Как провести инвентаризацию в 1С:Розница

Инвентаризация в 1С:Розница оформляется цепочкой из четырёх документов: приказ на инвентаризацию, инвентаризационная опись, оприходование излишков и списание недостач. Такая связка позволяет сравнить учётные остатки с фактическими, зафиксировать расхождения и корректно отразить их в учёте без ручной правки складских документов.

Ниже — практический порядок действий для типовой конфигурации «1С:Розница» (редакция 2.2 и 2.3). Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика документов одинакова: сначала фиксируем решение о пересчёте, затем вносим фактические количества, после чего программа сама рассчитывает расхождения.

Подготовка перед началом инвентаризации

Перед запуском пересчёта убедитесь, что все складские документы за период проведены: поступления, реализации, перемещения, возвраты и списания. Непроведённые документы создадут ложные расхождения: программа будет сравнивать факт с устаревшим учётным остатком. Проверить это можно через отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах».

Определите, по какому складу будет идти пересчёт. В 1С:Розница инвентаризация всегда привязана к конкретному складу (магазину). Если точек несколько, по каждой создаётся отдельный комплект документов. Также решите, будет ли инвентаризация полной (весь товар) или выборочной (по группе товаров или конкретной номенклатуре).

Шаг 1. Создание приказа на инвентаризацию

Откройте раздел «Закупки» (в некоторых версиях — «Склад») и найдите журнал «Приказы на проведение инвентаризаций». Создайте новый документ. В нём укажите склад, дату начала и окончания пересчёта, а при необходимости — причину инвентаризации (плановая, смена материально ответственного лица, внезапная ревизия).

Приказ — это головной документ всей цепочки. Именно на его основании будут создаваться опись, оприходование и списание, поэтому программа сможет отследить, какие расхождения по данному приказу уже обработаны, а какие ещё нет. Проведите приказ после заполнения.

Шаг 2. Формирование инвентаризационной описи

На основании приказа создайте документ «Инвентаризационная опись товаров» (кнопка «Создать на основании» или через журнал «Инвентаризационные описи»). Программа автоматически заполнит табличную часть номенклатурой склада и учётными остатками на дату документа.

Если инвентаризация выборочная, отредактируйте состав: удалите лишние строки или воспользуйтесь подбором товаров по группе. Проверьте, что учётные количества соответствуют ожидаемым — при сомнениях сверьтесь с отчётом по остаткам на ту же дату.

1. 1
   Проведите все складские документы и проверьте остатки отчётом
2. 2
   Создайте приказ на инвентаризацию по нужному складу
3. 3
   На основании приказа сформируйте инвентаризационную опись
4. 4
   Внесите фактические количества вручную, через ТСД или сканер
5. 5
   Проверьте колонку расхождений и распечатайте ведомость
6. 6
   Создайте оприходование излишков и списание недостач
7. 7
   Сверьте итоговые остатки отчётом после проведения

Шаг 3. Ввод фактических остатков

В описи заполните колонку «Фактическое количество». Есть три способа: ручной ввод по результатам подсчёта, загрузка данных с терминала сбора данных (ТСД) или подбор товаров сканером штрихкодов прямо в документе. Для большого ассортимента ТСД существенно ускоряет работу: файл с отсканированными количествами загружается через обработку «Загрузка данных из ТСД».

После заполнения программа автоматически рассчитает отклонение: разницу между учётным и фактическим количеством. Строки без расхождений можно не трогать — по ним документы не создаются. Проведите опись и распечатайте унифицированные формы ИНВ-3 и ИНВ-19, если они нужны для бумажного документооборота.

Если товар ведётся с характеристиками (размеры, цвета) или сериями, пересчитывать нужно именно в разрезе характеристик и серий. Итог по номенклатуре в целом может совпасть, а расхождения «спрятаться» внутри — например, излишек одного размера и недостача другого. Программа корректно обработает это только при заполнении фактического количества по каждой строке.

Шаг 4. Оформление расхождений

На основании описи создайте два документа: «Оприходование товаров» для излишков и «Списание товаров» для недостач. Программа подставит в них только расходящиеся позиции с рассчитанными количествами. В списании укажите статью расходов (например, недостача в пределах норм естественной убыли или за счёт виновного лица) — от этого зависит корректность управленческого учёта.

Проводите оба документа только после проверки ведомости расхождений. После проведения учётные остатки станут равны фактическим, и отчёт по складу покажет обнулённые расхождения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» после проведения всех документов

Норма

Остатки совпадают с фактическим пересчётом

Тревожный признак

Есть позиции, по которым расхождение сохранилось

Проведённые оприходование и списание

Норма

В документах только расходящиеся позиции из описи

Тревожный признак

В документах лишние строки или неверные количества

Приказ на инвентаризацию

Норма

По приказу созданы опись и документы расхождений

Тревожный признак

Опись есть, а оприходование или списание не созданы

Частые ошибки и ограничения

Самая частая проблема — непроведённые документы перед инвентаризацией, из-за которых учётный остаток искажён. Вторая типичная ошибка — пересчёт при работающих продажах: кассиры пробивают товар, пока комиссия считает, и факт не сходится с учётом по объективным причинам. Третья — ручное создание оприходования и списания в обход описи: такие документы не связываются с приказом, и контроль расхождений теряется.

Учтите ограничение: инвентаризационная опись фиксирует учётные остатки на дату документа. Если после создания описи, но до её проведения провести задним числом приход или расход, данные в описи устареют — перезаполните документ кнопкой «Заполнить».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?

Да. Удалите из описи лишние строки или заполните её через подбор по группе номенклатуры. Оприходование и списание будут созданы только по позициям с расхождениями в этой описи, остальные остатки склада документы не затронут.

Что делать, если обнаружилась пересортица — излишек одного товара и недостача другого?

Оформите стандартную цепочку: излишек попадёт в оприходование, недостача — в списание. Если нужно отразить зачёт пересортицы в бухгалтерском учёте, это делается уже на стороне бухгалтерской программы при синхронизации — в 1С:Розница фиксируются фактические движения по каждой позиции.

Как загрузить данные с терминала сбора данных?

Используйте обработку загрузки данных из ТСД (раздел «Закупки» — «Сервис» или аналогичный пункт в зависимости от версии). ТСД должен быть подключён и настроен в разделе «Администрирование» — «Подключаемое оборудование». После загрузки сверьте итоговые количества с распечаткой комиссии.

Нужно ли останавливать продажи на время инвентаризации?

Строгого запрета в программе нет, но практически это необходимо для достоверности результата. Если остановить торговлю нельзя, проводите пересчёт до открытия или после закрытия магазина, либо фиксируйте продажи за время инвентаризации отдельно и корректируйте фактические количества с их учётом.

Как отменить ошибочно проведённую инвентаризацию?

Отмените проведение документов в обратном порядке: сначала списание и оприходование, затем опись, затем при необходимости приказ. Если документы уже попали в закрытый период или выгружены в бухгалтерию, корректируйте их сторнирующими документами, а не удалением.