Как провести инвентаризацию в 1С:Розница

Инвентаризация в 1С:Розница сводится к сопоставлению учётных остатков в базе с фактическим количеством товара на полках и складе. Программа позволяет оформить весь цикл штатными документами: от приказа о проведении инвентаризации до оприходования излишков и списания недостачи. При корректной последовательности действий расхождения фиксируются автоматически, а движения по регистрам формируются без ручных корректировок.

Перед началом работы важно завершить все незакрытые операции: провести поступления, перемещения, возвраты и кассовые смены, которые влияют на остатки инвентаризируемого магазина. Если в момент пересчёта по базе «висят» непроведённые документы, учётное количество будет искажено, и результаты инвентаризации придётся пересчитывать заново.

Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:Розница 8, включая подготовку, пересчёт, оформление результатов и типичные ошибки, которые приводят к искажению остатков.

Подготовка к инвентаризации: что проверить до начала

Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учётные остатки. Откройте отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад» → «Отчёты по складу») и убедитесь, что по инвентаризируемому складу нет отрицательных остатков. Минус по позициям означает, что продажи или списания проведены раньше поступлений, и расчёт расхождений будет недостоверным.

Проверьте, что все кассовые смены закрыты и отчёты о розничных продажах проведены. Если инвентаризация проводится в рабочее время, торговлю по пересчитываемым группам товаров лучше приостановить: каждая продажа после фиксации учётных остатков создаёт ложную недостачу.

Также убедитесь, что у пользователя, который будет оформлять документы, есть права на создание документов склада. В типовой конфигурации это роли «Кладовщик» или «Менеджер по закупкам», а для итоговых документов могут потребоваться права старшего менеджера.

Создание приказа на проведение инвентаризации

Первый документ цепочки — «Приказ на проведение инвентаризации». Он находится в разделе «Склад» → «Инвентаризации» (в некоторых релизах — «Закупки» → «Сервис» → «Инвентаризация»). Документ фиксирует дату начала и окончания пересчёта, склад, а также момент, на который снимаются учётные остатки.

Заполните шапку документа: укажите магазин (склад), даты проведения и при необходимости ответственных лиц. Приказ не делает движений по регистрам — он служит основанием для документов пересчёта и позволяет вести несколько пересчётов в рамках одной инвентаризации, например по разным товарным группам.

После записи приказа на его основании создаются документы «Пересчёт товаров». Если магазин большой, удобно разбить инвентаризацию на несколько пересчётов: по торговому залу и складу отдельно или по категориям товаров.

Документ «Пересчёт товаров»: заполнение фактических остатков

Создайте документ «Пересчёт товаров» на основании приказа или отдельно через раздел «Склад» → «Пересчёты товаров». В табличную часть можно заполнить товары несколькими способами: по кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам» (в документ попадут все позиции с ненулевым учётным остатком), подбором через поиск номенклатуры или загрузкой данных с терминала сбора данных.

В таблице отображаются колонки «Количество (учёт)» и «Количество (факт)». Заполняйте фактическое количество по результатам физического пересчёта. Если фактическое значение не введено, программа трактует позицию по-разному в зависимости от настроек, поэтому непроверенные строки лучше удалять, а не оставлять пустыми.

При работе с ТСД данные выгружаются через обработку «Загрузка данных из ТСД»: терминал передаёт штрихкоды и количество, а программа сопоставляет их с номенклатурой. Перед загрузкой проверьте, что все штрихкоды привязаны к карточкам товаров — неизвестные штрихкоды попадут в протокол ошибок.

1. 1
   Создайте «Пересчёт товаров» на основании приказа
2. 2
   Заполните табличную часть по остаткам или загрузите данные с ТСД
3. 3
   Внесите фактическое количество по каждой позиции
4. 4
   Удалите строки, которые физически не проверялись
5. 5
   Проверьте расхождения по колонке «Отклонение»
6. 6
   Проведите документ

Анализ расхождений и проверка перед итогами

После проведения пересчёта откройте отчёт по инвентаризации — в типовой конфигурации это «Ведомость расхождений» или печатная форма ИНВ-19 из документа. Отчёт показывает излишки и недостачи в количественном и суммовом выражении по учётным ценам.

Прежде чем оформлять итоговые документы, разберите значимые расхождения вручную. Частые причины ложных отклонений: непересчитанный товар в подсобном помещении, пересортица (один товар в излишке, другой в недостаче), продажи после даты пересчёта, непроведённые перемещения между магазинами.

Пересортицу в типовой «Рознице» нужно оформлять аккуратно: программа не делает автоматический взаимозачёт. Если обнаружена недостача одного товара и излишек другого по той же цене, сначала убедитесь, что это действительно пересортица (например, разные вкусы одного продукта с разными штрихкодами), и только потом оформляйте оприходование и списание.

