Как в 1С оформить пересортицу товаров

Пересортица — это ситуация, когда на складе фактически лежит один товар, а в учёте числится другой: например, в базе осталось 10 упаковок сока «Яблочный», а по факту — 10 упаковок «Вишнёвый» той же цены. Ошибка обычно возникает при приёмке, отгрузке или переклеивании штрихкодов, и её нельзя «исправить» простым редактированием остатков — нужны корректные складские документы, чтобы проводки и себестоимость сошлись.

В конфигурациях 1С:Управление торговлей 11, ERP и Комплексной автоматизации для этого есть штатный документ «Пересортица товаров». В 1С:Бухгалтерии отдельного документа нет, и пересортица оформляется парой документов «Списание товаров» и «Оприходование товаров» либо через инвентаризацию. Ниже разберём оба сценария, порядок проверки и типичные ошибки.

Когда оформляется пересортица, а когда — другие документы

Пересортица применяется только при одновременном совпадении условий: выявлен излишек одного товара и недостача другого, товары относятся к одной организации и одному складу (или учётная политика допускает зачёт), а стоимость списываемого и оприходуемого товара сопоставима. Если недостача не компенсируется излишком — это обычное списание с отнесением на виновное лицо или расходы.

Если ошибка обнаружена сразу после приёмки и поставщик привёз не ту позицию, пересортицу оформлять не нужно — корректируется сам документ поступления или делается возврат поставщику с повторной приёмкой. Пересортица — инструмент именно для выравнивания учётных и фактических остатков по уже оприходованным товарам.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Излишек одного товара и недостача другого сопоставимы по суммеОформите документ «Пересортица товаров»

Есть только недостача без излишкаОформите «Списание товаров» с указанием причины и виновного

Ошибка в свежем поступлении от поставщикаСкорректируйте поступление или оформите возврат, пересортица не нужна

Расхождения найдены при полной инвентаризацииПроведите «Пересчет товаров» и оформите излишки/недостачи на его основании

Подготовка: что проверить перед оформлением

Сначала зафиксируйте факт: сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11 — «Ведомость по товарам на складах») по нужному складу и сверьте с фактическим пересчётом. Убедитесь, что расхождение не вызвано непроведёнными документами отгрузки или приёмки — частая ситуация, когда «пересортица» исчезает после проведения зависших реализаций.

Проверьте, совпадает ли ставка НДС и единица измерения у обоих товаров, и нет ли по ним разных серий, характеристик или сроков годности. Если товары учитываются с характеристиками, пересортица оформляется с точностью до характеристики — «футболка белая размера M» и «футболка чёрная размера M» это разные аналитики.

Пересортица в УТ 11, ERP и Комплексной автоматизации

Откройте раздел «Склад и доставка» → «Пересортицы товаров» (в некоторых интерфейсах путь: «Склад» → «Ордеры и документы» → «Пересортица товаров»). Создайте новый документ, укажите организацию и склад, на котором выявлено расхождение.

В табличной части добавьте строку и заполните две группы колонок: «Товар списания» — номенклатура, которой не хватает по факту (излишек в учёте), и «Товар оприходования» — номенклатура, которая реально лежит на полке. Укажите количество; программа подставит себестоимость автоматически по данным учёта. Если включён учёт по характеристикам или сериям, заполните их для обеих позиций.

Проведите документ. Если склад ордерный, дополнительно оформляется расходный и приходный ордер — либо вручную, либо по распоряжению, в зависимости от настроек статуса ордера. После проведения сформируйте отчёт по остаткам и убедитесь, что по обеим позициям учётные данные совпали с фактом.

1. 1
   Проведите фактический пересчёт и зафиксируйте расхождение
2. 2
   Откройте «Склад и доставка» → «Пересортицы товаров» → «Создать»
3. 3
   Укажите организацию и склад
4. 4
   Добавьте строку: товар списания (излишек в учёте) и товар оприходования (фактический)
5. 5
   Проверьте количество, характеристики и серии
6. 6
   Проведите документ и при ордерной схеме оформите ордера
7. 7
   Сформируйте отчёт по остаткам и сверьте с фактом

Пересортица в 1С:Бухгалтерии

В Бухгалтерии 8.3 отдельного документа «Пересортица» нет. Стандартный путь — провести инвентаризацию: документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад») заполняется фактическими остатками, после чего программа показывает отклонения. На основании инвентаризации создаются «Списание товаров» (на недостающую позицию) и «Оприходование товаров» (на излишек).

