Как сделать инвентаризацию товара в 1С

Инвентаризация товара в 1С — это сверка данных учётной системы с фактическими остатками на складе. Результат оформляется документами, которые либо оприходуют излишки, либо списывают недостачу, приводя учётные остатки в соответствие с реальностью. Без корректно проведённой инвентаризации складской учёт постепенно «разъезжается»: программа показывает одно количество, а на полках лежит другое.

Порядок действий во всех современных конфигурациях (1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) схож: создаётся приказ (распоряжение) на инвентаризацию, фиксируются учётные остатки, вносятся фактические количества, рассчитываются расхождения и оформляются итоговые документы. В 1С:Бухгалтерии используется более простой механизм через документ «Инвентаризация товаров» и последующие оприходование и списание.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки склада до анализа расхождений, а также типичные ошибки, из-за которых инвентаризацию приходится переделывать.

Подготовка к инвентаризации: что сделать до создания документов

Главное условие корректной инвентаризации — неподвижный склад. Пока идёт пересчёт, нельзя проводить приходные и расходные документы по выбранному складу, иначе учётные остатки «уплывут» и расхождения будут ложными. Практически это означает: остановить отгрузки, приёмку и перемещения, либо проводить инвентаризацию в нерабочее время.

Перед началом проверьте, что все документы по складу проведены: непроведённые приходные накладные и реализации не участвуют в остатках и исказят результат. Полезно сформировать отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Товары на складах» в УТ 11) и убедиться, что в нём нет отрицательных остатков — минуса по позициям почти всегда означают ошибки в документах, которые лучше исправить до пересчёта.

Также заранее определите состав инвентаризационной комиссии и распечатайте или подготовьте на ТСД (терминале сбора данных) бланки пересчёта. Если на складе используется адресное хранение, пересчёт обычно ведётся по ячейкам — это влияет на выбор режима работы.

Создание приказа (распоряжения) на инвентаризацию

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Приказы на пересчет товаров» (в некоторых версиях — «Склад» → «Инвентаризация» → «Приказы на пересчет товаров»). Создайте новый документ и заполните ключевые поля.

В приказе укажите склад, по которому проводится инвентаризацию, период пересчёта (даты начала и окончания) и при необходимости отбор: по конкретной номенклатурной группе, поставщику или ячейкам. Если пересчитывается не весь склад, а часть товара, отбор существенно сократит объём работы и не заблокирует остальные позиции.

После заполнения установите статус приказа «В работе» — с этого момента программа фиксирует учётные остатки, с которыми будут сравниваться фактические данные. Именно на дату начала пересчёта система «запоминает» книжное количество каждой позиции.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного приказа нет: сразу создаётся документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров»), где указывается склад, организация и ответственные лица, а табличная часть заполняется кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе».

Пересчёт товара и ввод фактических остатков

На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров»: откройте приказ и нажмите «Создать на основании» → «Пересчет товаров». Программа автоматически заполнит табличную часть номенклатурой и учётными остатками. Если товаров много, пересчётов может быть несколько — например, по разным зонам склада или по дням.

Комиссия физически считает товар на полках и вносит фактическое количество в колонку «Количество факт». Есть три способа ввода данных: вручную в документе, загрузка из ТСД (при работе со штрихкодами) или заполнение из бумажной ведомости. При работе с ТСД терминал передаёт отсканированные количества напрямую в документ, что резко снижает число ошибок ручного ввода.

Если какой-то позиции нет в списке, но она лежит на складе (типичный случай пересортицы или неоприходованного товара), добавьте её вручную кнопкой «Добавить» с нулевым учётным количеством — по ней образуется излишек. Позиции, которые есть в учёте, но отсутствуют физически, оставьте с фактическим количеством 0.

После заполнения проведите документ пересчёта. Программа рассчитает отклонения: положительная разница — излишек, отрицательная — недостача. На этом этапе ничего в учёте ещё не меняется: пересчёт только фиксирует расхождения.

1. 1
   Создайте приказ на пересчёт товаров и переведите его в статус «В работе»
2. 2
   Остановите все движения товара по складу
3. 3
   Создайте документ «Пересчет товаров» на основании приказа
4. 4
   Внесите фактические количества вручную или через ТСД
5. 5
   Проведите документ и проанализируйте отклонения
6. 6
   Оформите оприходование излишков и списание недостач
7. 7
   Переведите приказ в статус «Закрыт»

Анализ расхождений и оформление результатов

Перед оформлением итоговых документов изучите расхождения. В УТ 11 для этого есть отчёт «Результаты инвентаризации» (или «Ведомость расхождений»), в Бухгалтерии — печатная форма ИНВ-19. Значительные отклонения по дорогим позициям — повод для повторного контрольного пересчёта, а не для немедленного списания.

Оприходование излишков

На основании пересчёта создайте документ «Оприходование излишков товаров» («Оприходование товаров» в Бухгалтерии). Программа подставит позиции с положительным отклонением. Укажите цену оприходования: обычно берут учётную или рыночную стоимость — от неё зависит сумма дохода, которая попадёт в финансовый результат. Проверьте статью доходов в документе, чтобы излишки попали на правильный счёт учёта.

Списание недостач

Недостача оформляется документом «Списание недостач товаров» (в Бухгалтерии — «Списание товаров»). Важно правильно указать причину списания и статью расходов: недостача в пределах норм естественной убыли, недостача по вине материально ответственного лица и порча товара учитываются по-разному. Если виновник установлен, сумма должна быть отнесена на расчёты с сотрудником, а не на расходы организации.

После проведения обоих документов переведите приказ на пересчёт в статус «Закрыт». С этого момента инвентаризация считается завершённой, а складские остатки в программе должны совпадать с фактическими.

