Как в 1С распечатать остатки по складу

Распечатать остатки по складу в 1С можно без программирования и специальных настроек: для этого в типовых конфигурациях предусмотрены готовые отчёты. Чаще всего используют «Остатки товаров на складах» (в «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP») и «Ведомость по товарам на складах» (в «1С:Бухгалтерии 8»). Оба строятся на дату или за период, группируются по складам и выводятся на печать стандартной кнопкой.

Ключевой момент — правильно выбрать дату и склад в отборах. Отчёт показывает данные по учётным регистрам, поэтому, если документы поступления или списания не проведены, цифры на бумаге не совпадут с реальным положением дел. Перед печатью имеет смысл убедиться, что все складские документы за нужный период проведены.

Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, варианты настройки отчёта, способы проверить результат и типичные ошибки, из-за которых распечатка оказывается пустой или неверной.

Где находится отчёт по остаткам в разных конфигурациях

Расположение отчёта зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: отчёт лежит в разделе складского учёта или в общем списке отчётов.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP Управление предприятием» перейдите в раздел Склад и доставка → Отчёты по складу и выберите «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Также отчёт доступен через раздел «Закупки» или «Продажи» в блоке отчётов.

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел Склад → Отчёты → Ведомость по товарам на складах или Отчёты → Остатки товаров. В «1С:Рознице» отчёт находится в разделе «Склад» или «Анализ».

Если отчёт не отображается в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу программы и введите название отчёта. Отсутствие пункта в меню может также означать, что у пользователя нет прав — тогда доступ настраивает администратор.

Как сформировать отчёт по остаткам: пошагово

Последовательность действий одинакова для всех типовых конфигураций. Различия только в названиях кнопок и расположении настроек.

1. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах»).
2. Установите дату, на которую нужны остатки, или период — если нужны данные с движением (приход, расход, остатки на начало и конец).
3. В настройках отбора укажите конкретный склад. Если склад не выбран, отчёт покажет остатки по всем складам с группировкой.
4. Нажмите «Сформировать».
5. Проверьте результат на экране, затем нажмите кнопку печати (значок принтера) или Ctrl+P.

1. 1
   Откройте отчёт по остаткам через раздел «Склад» или поиск
2. 2
   Установите дату или период формирования
3. 3
   Добавьте отбор по складу, если нужен один склад
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
5. 5
   Проверьте итоги на экране
6. 6
   Нажмите кнопку печати или Ctrl+P и выберите принтер

Если отчёт формируется долго, это обычно связано с большим объёмом данных или отсутствием отборов. Ограничьте выборку одним складом или группой номенклатуры — отчёт построится быстрее, а печатная форма будет компактнее.

Настройка отборов и вариантов отчёта

Стандартный вид отчёта подходит не всегда: иногда нужны только товары с ненулевым остатком, конкретная товарная группа или детализация до серий и характеристик. Всё это настраивается через кнопку «Настройки» (или «Показать настройки»).

На вкладке «Отбор» добавьте условия: склад, номенклатура, группа товаров, организация. На вкладке «Группировка» (или «Структура») задайте порядок строк — например, сначала склад, затем товар. На вкладке «Показатели» можно включить или отключить количество, сумму, цену.

Готовую настройку удобно сохранить кнопкой «Сохранить вариант отчёта», чтобы в следующий раз не настраивать заново. Сохранённый вариант появится в списке вариантов отчёта и доступен другим пользователям, если при сохранении отметить «Для всех пользователей» (требуются соответствующие права).

Какой отчёт выбрать

Остатки товаров на складах

Подходит для быстрой печати остатков на дату. Не показывает движение товара за период.

Ведомость по товарам на складах

Показывает приход, расход и остатки за период. Удобна для инвентаризационных сверок, но формируется дольше.

Остатки и доступность товаров

Показывает свободный остаток с учётом резервов. Нужен для продаж, а не для складской сверки.

Как распечатать и сохранить результат

После формирования отчёта нажмите кнопку с изображением принтера на панели табличного документа или сочетание Ctrl+P. В окне печати выберите принтер, при необходимости включите двустороннюю печать и укажите диапазон страниц.

Если таблица широкая и не помещается на лист, в настройках печати выберите масштаб «По ширине страницы» или альбомную ориентацию. Также полезно включить повтор шапки таблицы на каждой странице — это делается в настройках печати табличного документа.

