Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С сделать поступление товаров
Как оформить поступление товаров в 1С: создание документа, заполнение шапки и табличной части, проверка проводок, печать документов и типичные ошибки.
Документ «Поступление товаров и услуг» — основной способ отразить в 1С приход товара от поставщика. Он одновременно увеличивает складские остатки, формирует задолженность перед контрагентом и создаёт бухгалтерские проводки. Ошибка в этом документе тянет за собой неверную себестоимость, неправильный НДС и расхождения при инвентаризации, поэтому важно понимать не только порядок кнопок, но и логику заполнения.
Инструкция ниже написана на примере «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация 2», но логика в «1С:Бухгалтерии 8» практически та же: отличаются в основном названия разделов меню. Если у вас другая конфигурация, ищите документ с похожим названием в разделе «Закупки» или «Покупка».
Где находится документ поступления и какие виды операций выбрать
В «1С:Управление торговлей 11» документ находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки» или сразу «Поступления товаров и услуг». В «1С:Бухгалтерии 8» путь выглядит как «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Создать документ можно кнопкой «Создать» или копированием уже существующего похожего документа.
При создании программа может предложить выбрать вид операции: «Закупка у поставщика», «Приём на комиссию», «Возврат от комиссионера» и другие. Для обычной закупки выбирайте «Закупка у поставщика» — только при этой операции товар переходит в собственность компании и формируется задолженность. Операция «Приём на комиссию» отражает товар за балансом и не создаёт долга перед комитентом до момента продажи.
Заполнение шапки документа
Начните с полей «Поставщик» и «Договор». Если контрагента ещё нет в базе, создайте его прямо из документа, указав ИНН — программа подтянет наименование и адрес из справочника. Договор определяет условия расчётов, поэтому не оставляйте его пустым, если ведёте учёт по договорам.
Затем укажите склад поступления и, при необходимости, организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам. Поле «Соглашение с поставщиком» в УТ 11 подтягивает условия закупки: цены, валюту, условия оплаты. Если соглашение заполнено, цены из него подставятся автоматически.
Обратите внимание на дату документа: она определяет период отражения в учёте и курс валюты при импортной закупке. Не проводите документ «вчерашним» числом без необходимости — это меняет остатки прошлого периода и может потребовать перепроведения последующих документов.
Заполнение табличной части: товары, количество, цены
Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором через форму «Подбор» или загрузкой из файла, если поставщик прислал электронную накладную. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если номенклатуры нет в справочнике, создайте её, проверив единицу измерения и вид номенклатуры — от этого зависят счета учёта.
Цены можно ввести вручную или подставить из соглашения с поставщиком. После заполнения строки проверьте итоговую сумму по документу и сверьте её с бумажной накладной или УПД поставщика. Расхождение даже на копейки приведёт к разнице при сверке расчётов.
Если поставщик выделил НДС, убедитесь, что ставка в строке совпадает со ставкой в первичном документе. Для товаров без НДС выбирайте ставку «Без НДС», а не пустое значение — иначе проводки сформируются некорректно.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» и нажмите «Создать»
- 2Укажите поставщика, договор, организацию и склад
- 3Заполните вкладку «Товары»: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Сверьте итоговую сумму и НДС с накладной поставщика
- 5Введите номер и дату входящего документа
- 6Нажмите «Провести» и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 7Зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа
Входящий номер, счёт-фактура и УПД
Поля «Номер» и «Дата входящего документа» заполняются по данным накладной поставщика. Они обязательны для корректной сверки расчётов и для печатных форм. Не перепутайте их с внутренним номером документа, который программа присваивает автоматически.
После проведения поступления в нижней части формы появится поле для регистрации счёта-фактуры. Нажмите ссылку, введите номер и дату счёта-фактуры поставщика — программа создаст документ «Счёт-фактура полученный», и НДС попадёт в книгу покупок. Если поставщик прислал УПД, в поле статуса выберите соответствующий вариант, чтобы один документ закрыл и накладную, и счёт-фактуру.
Проверка результата после проведения
После нажатия «Провести» откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (или меню «Ещё» → «Проводки»). Стандартная картина для покупки товара с НДС: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога. Если проводок нет или счета другие, проверьте вид операции и настройки счетов учёта номенклатуры.
Затем убедитесь, что товар появился на складе: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» или карточку складского учёта номенклатуры. Количество должно увеличиться ровно на принятое значение, а себестоимость — соответствовать цене закупки с учётом метода списания, принятого в учётной политике.
Наконец, проверьте расчёты с поставщиком отчётом «Задолженность поставщикам» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 60. Документ должен создать кредиторскую задолженность на полную сумму накладной.
