Торговля и Склад · 12 мин
Как в 1С сделать оприходование товара
Как оприходовать товар в 1С:Управление торговлей и Бухгалтерии. Пошаговая инструкция по документу «Оприходование излишков», проводки, инвентаризация, ошибки и проверка результата.
Оприходование товара — это постановка на складской учёт излишков, обнаруженных при инвентаризации, пересортицы, возвратов без документов или товара, пришедшего без правильно оформленной накладной. В 1С для этого используется документ «Оприходование излишков товаров» (в торговых конфигурациях) или «Оприходование товаров» (в 1С:Бухгалтерии). Документ увеличивает остаток на складе и формирует доход в учёте.
Принципиально важно понимать, чем оприходование отличается от поступления: поступление оформляется на основании документов поставщика и создаёт задолженность перед контрагентом, а оприходование фиксирует товар, источник которого не подтверждён документально, и формирует прочий доход организации. Путать эти операции нельзя — это приводит к искажению взаиморасчётов и налоговой базы.
Ниже разобран порядок работы в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерии 8.3, проводки, типовые ошибки и способы проверить результат. Интерфейс в других конфигурациях (Комплексная автоматизация, ERP) устроен аналогично, отличаются только названия разделов меню.
Когда нужно оприходование, а когда поступление
Выбор документа зависит от причины появления товара. Если есть накладная или УПД от поставщика — оформляется «Поступление товаров и услуг», даже если товар физически пришёл раньше документов. Если документов нет и быть не может (излишки по инвентаризации, возврат от покупателя без документов, товар, найденный на складе) — используется оприходование.
Типичные ситуации для оприходования: выявлены излишки по итогам инвентаризации; поставщик привёз больше, чем указано в накладной, и отказался оформлять дополнительную поставку; покупатель вернул товар, который уже списан; обнаружена пересортица, которую нужно урегулировать. В последнем случае часто корректнее использовать документ «Пересортица товаров», который одновременно списывает одну позицию и оприходует другую.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед созданием документа
Перед оприходованием убедитесь, что номенклатура заведена в справочнике с правильными реквизитами: вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС. Если товар новый, создайте карточку заранее — это ускорит заполнение документа и исключит дубли позиций, которые потом придётся сворачивать.
Определите цену, по которой товар будет оприходован. Для излишков по инвентаризации обычно используют текущую учётную (себестоимость аналогичного товара) или рыночную цену — именно она станет стоимостью оприходованного товара и суммой прочего дохода. Занижение цены исказит себестоимость при последующей продаже, завышение — величину дохода и налоговую базу.
Проверьте, что у вас есть права на создание складских документов и что нужный склад заведён в справочнике. Если на предприятии ведётся ордерный складской учёт, уточните схему документооборота: на ордерном складе оприходование может потребовать оформления приходного ордера.
Оприходование в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 документ называется «Оприходование излишков товаров» и находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Оприходования излишков товаров». Нажмите «Создать», чтобы открыть новый документ.
Заполните шапку: укажите склад, на котором выявлены излишки, организацию и при необходимости подразделение. В поле «Статья доходов» выберите статью прочих доходов, на которую будет отнесена стоимость излишков, — без этого документ не проведётся в управленческом учёте или проведётся некорректно.
На вкладке «Товары» добавьте позиции: номенклатуру, характеристику (если ведётся учёт по характеристикам), количество и цену. Сумма рассчитается автоматически. Если оприходование выполняется по результатам инвентаризации, удобнее воспользоваться кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по ордерному складу» или создать документ на основании «Пересчёта товаров» — тогда излишки подставятся автоматически.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ увеличит остатки на складе и сформирует движения по регистрам товаров и доходов. Распечатать унифицированную или собственную форму акта можно кнопкой «Печать».
- 1Откройте «Склад и доставка» → «Оприходования излишков товаров» → «Создать»
- 2Укажите организацию, склад и статью прочих доходов
- 3На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру, количество и цену
- 4Проверьте итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Проверьте остаток отчётом «Ведомость по товарам на складах»
Оприходование в 1С:Бухгалтерии 8.3
В БП 8.3 перейдите в раздел «Склад» → «Оприходование товаров» и создайте новый документ. Укажите склад и счёт учёта (обычно 41.01 «Товары на складах» — программа подставит его по настройкам счетов учёта номенклатуры). В поле «Статья доходов» выберите статью прочих доходов с видом «Излишки, выявленные в результате инвентаризации» или аналогичную.
В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену. При проведении документ формирует проводку: Дт 41 (или другой счёт учёта ТМЦ) — Кт 91.01 «Прочие доходы» на стоимость оприходованного товара. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
Если оприходование выполняется по итогам инвентаризации, сначала оформите «Инвентаризацию товаров на складе» (раздел «Склад»), заполните её фактическими остатками, а затем создайте оприходование на основании — программа перенесёт только расхождения в плюс.
Проводки и налоговый учёт
Стандартная проводка: Дт 41.01 — Кт 91.01. В налоговом учёте стоимость излишков включается во внереализационные доходы. НДС при оприходовании излишков не начисляется, поскольку реализации не происходит. При последующей продаже оприходованного товара его учётная стоимость спишется в себестоимость.
Оприходование по результатам инвентаризации
Наиболее корректный путь — оприходование на основании инвентаризационного документа. В УТ 11 это «Пересчёт товаров» («Склад» → «Пересчёты товаров»): создайте пересчёт, заполните фактическое количество, и программа покажет отклонения от учётных остатков. На основании пересчёта кнопкой «Создать на основании» формируется оприходование излишков, куда попадают только позиции с положительным отклонением.