Вместо печати отчёт можно сохранить: Файл → Сохранить копию (или кнопка «Сохранить» на панели табличного документа). Доступны форматы MXL, Excel, PDF и HTML. Формат PDF удобен для отправки руководителю или в бухгалтерию, Excel — если данные нужно дополнительно обработать.

Проверка результата перед печатью

Прежде чем отправлять отчёт на принтер, убедитесь, что данные корректны. Самая частая причина расхождений — непроведённые документы: приходные накладные, перемещения, списания. Отчёт строится только по проведённым документам, черновики в него не попадают.

Сверьте итоговое количество по отчёту с данными на закладке «Навигация» склада или с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 41 в бухгалтерской программе. Расхождение между складским и бухгалтерским учётом обычно означает, что часть документов проведена только в одной из подсистем.

Проверьте также дату формирования: отчёт «на сегодня» без указания времени показывает остатки на конец дня, а при формировании на прошедшую дату документы, проведённые задним числом, уже включены в расчёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма по складу

Норма

Совпадает с ОСВ по счёту 41 (с учётом разницы в оценке)

Тревожный признак

Существенное расхождение — есть непроведённые или удалённые документы

Наличие товара в отчёте

Норма

Товар, который физически есть на складе, присутствует в списке

Тревожный признак

Товар отсутствует — проверьте отборы и проведение приходных документов

Отрицательные остатки

Норма

Их нет либо они объяснимы (оперативная отгрузка до оформления прихода)

Тревожный признак

Много минусов — нарушена последовательность проведения документов

Типичные ошибки и ограничения

Первая ошибка — формирование отчёта без отбора по складу с последующей печатью десятков страниц. Всегда указывайте нужный склад, если отчёт требуется по одному помещению.

Вторая ошибка — неверная дата. Отчёт «Остатки» формируется на дату, а «Ведомость» — за период; если перепутать, цифры не сойдутся с ожиданиями. Третья частая ситуация — пустой отчёт из-за лишнего отбора, оставшегося от предыдущей настройки: откройте «Настройки» и сбросьте отборы кнопкой «Стандартные настройки».

Учтите ограничение по правам: пользователь с ролью только на чтение склада может не видеть суммы (себестоимость) — в отчёте будут только количества. Это нормальное поведение, а не ошибка программы.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать остатки только с ненулевым количеством?

Да. В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Конечный остаток» (или «Остаток») с условием «не равно 0». В некоторых конфигурациях есть готовый вариант отчёта «Остатки (только ненулевые)». После настройки сохраните вариант, чтобы не повторять действия.

Почему отчёт показывает отрицательные остатки?

Минус возникает, когда расходный документ проведён раньше приходного или приход не оформлен вовсе. Найдите такие позиции, оформите недостающие приходные документы и перепроведите расходные. Для предотвращения включите контроль отрицательных остатков в настройках учёта.

Как распечатать остатки с ценами и суммами?

В настройках отчёта на вкладке «Показатели» (или «Поля») включите ресурсы «Сумма» и «Цена». Если эти колонки недоступны, у пользователя нет прав на просмотр себестоимости — этот вопрос решает администратор через настройку профилей доступа.

Чем отчёт по остаткам отличается от инвентаризационной описи?

Отчёт показывает учётные остатки из программы и не предназначен для проведения инвентаризации. Опись (ИНВ-3) формируется из документа инвентаризации, содержит графы для фактического количества, подписи комиссии и является официальным документом. Для ревизии используйте именно документ инвентаризации.

Можно ли автоматически отправлять остатки по складу на почту?

Да, если в конфигурации включён механизм рассылки отчётов. Сохраните нужный вариант отчёта, затем создайте рассылку с расписанием и списком получателей. Отчёт будет формироваться и отправляться автоматически. Для работы рассылки должна быть настроена учётная запись электронной почты в программе.

Отчёт формируется очень долго — что делать?

Ограничьте выборку: укажите конкретный склад, группу товаров или короткий период. Отключите лишние показатели и детализацию до серий, если она не нужна. Если и это не помогает, причина может быть в объёме базы или неактуальных итогах регистров — тогда нужна помощь администратора 1С.