Как проводить розничные продажи в 1С

Розничная продажа в 1С оформляется двумя основными документами: чеком ККМ в течение рабочего дня и отчётом о розничных продажах при закрытии смены. Чек фиксирует каждую отдельную операцию с покупателем, а отчёт суммирует выручку и списывает товар со склада. Такая двухуровневая схема работает в «1С:Управление торговлей», «1С:Розница», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» — названия кнопок могут отличаться, но логика везде одинаковая.

Прежде чем пробивать первый чек, в программе должны быть настроены касса ККМ, склад (магазин), виды цен и подключено торговое оборудование — фискальный регистратор или онлайн-касса с драйвером. Если хотя бы один элемент не настроен, чек либо не создастся, либо уйдёт в фискальный накопитель с ошибкой, и продажу придётся восстанавливать вручную.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до закрытия смены, возвратов и типичных ошибок, которые приводят к расхождениям в остатках и выручке.

Подготовка: что настроить до первой продажи

Начните со справочника касс ККМ: создайте кассу, укажите организацию, склад отгрузки и тип кассы — фискальный регистратор, ККТ с передачей данных или эквайринговый терминал. Для розничной точки обычно создают отдельный склад с типом «Розничный магазин», потому что именно к нему привязываются цены и отчёт о розничных продажах.

Далее проверьте виды цен: в карточке магазина укажите розничный вид цен, а сами цены установите документом «Установка цен номенклатуры». Если цена на товар не установлена, чек либо не проведётся, либо уйдёт с нулевой суммой — в зависимости от настроек конфигурации.

Последний шаг — подключение оборудования через «Администрирование → Подключаемое оборудование». Установите драйвер фискального регистратора, выполните тест подключения и убедитесь, что программа видит кассу. Для приёма карт добавьте эквайринговый терминал и договор эквайринга в одноимённом справочнике.

Проведение продажи через чек ККМ

Откройте рабочее место кассира: в «1С:Розница» это режим РМК, в «Управлении торговлей» — раздел «Продажи → Чеки ККМ». Нажмите «Создать», подберите товар сканером штрихкода, поиском по наименованию или артикулу. Программа подставит цену из действующего розничного вида цен и рассчитает сумму с учётом скидок.

После набора позиций нажмите «Оплата» и выберите форму расчёта: наличные, платёжная карта или смешанная оплата. При оплате картой сумма уходит на эквайринговый терминал, и только после подтверждения банка чек фискализируется. Если терминал не отвечает, не пробивайте чек повторно — сначала проверьте, не прошла ли операция в банке, иначе спишете деньги с покупателя дважды.

Проведённый чек сразу резервирует или списывает товар — это зависит от настроек. В большинстве конфигураций чек ККМ не делает складских движений сам: списание выполняет отчёт о розничных продажах при закрытии смены. Поэтому в течение дня остатки по розничному складу могут не отражать текущие продажи — это нормально.

1. 1
   Откройте РМК или список чеков ККМ и создайте новый чек
2. 2
   Добавьте товары сканером или подбором, проверьте цены и скидки
3. 3
   Нажмите «Оплата», выберите наличный или безналичный расчёт
4. 4
   Дождитесь фискализации чека и выдачи покупателю
5. 5
   Убедитесь, что чек появился в списке со статусом «Пробит»

Продажа с ручной скидкой и по дисконтной карте

Если в магазине действуют скидки, настройте их заранее в разделе маркетинга или скидок: автоматические скидки применятся сами при выполнении условий, ручные кассир назначает кнопкой в чеке. Дисконтные карты заводятся в справочнике и считываются до начала набора товара — тогда скидка применится ко всему чеку.

Смешанная оплата и оплата сертификатом

При частичной оплате картой и частично наличными в окне оплаты сначала добавьте сумму по карте, затем наличные — программа сама рассчитает сдачу только с наличной части. Подарочные сертификаты оформляются как отдельный вид оплаты; продажа самого сертификата проводится тем же чеком ККМ с позицией «сертификат».

Возврат товара от покупателя

Возврат в течение кассовой смены оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» или чеком ККМ с видом операции «Возврат» — на основании чека продажи. Найдите исходный чек по номеру или штрихкоду, создайте возврат на его основании: программа перенесёт позиции, цены и форму оплаты автоматически.

Если покупатель платил картой, деньги возвращаются на ту же карту через эквайринговый терминал — выдать наличными безналичную оплату нельзя. После закрытия смены возврат оформляется отдельным документом с указанием отчёта о розничных продажах, в который попала исходная продажа.

Закрытие смены и отчёт о розничных продажах

В конце рабочего дня кассир снимает Z-отчёт на фискальном регистраторе — из 1С кнопкой «Закрытие смены» или непосредственно на кассе. После этого в программе формируется «Отчёт о розничных продажах»: в «Управлении торговлей» он создаётся автоматически при закрытии смены, в других конфигурациях — кнопкой «Создать» с заполнением по пробитым чекам.