Как проверить результат
Дт 41 Кт 60 на сумму без НДС, Дт 19 Кт 60 на НДС
Проводок нет, счета пустые или вместо 41 счёт 10/08
Количество увеличилось на принятое, себестоимость корректна
Остаток не изменился или появился отрицательный остаток
Долг равен сумме накладной с учётом НДС
Долг отсутствует или сумма отличается
Счёт-фактура зарегистрирован, НДС попадает в вычеты
Счёт-фактура не создан или дата не совпадает с накладной
Типичные ошибки при оформлении поступления
Самая частая проблема — неправильный склад. Документ проведён на один склад, а товар физически принят на другой: в результате остатки «разъезжаются», и инвентаризация показывает излишки и недостачи одновременно. Вторая типичная ошибка — дублирование номенклатуры: один и тот же товар заводится в справочнике дважды с разными наименованиями, что ломает аналитику остатков и себестоимости.
Отдельная группа ошибок связана с НДС: забыта регистрация счёта-фактуры, неверная ставка или проведение поступления в одном квартале, а счёта-фактуры — в другом. Это приводит к расхождениям в декларации по НДС и вопросам при сверке с контрагентом.
Особые сценарии: комиссия, давальческое сырьё, неотфактурованная поставка
Если товар принят на комиссию, используйте операцию «Приём на комиссию»: товар отразится за балансом, задолженность не возникнет, а НДС не начислится до реализации. Для давальческого сырья в производственных конфигурациях применяется отдельный вид операции с отражением на счёте 003.
Когда товар пришёл без документов, оформите поступление с расчётными ценами, а после получения накладной введите документ «Корректировка поступления» с видом «Корректировка по согласованию сторон». Не редактируйте исходный документ задним числом, если период уже закрыт.
Сравнение вариантов оформления
Стандартная покупка в собственность: Дт 41, задолженность, НДС к вычету. Подходит для обычных закупок.
Товар на забалансовом учёте, долга и НДС нет до продажи. Только для комиссионных схем.
Исправление уже проведённого поступления по согласованию сторон. Не заменяет первичный документ.
Когда товар появился без поставщика (инвентаризация). Не создаёт задолженности и НДС к вычету.
Печать документов и обмен с поставщиком
Из проведённого документа доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД, приходный ордер М-4. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. Если работаете по ЭДО, отправьте поставщику подтверждение или титул покупателя прямо из документа через сервис обмена электронными документами.
При расхождении фактического количества с накладной оформляйте расхождения штатными средствами: в УТ 11 это документ «Акт о расхождениях после приёмки», который создаётся на основании поступления и фиксирует недостачу или излишек до момента проведения прихода.
Что важно запомнить
Поступление оформляется через «Закупки» → «Поступления товаров и услуг»: заполните поставщика, склад, товары и НДС, сверьте сумму с накладной, проведите и зарегистрируйте счёт-фактуру. Контроль — по проводкам, остаткам на складе и задолженности перед поставщиком.
Частые вопросы
Что делать, если после проведения обнаружена ошибка в цене?
Если период открыт, можно исправить и перепровести сам документ. Если месяц закрыт или поставщик согласовал изменение, создайте «Корректировку поступления» на основании исходного документа — она сформирует сторнирующие и новые проводки, не нарушая закрытый период.
Можно ли оформить поступление без заказа поставщику?
Да, заказ не обязателен: документ создаётся напрямую. Заказ нужен для контроля условий закупки и планирования, но его отсутствие не мешает проведению поступления и формированию проводок.
Почему документ не проводится с ошибкой «не заполнен склад»?
Проверьте склад в шапке и в строках табличной части — в некоторых конфигурациях склад указывается в каждой строке. Также убедитесь, что выбранный склад не помечен на удаление и доступен вашей организации.
Как отразить поступление услуг, а не товаров?
В том же документе перейдите на вкладку «Услуги» и добавьте строки с номенклатурой вида «Услуга». Проводки будут другими: вместо счёта 41 затраты спишутся на счета расходов (20, 25, 26, 44) в зависимости от настроек статьи затрат.
Нужно ли вводить счёт-фактуру, если поставщик на УСН без НДС?
Нет. Если поставщик не выставляет счёт-фактуру, в поступлении укажите ставку «Без НДС» и не регистрируйте счёт-фактуру. Проводка по счёту 19 в этом случае не формируется, а вся сумма попадает в стоимость товара.
Как загрузить накладную поставщика из файла Excel?
В форме списка документов или в табличной части используйте кнопку «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла» (в УТ 11) или обработку загрузки табличных данных. Сопоставьте колонки файла полям документа, и программа создаст строки, а при необходимости — новую номенклатуру.