Контрольные точки

Как проверить результат пересчёта

Отклонение по позициям

Норма

Расхождения объяснимы: пересортица, бой, неучтённое перемещение

Тревожный признак

Крупные необъяснимые недостачи по многим позициям

Непроверенные строки

Норма

Все строки заполнены или удалены

Тревожный признак

Остались строки без фактического количества

Дата пересчёта

Норма

После даты документа нет продаж и поступлений

Тревожный признак

Есть движения позже даты пересчёта

Оприходование излишков и списание недостач

На основании проведённого пересчёта создаются итоговые документы. «Оприходование товаров» увеличивает остатки на сумму излишков: укажите склад, статью доходов и при необходимости цену оприходования. «Списание товаров» уменьшает остатки на недостачу: выберите статью расходов, например «Недостачи по результатам инвентаризации».

Оба документа можно создать кнопкой «Создать на основании» из пересчёта — тогда табличные части заполнятся автоматически только расходящимися позициями. Проверьте, что в оприходование попали только излишки, а в списание — только недостачи: при ручном заполнении эти документы иногда смешивают.

После проведения итоговых документов сформируйте отчёт «Остатки товаров» и сверьте его с фактическим состоянием склада. Остатки в базе должны совпасть с результатами пересчёта. Для бухгалтерской отчётности распечатайте унифицированные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26 из соответствующих документов.

Особые сценарии: алкоголь, маркировка и частичная инвентаризация

Инвентаризация алкогольной продукции

При учёте алкоголя помимо складских остатков нужно сверить остатки в ЕГАИС. В «Рознице» для этого используются документы «Остатки ЕГАИС»: запросите остатки по регистрам, сопоставьте их с фактическим пересчётом и при расхождениях оформите акты списания или постановки на баланс в ЕГАИС. Сначала приводите в порядок остатки ЕГАИС, затем — учётные остатки склада.

Маркированные товары

По маркированной продукции (обувь, табак, лекарства и другие группы) пересчёт ведётся сканированием кодов маркировки. Недостача маркированного товара требует списания кодов через «Честный ЗНАК» — простое складское списание не выводит коды из оборота. Проверьте, что обмен с системой маркировки работает, до начала инвентаризации.

Частичная инвентаризация по группе товаров

Если нужно пересчитать только одну категорию, создайте отдельный пересчёт и заполните его отбором по товарной группе через кнопку «Заполнить». Это безопасно для остальных позиций: итоговые документы затронут только те товары, которые вошли в пересчёт. Такой подход удобен для плановых выборочных проверок ходовых категорий.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Расхождение вызвано непроведённым документомОтмените пересчёт, проведите документ и создайте пересчёт заново

Обнаружена пересортица по близким товарамОформите списание и оприходование на основании одного пересчёта с пояснением в комментарии

Недостача по маркированному товаруСписывайте через документы вывода из оборота с передачей данных в «Честный ЗНАК»

Пересчитывается только часть ассортиментаСоздайте отдельный пересчёт с отбором по товарной группе

FAQ: частые вопросы по инвентаризации в 1С:Розница

Можно ли проводить инвентаризацию, пока магазин работает?

Технически можно, но это основной источник ошибок: каждая продажа после даты пересчёта создаёт ложную недостачу. Если остановить торговлю нельзя, пересчитывайте товар частями — закрывайте отдельные полки или категории и сразу вносите фактическое количество в документ.

Что делать, если после инвентаризации нашли непроведённый документ?

Не проводите его задним числом до даты пересчёта — это изменит учётные остатки и сделает результаты инвентаризации недостоверными. Проведите документ текущей датой, а расхождение, которое он вызовет, разберите отдельно: при необходимости скорректируйте итоговые документы инвентаризации.

Почему в пересчёте нет части товаров, которые точно есть на складе?

При заполнении «по остаткам» в документ попадают только позиции с ненулевым учётным остатком. Товар с нулевым остатком, который физически лежит на полке, — это и есть излишек: добавьте его в табличную часть вручную через подбор или сканирование штрихкода.

Как оформить инвентаризацию, если в магазине несколько складов?

Создавайте отдельный приказ и отдельные пересчёты для каждого склада: торговый зал, склад хранения, алкогольный склад. Общий документ на несколько складов в типовой «Рознице» не предусмотрен, а смешение остатков приведёт к неверным расхождениям.

Нужно ли распечатывать унифицированные формы ИНВ?

Если магазин сдаёт бухгалтерскую отчётность, инвентаризационные описи и сличительные ведомости оформляются обязательно. В «Рознице» печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26 доступны из соответствующих документов по кнопке «Печать». Для внутреннего контроля достаточно электронных документов.

Как часто нужно проводить полную инвентаризацию магазина?

Законодательно обязательна как минимум годовая инвентаризация перед составлением годовой отчётности, а также при смене материально ответственных лиц. На практике магазины дополнительно проводят выборочные пересчёты ходовых категорий — это позволяет выявлять недостачи раньше и небольшими партиями.