Отчёт выполняет три задачи: списывает проданный товар с розничного склада, фиксирует выручку по наличной и безналичной оплате и формирует проводки в бухгалтерском учёте. Проверьте, что в отчёт попали все чеки смены и ни один не остался со статусом «Отложен» или «Не пробит» — такие чеки искажают сумму документа.

Затем выручка оформляется приходным кассовым ордером «Поступление наличных из кассы ККМ» в операционную кассу организации, а эквайринговая выручка сверяется с реестром платежей банка. Расхождение между Z-отчётом, отчётом о розничных продажах и фактическими деньгами — сигнал искать непробитый или дважды пробитый чек.

Контрольные точки

Как проверить результат закрытия смены

Статусы чеков ККМ за день

Норма

Все чеки в статусе «Пробит» или «Аннулирован»

Тревожный признак

Есть чеки «Отложен» или «Не пробит»

Сумма отчёта о розничных продажах против Z-отчёта

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение по наличным или картам

Остатки товара на розничном складе

Норма

Проданные позиции списаны, остатки неотрицательные

Тревожный признак

Отрицательные остатки по проданным товарам

Учётные последствия и проводки

В управленческом учёте отчёт о розничных продажах делает движения по регистрам товаров и продаж, а в бухгалтерском — формирует проводки по дебету 90.03 и кредиту 41 при учёте по покупным ценам, либо со счётом 42 при учёте в продажных ценах. Наличная выручка попадает в дебет 50 счёта, эквайринг — на 57 счёт «Переводы в пути» до зачисления на расчётный счёт.

Если организация на спецрежиме без НДС или с НДС, ставка определяется настройками учётной политики и карточки номенклатуры. Ошибка в ставке НДС в карточке товара приведёт к неверным суммам налога в каждом чеке, поэтому перед стартом продаж сверьте ставки по основным группам товаров.

Держите под рукой отчёт «Движения документа»: когда сумма отчёта о розничных продажах не сходится с Z-отчётом, быстрее всего найти проблему, сравнив список чеков в 1С с лентой фискального регистратора по номерам и времени.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — продажа в минус: товара нет на остатке розничного склада, но чек пробивается, и отчёт о розничных продажах не проводится. Лечение — включить контроль остатков при проведении чека или хотя бы при закрытии смены и регулярно делать оприходование по результатам инвентаризации.

Вторая группа ошибок — работа с оборудованием: чек пробит на кассе, но не записался в 1С из-за разрыва связи, или наоборот. Поэтому в конце смены обязательно сверяйте количество и сумму чеков в программе с Z-отчётом до того, как подтвердите отчёт о розничных продажах.

Как проверить, что всё оформлено правильно

Итоговый контроль строится на трёх сопоставлениях: данные 1С против фискального накопителя, выручка против фактических денег, остатки в программе против полки. Для первого используйте отчёт по чекам ККМ за смену и Z-отчёт. Для второго — приходный кассовый ордер и сверку эквайринга. Для третьего — периодическую инвентаризацию розничного склада.

Если все три контура сходятся, розничный учёт ведётся корректно. Регулярные расхождения в одном и том же месте — признак ошибки в настройке, а не в действиях кассира, и разбирать её нужно на уровне кассы ККМ, видов цен или правил обмена с оборудованием.

Частые вопросы

Можно ли пробить чек задним числом?

Нет. Чек ККМ фискализируется на онлайн-кассе с текущей датой и временем, изменить их нельзя. Если продажа прошла мимо кассы, оформляется чек коррекции, а не чек задним числом.

Чем чек ККМ отличается от документа «Реализация товаров и услуг»?

Чек ККМ — для розничных продаж физическим лицам без выставления счёта, он анонимен и фискализируется. «Реализация» — для продаж контрагентам по договору, с печатными документами и без кассового чека в момент отгрузки (кроме расчётов с физлицами по безналу в отдельных случаях).

Что делать, если отчёт о розничных продажах не проводится?

Чаще всего причина — отрицательные остатки по какой-то позиции. Откройте протокол проведения, найдите товар с нехваткой, проверьте оприходование и склад в чеке, затем повторите проведение. Реже мешает незаполненная цена или закрытый период.

Нужна ли отдельная конфигурация «1С:Розница» для небольшого магазина?

Не обязательно: розничные продажи есть и в «Управлении торговлей», и в «Комплексной автоматизации». «1С:Розница» оправдана, когда магазин работает автономно с простым учётом и быстрым РМК, а центральный учёт ведётся в другой базе с обменом данными.

Как оформить продажу, если касса временно не работает?

По правилам применения ККТ при неработающей кассе продавать нельзя — расчёты без чека являются нарушением. После восстановления связи оформляются чеки коррекции на неучтённые суммы. В 1С такие операции отражают документом коррекции, а не обычным чеком продажи.