Как в 1С сделать отбор по складам

Отбор по складам — одна из самых частых операций в 1С: с его помощью бухгалтер смотрит остатки конкретного склада, менеджер проверяет отгрузки со своего подразделения, а кладовщик формирует оборотную ведомость только по своей зоне ответственности. Механизм отбора встроен практически во все типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия и другие.

Способ настройки зависит от того, где именно нужен отбор: в отчете, в списке документов, в журнале регистрации или в обработке. В большинстве случаев достаточно стандартных кнопок «Настройки» или «Ещё → Настроить список», но для нестандартных задач применяется система компоновки данных (СКД) или программный отбор.

Ниже разобраны основные сценарии: от отбора в типовом отчете до программной установки параметра склада, а также типичные ошибки, из-за которых отбор «не срабатывает» или показывает пустой результат.

Отбор по складу в типовом отчете

Самая частая задача — сформировать отчет «Остатки товаров на складах», «Товары на складах по срокам годности» или оборотную ведомость только по одному складу. В типовых конфигурациях на управляемых формах отчет открывается с панелью быстрых настроек, где склад обычно уже выведен отдельным полем.

Если поля «Склад» на панели нет, нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Отбор», найдите поле «Склад», установите вид сравнения «Равно» и выберите нужный склад из справочника. После нажатия «Закрыть и сформировать» отчет перестроится с учетом отбора.

Обратите внимание: флажок использования отбора должен быть включен (галочка слева от строки отбора). Снятая галочка — самая частая причина, почему «отбор не работает»: условие заполнено, но не применяется.

1. 1
   Откройте нужный отчет, например «Остатки товаров на складах»
2. 2
   Нажмите «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант»
3. 3
   Перейдите на вкладку «Отбор» и найдите поле «Склад»
4. 4
   Установите вид сравнения «Равно» и выберите склад
5. 5
   Убедитесь, что флажок отбора включен
6. 6
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат

Отбор по нескольким складам и по группе складов

Когда нужно посмотреть данные сразу по нескольким складам, вид сравнения «Равно» не подходит — он принимает только одно значение. В этом случае используйте вид сравнения «В списке»: в поле значения появится возможность добавить несколько складов через кнопку выбора списка.

Если склады объединены в иерархические группы (например, «Оптовые склады», «Розничные точки»), удобнее вид сравнения «В группе» — отбор автоматически охватит все склады, входящие в выбранную папку, включая вложенные. При добавлении нового склада в группу отбор обновлять не потребуется.

Для исключения склада применяются обратные условия: «Не равно», «Не в списке», «Не в группе». Например, отчет по всем складам, кроме транзитного, настраивается условием «Склад Не равно Транзитный».

Отбор в списках документов и журналах

В списках документов (приходные накладные, перемещения, реализации) отбор настраивается через команду «Ещё → Настроить список» (в некоторых конфигурациях — «Ещё → Настроить список и порядок»). В открывшемся окне добавьте условие по полю «Склад» (или «Склад-отправитель», «Склад-получатель» для перемещений) и выберите вид сравнения.

Во многих журналах быстрый отбор по складу уже вынесен в шапку списка — достаточно выбрать склад в поле над таблицей. Если поле не видно, проверьте настройки формы: «Ещё → Изменить форму» позволяет вывести скрытые элементы отбора.

Для документов перемещения важен нюанс: поле «Склад» может быть не одно. Отбор по «Склад-отправитель» покажет только расход со склада, по «Склад-получатель» — только приход. Чтобы увидеть все движения склада, нужны два условия с логикой «ИЛИ», что в стандартном окне настройки списка делается через группировку условий, либо проще сформировать отчет по движениям.

Отбор по складу в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии отбор по складу доступен в складских отчетах: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (41, 10, 43 и др.), «Анализ счета», «Остатки товаров на складах». Для ОСВ по счету 41 откройте настройки отчета, на вкладке «Отбор» добавьте условие «Склады Равно [нужный склад]» и включите флажок.

Чтобы отбор по складам вообще был доступен, в учетной политике и настройках плана счетов должна быть включена аналитика по складам на соответствующих счетах. Проверить это можно в разделе «Администрирование → Параметры учета → Настройки плана счетов → Учет запасов»: там задается, ведется ли учет по складам и по каким счетам.

Если аналитика по складам отключена, поле «Склады» в отборах отчетов либо отсутствует, либо отбор не даст результата — данные в разрезе складов просто не накапливаются в проводках. Включение аналитики на большой базе может потребовать времени и выполняется вне пиковой нагрузки.

Настройка отбора через СКД и сохранение вариантов

Все типовые отчеты на управляемых формах построены на системе компоновки данных (СКД). Это значит, что отбор по складу можно не только установить, но и сохранить как отдельный вариант отчета: настройте отбор, затем нажмите «Ещё → Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя (например, «Остатки — склад Оптовый») и при необходимости сделайте вариант доступным другим пользователям.

В расширенных настройках СКД (кнопка «Расширенные настройки» или «Ещё → Изменить вариант») доступны дополнительные возможности: группировка условий по «И»/«ИЛИ», отбор по реквизитам склада (например, по типу склада или подразделению), вывод отбора в шапку отчета как быстрой настройки.

Полезный прием — вывести отбор по складу в быстрые настройки: в окне изменения варианта найдите отбор «Склад» и в свойствах строки включите режим «Быстрый доступ». Тогда поле склада появится прямо в шапке отчета, и пользователю не придется каждый раз заходить в настройки.

Программный отбор по складу

Разработчику или продвинутому пользователю иногда нужно установить отбор программно — например, при открытии отчета по команде из документа. Для отчетов на СКД отбор устанавливается через настройки компоновщика: находится элемент отбора по полю «Склад», задается значение и признак использования.

Для динамических списков на формах отбор задается через свойство Отбор списка или через параметры СКД, если список построен на произвольном запросе. В запросах отбор по складу реализуется условием ГДЕ с параметром, а для виртуальных таблиц регистров (Остатки, Обороты) отбор правильнее передавать в параметры виртуальной таблицы — это существенно быстрее на больших объемах данных.

// Пример: отбор по складу в параметрах виртуальной таблицы
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура,
| ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток
|ИЗ
| РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(, Склад = &Склад) КАК ТоварыНаСкладахОстатки";
Запрос.УстановитьПараметр("Склад", Склад);
Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

При программной установке отбора помните о типе значения: в параметр нужно передавать ссылку на элемент справочника «Склады», а не строку с наименованием. Передача строки — частая причина пустого результата без каких-либо сообщений об ошибке.

Типичные ошибки и проверка результата

Чаще всего отбор «не работает» по одной из трех причин: снят флажок использования условия, выбран не тот вид сравнения (например, «Равно» вместо «В группе» для папки складов), либо в отборе используется не то поле — в некоторых отчетах есть и «Склад», и «Склад (группа)», и поля отправителя/получателя.

Вторая группа проблем — данные. Если отчет по складу пустой, проверьте период отчета, наличие проведенных документов по этому складу и права пользователя: при настроенном RLS (ограничение доступа на уровне записей) пользователь может физически не видеть данные чужого склада, и отчет будет пустым без ошибок.

Контрольный способ проверки: сформируйте отчет вообще без отбора по складу и убедитесь, что данные по нужному складу в нем есть. Затем включите отбор и сравните итоги — сумма по складу в общем отчете должна совпасть с итогом отчета с отбором.

FAQ: частые вопросы об отборе по складам в 1С