Инвентаризация с ТСД и при адресном хранении

Терминал сбора данных ускоряет пересчёт в разы: сотрудник сканирует штрихкод товара и вводит количество, а данные выгружаются в документ пересчёта. Для этого номенклатура должна иметь корректно заполненные штрихкоды в карточках. Если часть товара без штрихкодов, такие позиции пересчитываются вручную по печатной ведомости.

При адресном хранении (ордерном складе) в УТ 11 пересчёт создаётся по ячейкам: в приказе указывается режим пересчёта по ячейкам, и документ фиксирует, в какой ячейке какой товар лежит фактически. Это позволяет выявить не только недостачу, но и товар, лежащий не на своём месте, — его нужно переместить, а не списывать.

Имейте в виду ограничение: на ордерном складе расхождения могут складываться из-за нераспечатанных ордеров. Перед пересчётом убедитесь, что все приходные и расходные ордера оформлены и находятся в конечном статусе, иначе фактические остатки в ячейках не сойдутся с учётными даже при полном порядке на складе.

Сравнение способов пересчёта

Ручной пересчёт по печатной ведомости

Подходит для небольшого склада и редких инвентаризаций; не требует оборудования, но высок риск ошибок ввода и перепутанных позиций.

Пересчёт с ТСД

Оптимален для склада с маркированным товаром; быстро и точно, но требует заполненных штрихкодов и настроенного обмена терминала с 1С.

Пересчёт по ячейкам при адресном хранении

Нужен на ордерных складах; выявляет не только недостачи, но и неправильное размещение, однако требует предварительной проверки ордеров.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — движения товара во время инвентаризации. Пока пересчёт не завершён, любая проведённая реализация или перемещение сделает расхождения недостоверными. Если отгрузку остановить нельзя, проводите инвентаризацию по частям склада или в нерабочие часы.

Вторая типичная проблема — пересортица, которую ошибочно списывают как недостачу и оприходуют как излишек по двум разным позициям. Если недостача одного товара и излишек похожего возникли одновременно, сначала проверьте возможность взаимозачёта пересортицы — это корректнее и для учёта, и для налогов.

Третья ошибка — списание без анализа причин. Крупная недостача, списанная «на расходы» без разбирательства, почти наверняка повторится. Используйте инвентаризацию как повод проверить процессы приёмки и отгрузки, а не только как процедуру выравнивания остатков.

Проверка результата после инвентаризации

После проведения всех документов сформируйте отчёт по остаткам склада и сверьте его с итоговой инвентаризационной ведомостью. Учётные остатки должны совпадать с фактическими количествами, внесёнными при пересчёте. Если по каким-то позициям расхождение осталось — ищите документы, проведённые после начала инвентаризации.

Проверьте также финансовую сторону: оприходованные излишки должны попасть в доходы, списанные недостачи — на корректные счета расходов или расчётов с персоналом. В Бухгалтерии это видно по проводкам документов, в УТ/ERP — через отчёты по себестоимости и финансовому результату.

Полный комплект документов инвентаризации (приказ, пересчёт, оприходование, списание, печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 или их аналоги) сохраните — он понадобится при проверках и при разборе претензий с материально ответственными лицами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте

Норма

Совпадают с фактическими количествами из ведомости пересчёта

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите документы, проведённые во время инвентаризации

Проводки по излишкам и недостачам

Норма

Излишки в доходах, недостача на корректных счетах расходов или расчётов с виновными

Тревожный признак

Вся недостача ушла на общие расходы без анализа причин

Статус приказа на пересчёт

Норма

Приказ в статусе «Закрыт», склад работает в обычном режиме

Тревожный признак

Приказ «В работе» — часть операций может быть заблокирована

Частые вопросы об инвентаризации в 1С

Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?

Да. В приказе на пересчёт товаров задайте отбор по номенклатуре, группе товаров, поставщику или ячейкам — в документ попадут только выбранные позиции. Это стандартная практика для выборочных (плановых) инвентаризаций дорогих или быстрооборачиваемых товаров.

Что делать, если во время инвентаризации срочно нужно отгрузить товар?

Лучший вариант — сначала завершить пересчёт по затрагиваемым позициям, потом отгружать. Если это невозможно, зафиксируйте фактические остатки до отгрузки и учтите отгруженное количество при вводе данных. Проведение документов «в середине» пересчёта без корректировки сделает расхождения недостоверными.

Как оформить пересортицу в 1С?

Если обнаружен излишек одного товара и недостача аналогичного, оформите их через стандартные документы оприходования и списания, но предварительно проверьте возможность взаимозачёта пересортицы. В ряде конфигураций для этого используется отдельный документ «Пересортица товаров», который списывает одну позицию и оприходует другую одновременно.

Почему в документе пересчёта учётное количество не совпадает с отчётом по остаткам?

Чаще всего причина в документах, проведённых после установки приказа в статус «В работе»: учётное количество фиксируется на момент начала инвентаризации. Также проверьте непроведённые документы, отрицательные остатки и разницу между складским и бухгалтерским учётом на ордерных складах.

Нужно ли делать инвентаризацию перед годовой отчётностью?

Да, годовая инвентаризация товарно-материальных ценностей — обязательная процедура перед составлением бухгалтерской отчётности. В 1С она оформляется теми же документами, что и плановая, но результаты должны быть отражены в учёте того отчётного периода, к которому относится инвентаризация.

Можно ли отменить уже проведённую инвентаризацию?

Проведённые документы пересчёта можно пометить на удаление или распровести, если по ним ещё не созданы оприходование и списание. Если итоговые документы уже проведены, сначала распроведите их, затем пересчёт, и только потом корректируйте приказ. Отмену делайте аккуратно: списания могли уже повлиять на себестоимость и закрытие месяца.