В документе списания укажите счёт списания: если виновник не установлен или недостача зачтена пересортицей, типовая практика — счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим закрытием на финансовый результат или виновное лицо. При оприходовании излишков укажите статью прочих доходов. Суммовую разницу между списанием и оприходованием, если цены товаров различаются, отразите в том же порядке — через 94 счёт.

Налоговый и бухгалтерский эффект

При пересортице списываемый товар уходит с учёта по его себестоимости, а оприходуемый встаёт на учёт по стоимости списанного (в торговых конфигурациях) или по рыночной/учётной оценке (в бухгалтерском учёте). Если цены товаров равны, финансового результата обычно не возникает — меняется только аналитика остатков.

Если стоимость различается, разница признаётся прочим доходом или расходом. Для налога на прибыль излишки, выявленные при инвентаризации, включаются во внереализационные доходы, а недостачи в пределах норм естественной убыли или по вине лица учитываются по своим правилам. По НДС пересортица сама по себе не является реализацией, но если недостача не зачтена и признана сверхнормативной, вопрос восстановления вычета решается отдельно — здесь разумно привлечь бухгалтера.

Проверка результата и частые ошибки

После проведения документов сверьте три вещи: остатки по обеим позициям в отчёте по складу совпали с фактом; себестоимость в отчёте «Себестоимость товаров» (или оборотно-сальдовой по счёту 41) не дала аномальных скачков; при ордерной схеме нет незакрытых ордеров. Если по позиции остался отрицательный остаток — значит, списали больше, чем числилось, и документ нужно перепроверить.

Как снизить количество пересортиц в будущем

Основные причины пересортицы — ручной подбор позиций без сканера, похожие наименования и артикулы, приёмка «по накладной» без фактической сверки. Практические меры: включить штрихкодирование и подбор по сканеру в приёмке и отгрузке, развести похожие товары по разным ячейкам хранения, регулярно проводить выборочные пересчёты ходовых позиций, а не ждать полной инвентаризации.

Полезно также настроить контроль остатков при проведении реализаций: если программа запрещает отгрузку в минус, часть ошибок вскроется в момент отгрузки, а не спустя месяцы. Для складов с адресным хранением используйте отбор и размещение по ячейкам — это резко снижает вероятность перепутать позиции.

Частые вопросы

Можно ли оформить пересортицу между разными складами?

Нет, документ «Пересортица товаров» работает в рамках одного склада и одной организации. Если излишек на одном складе, а недостача на другом, сначала выясните, не была ли это ошибка перемещения: в таком случае оформляется корректное «Перемещение товаров», а не пересортица.

Что делать, если цены товаров при пересортице сильно различаются?

Технически документ проведётся, но разница в стоимости попадёт в доходы или расходы. Сначала убедитесь, что это действительно пересортица, а не недостача дорогого товара: при существенной разнице целесообразно оформлять отдельно списание недостачи (с установлением виновника) и оприходование излишка.

Как оформить пересортицу маркированных товаров?

Сначала выполните операцию пересортицы кодов маркировки в системе «Честный знак» (через обмен из 1С или личный кабинет), чтобы коды перепривязались к правильным товарным позициям. После подтверждения оформите складской документ пересортицы в 1С. Обратный порядок приведёт к расхождению кодов и остатков.

Можно ли исправить пересортицу сторнированием прошлого периода?

Лучше не сторнировать старые документы, а оформить пересортицу текущей датой на основании инвентаризации или служебной записки. Изменение закрытых периодов пересчитывает себестоимость, НДС и отчётность, что создаёт больше проблем, чем решает.

Почему документ «Пересортица товаров» не проводится?

Чаще всего причины: на складе недостаточно остатков списываемой позиции (включая характеристику или серию), включён контроль остатков и по позиции минус, либо при ордерной схеме не оформлены ордера. Текст ошибки при проведении указывает конкретную позицию — проверьте её остатки в отчёте по складу.

Нужно ли отражать пересортицу в налоговом учёте отдельно?

Отдельной операции по пересортице в налоговом учёте нет: отражаются её составляющие — излишки во внереализационных доходах, недостачи по правилам учёта потерь. Если зачёт оформлен корректно и подтверждён приказом, налоговые последствия обычно ограничиваются разницей в стоимости товаров.