Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать частичную отгрузку в 1С
Как оформить частичную отгрузку в 1С: создание реализации на основании заказа, контроль остатков, работа со статусами заказа и типичные ошибки при частичной отгрузке.
Частичная отгрузка — стандартная ситуация в торговле: клиент заказал 100 единиц товара, а на складе есть только 60. В 1С эта задача решается штатными средствами: вы оформляете документ реализации на доступное количество, а остаток по заказу остаётся в работе до следующей поставки. Система автоматически отслеживает, сколько уже отгружено и сколько ещё должно уйти клиенту.
Конкретные кнопки и названия документов зависят от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации цепочка обычно «Заказ клиента → Реализация товаров и услуг», в Бухгалтерии предприятия — «Счёт на оплату → Реализация (акты, накладные)». Логика везде одинаковая: реализация создаётся на основании заказа, а заказ контролирует остаток к отгрузке.
Ниже разобран полный цикл: настройки, которые нужно проверить заранее, пошаговое оформление первой и последующих отгрузок, контроль долга по заказу, а также ошибки, из-за которых складской учёт «разъезжается» с заказами.
Что проверить перед первой частичной отгрузкой
Чтобы частичная отгрузка работала корректно, в системе должны быть включены заказы клиентов и задан правильный порядок их использования. В УТ 11 и КА 2 откройте «НСИ и администрирование → Продажи → Оптовые продажи» и убедитесь, что включён признак «Заказы клиентов». Там же задаётся вариант использования заказов: «как счёт», «со склада и под заказ» или «только со склада».
От этого варианта зависит поведение системы. Если заказ используется «только как счёт», он не резервирует товар и не контролирует остатки — частичная отгрузка формально возможна, но контроль неотгруженных остатков будет ограниченным. Для полноценной работы с частичными отгрузками выбирайте вариант «Заказ со склада и под заказ».
Дополнительно проверьте статусы заказа. Обычно доступны «К согласованию», «В работе / К отгрузке», «Закрыт». Отгружать можно из статуса, в котором разрешена отгрузка (как правило, «К отгрузке»). Если в заказе включён контроль оплаты, система может запретить отгрузку до поступления предоплаты — учтите это в регламенте.
Оформление первой частичной отгрузки по заказу
Базовый сценарий: есть проведённый заказ клиента на 100 единиц, на складе доступно 60. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг». Программа заполнит документ по данным заказа: контрагента, договор, склад и табличную часть с полным количеством.
Теперь ключевой шаг: в табличной части реализации скорректируйте количество до фактически отгружаемого. Если по строке заказано 100, а отгружаете 60 — поставьте 60. Строки, которые в этой поставке не идут совсем, удалите или обнулите. Цены и скидки подтянутся из заказа автоматически, менять их без необходимости не нужно.
Проведите документ и проверьте движения: товар спишется со склада, а в заказе зафиксируется отгруженное количество. Сам заказ при этом не закроется — он останется в работе с остатком 40 единиц к отгрузке.
- 1Откройте проведённый заказ клиента в статусе, допускающем отгрузку
- 2Нажмите «Создать на основании → Реализация товаров и услуг»
- 3В табличной части реализации уменьшите количество до фактически отгружаемого, лишние строки удалите
- 4Проверьте склад, цены, НДС и дату отгрузки
- 5Проведите документ и убедитесь, что товар списался со склада
- 6Вернитесь в заказ и проверьте остаток к отгрузке
Вторая и последующие отгрузки по тому же заказу
Когда товар поступит на склад, по тому же заказу оформляется следующая реализация. Снова откройте заказ и создайте реализацию на его основании. В типовых конфигурациях программа при повторном вводе подставит в новый документ только неотгруженный остаток — в нашем примере 40 единиц, а не исходные 100.
Это удобный контроль: если при создании очередной реализации табличная часть заполнилась полным количеством, а не остатком, значит, что-то пошло не так — либо предыдущая реализация создана не на основании заказа и не связана с ним, либо нарушена структура подчинённости. Разберитесь до проведения документа, иначе отгрузите лишнее.
Количество отгрузок по одному заказу не ограничено: можно отгружать хоть по одной единице, пока заказ не закроется. После отгрузки полного количества переведите заказ в состояние «Закрыт» — он перестанет попадать в списки заказов к отработке.
Как выбрать действие
Как контролировать неотгруженные остатки
Главный инструмент контроля — отчёты по заказам. В УТ 11 используйте отчёт «Состояние выполнения заказов клиентов» (раздел «Продажи → Отчёты по продажам»): он показывает по каждому заказу заказано, отгружено, осталось отгрузить и оплачено. Именно по нему менеджеры видят, какие заказы «висят» с частичной отгрузкой.
Для складской стороны полезен отчёт «Остатки и доступность товаров» — он показывает свободный остаток с учётом резервов под заказы. Если под заказ установлен резерв, отгрузить этот товар другому клиенту штатно не получится: система предупредит о превышении доступного количества.
Дополнительно настройте рабочее место «Заказы клиентов» с отбором по состоянию «Ожидается отгрузка» или «Готов к отгрузке». Это даёт ежедневный список заказов, требующих реакции, без ручного поиска.
