форматах Excel (xlsx), PDF, HTML или mxl. Для рассылки клиентам чаще всего используют Excel или PDF: Excel удобен, если клиент будет фильтровать и сортировать позиции, PDF — если важно зафиксировать внешний вид документа.

Перед отправкой проверьте, что в файле нет служебных колонок (код, внутренний артикул), которые не предназначены для клиентов, и что цены выведены с нужным количеством знаков после запятой. Точность отображения цены настраивается в параметрах колонки.

Если прайс-лист нужно рассылать регулярно, настройте автоматическую рассылку отчётов (в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Рассылки отчётов») — система будет формировать прайс по расписанию и отправлять на указанные адреса. Для этого потребуются права администратора и настроенная учётная запись почты.

Типичные проблемы и альтернативные способы

Самая частая жалоба — пустой прайс-лист. Причины почти всегда одни и те же: цены не установлены на дату формирования, выбран не тот вид цены, либо отбор исключает все товары (например, задан склад, на котором нет остатков). Проверяйте эти три пункта в первую очередь.

Вторая типовая ситуация — цены есть, но не те. Так происходит, когда вид цены рассчитывается от базового, а базовая цена не установлена, либо когда документ установки цен проведён, но товар в него не попал из-за отбора при заполнении. Откройте карточку конкретного товара и перейдите по ссылке «Цены» — там видно, какие цены и какими документами установлены.

Если стандартной обработки не хватает, есть альтернативы. Во-первых, отчёт «Прайс-лист» в некоторых конфигурациях доступен также как вариант отчёта по ценам номенклатуры с гибкими настройками СКД. Во-вторых, внешние печатные формы и обработки с расширенными возможностями (группировки, баннеры, многоязычность). В-третьих, для «1С:Розница» и «УНФ» есть свои встроенные механизмы прайс-листов с учётом специфики этих решений.

Маршрут решения

Как выбрать способ формирования

Нужен простой прайс с ценами и остаткамиИспользуйте стандартную обработку «Прайс-лист» — её возможностей достаточно

Нужен прайс с логотипом, баннерами и сложным оформлениемЗакажите внешнюю печатную форму или доработку макета у специалиста по 1С

Прайс нужно рассылать регулярно по расписаниюНастройте механизм рассылки отчётов в разделе администрирования

Прайс должен учитывать скидки конкретного клиентаФормируйте прайс из карточки соглашения с клиентом, где действуют индивидуальные условия цен

Итоговая проверка результата

После формирования сверьте несколько контрольных позиций с карточками товаров: цена в прайсе должна совпадать с актуальной ценой по выбранному виду цен. Проверьте общее количество строк — оно должно соответствовать ожидаемому числу товаров по отбору. Убедитесь, что валюта и НДС указаны корректно, особенно если прайс уходит контрагентам из других стран.

Хорошая практика — завести короткий внутренний регламент: кто устанавливает цены, кто формирует прайс, какая настройка является эталонной и как часто прайс обновляется. Это избавляет от ситуаций, когда разные менеджеры рассылают клиентам разные версии цен.

Частые вопросы

Почему прайс-лист формируется пустым, хотя товары в базе есть?

Наличие товаров в справочнике не означает наличия цен. Проверьте журнал «Установка цен номенклатуры»: должен существовать проведённый документ с нужным видом цен на дату не позже даты формирования прайса. Также проверьте отборы — слишком жёсткий отбор по группе или складу может исключить все позиции.

Как вывести в прайс-лист остатки товаров на складе?

В настройке колонок формы прайс-листа включите колонку «Остаток» или «Доступно». Можно ограничить расчёт конкретным складом через отбор. Учтите, что остаток фиксируется на момент формирования и может устареть уже через час при активных продажах.

Можно ли сформировать прайс-лист с ценами будущей даты?

Да. Установите новые цены документом с датой начала действия в будущем, затем в форме прайс-листа измените дату формирования на эту дату. Старый прайс при этом продолжит корректно формироваться на текущую дату — история цен в системе сохраняется.

Как сделать разные прайс-листы для разных категорий клиентов?

Создайте отдельные виды цен для каждой категории (опт, розница, дилер) и сохраните отдельные настройки прайс-листа под каждый вид цен. Если цены у клиентов индивидуальные, используйте соглашения с клиентами и формируйте прайс в разрезе конкретного соглашения.

В каком формате лучше отправлять прайс-лист клиентам?

PDF подходит, когда важно зафиксировать оформление и исключить случайное редактирование. Excel удобнее для клиентов, которые сами фильтруют и сортируют позиции. Перед отправкой в Excel удалите служебные колонки и проверьте, что не раскрываются внутренние данные — закупочные цены, наценки, поставщики.

Нужно ли программирование для создания прайс-листа в 1С 8.3?

Для стандартных задач — нет: обработка «Прайс-лист» и документ установки цен входят в типовые конфигурации. Программист потребуется только для нестандартного оформления макета, особых формул расчёта колонок или интеграции с внешними системами.