Такой порядок даёт три преимущества: исключаются ошибки ручного ввода количества, сохраняется документальная связь излишков с инвентаризацией для проверяющих, а недостачи и излишки оформляются разными документами из одного пересчёта. В БП 8.3 аналогичная схема работает через «Инвентаризацию товаров на складе».
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что остатки изменились корректно. В УТ 11 откройте отчёт «Ведомость по товарам на складах» (или «Остатки товаров на складах») с отбором по складу и номенклатуре: остаток должен увеличиться на оприходованное количество. В БП 8.3 используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41» или отчёт «Остатки товаров».
Дополнительно проверьте движения документа: в форме документа откройте список движений по регистрам и убедитесь, что записи сформированы по нужному складу и статье доходов. В бухгалтерской конфигурации сверьте проводку Дт 41 — Кт 91.01 на правильную сумму.
Как проверить результат
Увеличился ровно на оприходованное количество
Остаток не изменился или изменился вдвое — документ проведён дважды
Равна цене из документа оприходования
Нулевая или аномально низкая стоимость — не заполнена цена
Дт 41.01 — Кт 91.01 на сумму документа
Проводки нет или счёт доходов неверный — проверьте статью доходов
Оприходование создано на основании пересчёта
Документ без основания при проведённой инвентаризации — риск дублирования остатков
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оприходование без цены или с нулевой ценой. Документ проводится, количество на складе увеличивается, но себестоимость товара нулевая: при продаже валовая прибыль завышается, а отчёты по рентабельности искажаются. Всегда заполняйте цену и проверяйте итоговую сумму перед проведением.
Вторая распространённая проблема — дублирование: излишки оприходуют вручную, а затем ещё раз на основании пересчёта товаров. Остаток завышается вдвое. Правило простое: если инвентаризация оформлена в программе, оприходование создавайте только на её основании и не вводите отдельные документы на те же позиции.
Третья ошибка — неверный выбор между оприходованием и поступлением. Если по товару позже найдётся накладная поставщика, а он уже оприходован как излишек, придётся сторнировать оприходование и оформлять поступление, иначе взаиморасчёты с поставщиком не сойдутся.
Особые сценарии: пересортица и ордерный склад
Пересортица
Если при инвентаризации выявлена не просто излишняя позиция, а пара «недостача одного товара — излишек другого», используйте документ «Пересортица товаров» (в УТ 11) или одновременно списание и оприходование (в БП 8.3). Пересортица списывает одну номенклатуру и оприходует другую одним документом, что корректно отражает экономический смысл операции.
Ордерный склад
На складах с ордерной схемой финансовый документ оприходования и фактическое движение товара разделены: после «Оприходования излишков» может потребоваться «Приходный ордер на товары». Если остатки по отчётам не сходятся, проверьте, все ли ордера проведены и нет ли расхождений между финансовым и складским учётом.
Перед массовым оприходованием по итогам большой инвентаризации сделайте архивную копию базы или проведите один документ на тестовой позиции и сверьте отчёты. Исправить один документ проще, чем разбирать сотню проведённых с ошибкой строк.
Частые вопросы
Чем оприходование отличается от поступления товаров?
Поступление оформляется по документам поставщика и создаёт кредиторскую задолженность перед ним. Оприходование фиксирует товар без документов поставщика (излишки, находки на складе) и формирует прочий доход организации. Проводки и налоговые последствия у этих операций разные.
Можно ли оприходовать товар с нулевой ценой?
Технически документ проведётся, но этого делать не стоит: товар встанет на учёт с нулевой себестоимостью, а при продаже прибыль будет завышена. Укажите учётную или рыночную цену аналогичного товара — эта сумма станет и себестоимостью, и внереализационным доходом.
Нужно ли начислять НДС при оприходовании излишков?
Нет. Оприходование излишков не является реализацией, поэтому НДС не начисляется. Стоимость излишков включается во внереализационные доходы при расчёте налога на прибыль или налога при УСН.
Как оприходовать товар, если инвентаризация в программе не оформлялась?
Создайте «Оприходование излишков товаров» вручную: заполните склад, статью доходов, номенклатуру, количество и цену. Однако для подтверждения излишков перед проверяющими рекомендуется оформить инвентаризационную опись вне программы или провести пересчёт в 1С задним числом с корректным порядком документов.
Что делать, если после оприходования нашлась накладная поставщика?
Сторнируйте или отмените проведение оприходования (при необходимости создайте корректировочный документ списания) и оформите обычное «Поступление товаров и услуг» по накладной. Иначе остатки будут завышены, а взаиморасчёты с поставщиком не закроются.
Почему после оприходования остаток в отчёте не изменился?
Проверьте три вещи: проведён ли документ (не просто записан), тот ли склад указан в документе и в отборе отчёта, и не работаете ли вы с ордерным складом, где требуется ещё и приходный ордер. Также убедитесь, что отчёт построен на дату после даты документа.
Что важно запомнить
Оприходование оформляется документом «Оприходование излишков товаров» (УТ 11) или «Оприходование товаров» (БП 8.3): склад, статья доходов, номенклатура, количество и обязательно цена. По возможности создавайте документ на основании инвентаризации, не путайте оприходование с поступлением и после проведения сверяйте остатки отчётом по складу.