Как проверить результат
Заказано минус отгружено равно фактическому долгу клиенту
Остаток не совпадает с реальным — есть реализации, не связанные с заказом
Товар списался ровно на отгруженное количество
Остаток ушёл в минус или не изменился — проверьте склад и проведение документа
Заказ закрыт и не попадает в список к отгрузке
Заказ открыт при нулевом остатке — закройте его вручную
Частичная отгрузка в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 механизм проще: полноценных заказов с резервированием там нет, поэтому частичная отгрузка оформляется несколькими документами «Реализация (акты, накладные)». Их можно создавать на основании счёта на оплату — табличная часть заполнится из счёта, а количество скорректируйте вручную до фактического.
Контроль неотгруженного остатка в БП ведётся через счёт: откройте счёт и посмотрите связанные документы, либо сформируйте «Анализ счёта» / оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов. Автоматического отчёта «осталось отгрузить по счёту» в типовой поставке нет — это главное ограничение сценария без заказов.
В Управлении нашей фирмой (УНФ) механизм ближе к УТ: есть заказ покупателя со статусами и резервированием, реализация (расходная накладная) создаётся на основании заказа, а остаток к отгрузке виден в самом заказе на вкладке со связанными документами и в отчёте «Анализ заказов покупателей».
Сравнение вариантов по конфигурациям
Полный контроль: заказ со статусами, резервы, автоматический остаток к отгрузке и отчёты. Подходит для регулярных частичных отгрузок.
Только несколько реализаций на основании счёта, ручной контроль остатка. Подходит при редких частичных отгрузках и простом учёте.
Заказ покупателя с резервом и статусами, отгрузка расходными накладными. Компромисс между простотой и контролем.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — реализация создана не на основании заказа, а «с нуля» с ручным заполнением. Такой документ спишет товар со склада, но не закроет потребность в заказе: остаток к отгрузке зависнет, и при очередной отгрузке менеджер рискует отгрузить товар повторно. Правило простое: если по клиенту есть заказ — реализация всегда вводится на его основании.
Вторая ошибка — редактирование количества в уже проведённой реализации вместо создания новой. Если после отгрузки 60 единиц решили доотгрузить ещё 20, не исправляйте старый документ на 80: он уже мог быть напечатан, подписан клиентом и ушёл в ЭДО. Оформляйте новую реализацию на разницу.
Третья группа проблем — «висящие» заказы. Если клиент отказался от остатка, заказ нужно закрыть с отменой неотгруженных строк (в УТ 11 — команда «Закрыть заказ» с указанием причины). Иначе заказ будет вечно числиться в списке к отгрузке и искажать картину потребности в товаре.
Частые вопросы о частичной отгрузке в 1С
Что важно запомнить
Частичная отгрузка оформляется реализацией на основании заказа с ручной корректировкой количества. Заказ остаётся открытым и показывает остаток к отгрузке; повторные отгрузки создаются по нему же до полного закрытия. Контролируйте остатки отчётом «Состояние выполнения заказов» и всегда вводите реализации на основании заказа, а не вручную.
Можно ли отгрузить больше, чем указано в заказе?
Штатно — нет, и это правильно. Если клиент согласовал увеличение объёма, сначала отредактируйте заказ (увеличьте количество в строке), согласуйте его по вашему регламенту и только потом создавайте реализацию. Так история изменений и расчёты с клиентом останутся прозрачными.
Как отменить неотгруженный остаток, если клиент отказался?
В УТ 11 и КА откройте заказ и используйте команду закрытия с отменой неотгруженных строк — программа предложит указать причину отмены. Резерв под эти строки снимется автоматически. Просто удалить строки из проведённого заказа не получится, если по ним уже есть движения.
Почему при создании реализации подставляется полное количество, а не остаток?
Чаще всего предыдущая отгрузка была оформлена документом, не связанным с заказом (создан вручную, а не на основании). Проверьте подчинённые документы заказа. Реже причина в настройках варианта использования заказов — при варианте «как счёт» контроль отгрузки ограничен.
Нужно ли выставлять отдельный счёт на каждую частичную отгрузку?
Зависит от условий оплаты. Если оплата по факту поставки — счёт можно выставлять на основании каждой реализации. Если работаете по одному счёту на весь заказ — достаточно исходного счёта, а реализации закроют его по мере отгрузки. Оба варианта штатно поддерживаются.
Как частичная отгрузка отражается в НДС и книге продаж?
НДС начисляется по каждой реализации отдельно: на каждую частичную отгрузку оформляется свой счёт-фактура на фактически отгруженное количество и сумму. Если была получена предоплата, авансовый НДС зачитывается по мере отгрузок. Никаких специальных действий именно из-за «частичности» не требуется.
Можно ли запретить частичную отгрузку по отдельным клиентам?
Штатной настройки «запрет частичной отгрузки» в типовых конфигурациях нет. Практический вариант — договориться о регламенте: менеджер отгружает заказ только целиком, а контроль вести по отчёту о состоянии заказов. Жёсткий запрет реализуется только доработкой (проверкой при проведении реализации).