Как провести возврат товаров поставщику в 1С

Возврат товаров поставщику — стандартная операция, которая возникает при обнаружении брака, несоответствия количества или качества, а также при возврате нереализованных остатков по условиям договора. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который формирует складские и бухгалтерские движения одновременно.

Главная ошибка при такой операции — оформлять возврат «ручной» операцией или отрицательной поступлением. Это нарушает партионный учёт, искажает взаиморасчёты и приводит к расхождениям в декларации по НДС. Правильный путь — всегда использовать специализированный документ, созданный на основании исходного поступления.

Ниже разобран порядок действий для конфигураций на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2) и отдельно для «1С:Бухгалтерии 8», а также типовые ошибки и способы проверки результата.

Подготовка: что проверить до оформления возврата

Перед созданием документа убедитесь, что исходное поступление проведено и доступно в базе. Возврат «в минус» по количеству или по несуществующей партии приведёт к отрицательным остаткам и ошибкам при расчёте себестоимости. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах» и сверьте, что возвращаемое количество фактически числится на остатке.

Второй шаг — проверить условия договора с поставщиком. От основания возврата зависит налоговый учёт: возврат бракованного товара, возврат по претензии к качеству и возврат в рамках договора поставки оформляются в 1С одинаковым документом, но с разными настройками по НДС и с разным комплектом первичных документов (акт расхождений, претензия, дополнительное соглашение).

Создание документа «Возврат товаров поставщику» на основании поступления

Самый надёжный способ — ввести возврат на основании документа «Поступление товаров и услуг» (в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг»). Откройте исходный документ, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически перенесёт контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и ставки НДС.

В табличной части скорректируйте количество: по умолчанию подставляется весь объём поступления, а возвращать, как правило, нужно часть. Удалите лишние строки и укажите фактическое количество возвращаемого товара. Цены оставьте из поступления — возврат должен идти по цене приобретения, иначе возникнет разница во взаиморасчётах.

Если исходного поступления в базе нет

Когда поставка оформлялась в другой базе, в прошлом периоде до ввода остатков или документ был удалён, создайте возврат вручную: раздел «Закупки» (или «Покупки») → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». Заполните поставщика, договор, склад и табличную часть вручную. В этом случае особенно внимательно проверьте цены и ставки НДС — программа не сможет их подтянуть автоматически.

1. 1
   Откройте документ поступления и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
2. 2
   Скорректируйте количество и удалите лишние строки в табличной части
3. 3
   Проверьте склад списания, договор и цены — они должны совпадать с поступлением
4. 4
   Укажите основание возврата и при необходимости номер претензии или акта
5. 5
   Проведите документ и сформируйте счёт-фактуру на возврат (корректировку НДС)
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД на возврат и передайте поставщику

Проведение: какие движения формирует документ

При проведении документ списывает товар со склада по себестоимости партии, закрывает (сторнирует) задолженность перед поставщиком и формирует движения по НДС. В «1С:Бухгалтерии» типовые проводки: Дт 60.01 Кт 41.01 — сторнирование стоимости товара, Дт 60.01 Кт 19.03 — сторно НДС, предъявленного поставщиком. Если аванс не перечислялся, задолженность просто уменьшается; если товар был оплачен, возникает дебиторская задолженность поставщика, которую он вернёт деньгами или зачтёт в счёт других поставок.

Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» (в бухгалтерии) или через отчёт «Движения документа» (в УТ/ERP). Убедитесь, что сумма в проводках совпадает с суммой документа, а количество списалось именно с нужного склада.

НДС при возврате поставщику

Налоговый аспект зависит от статуса сторон и от того, был ли товар принят к учёту. Если покупатель — плательщик НДС и товар оприходован, при возврате покупатель выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемый товар (реализация в обратную сторону), а поставщик принимает НДС к вычету. В 1С это оформляется счётом-фактурой выданным на основании документа возврата.

Если покупатель применяет УСН или освобождён от НДС, счёт-фактуру не выставляют: поставщик сам оформляет корректировочный счёт-фактуру или отражает корректировку в книге продаж. В документе возврата в этом случае ставка НДС указывается «Без НДС» либо по настройкам учётной политики.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерия 8

В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ находится в разделе «Покупки» → «Возвраты товаров поставщику». Также рекомендуется создавать его на основании поступления: откройте «Поступление (акты, накладные, УПД)», найдите нужный документ и используйте кнопку «Создать на основании». Вид операции подставится автоматически.

В бухгалтерии важно проверить счета учёта в шапке документа: счёт расчётов с поставщиком (обычно 60.01) и счёт учёта товаров в табличной части (41.01 или 41.02 для розницы). Если ведётся учёт по нескольким складам, убедитесь, что склад списания совпадает со складом поступления, иначе остатки по складам «разъедутся».

Для возврата тары или комиссионного товара действуют другие правила: товар, принятый на комиссию, числится на забалансовом счёте 004, и его возврат оформляется отдельным документом без влияния на расчёты и НДС.

Способы оформления возврата

На основании поступления

Оптимальный вариант: цены, партии, договор и НДС подставляются автоматически, минимальный риск ошибки. Подходит всегда, когда исходный документ есть в базе.

Новый документ вручную

Когда поступления в базе нет (другой период, другая база). Требует ручной проверки цен, ставок НДС и партий.

Корректировка поступления

Подходит, если поставщик ошибся в документах и товар фактически не отгружался обратно. Не заменяет возврат при физической отгрузке товара поставщику.

Проверка результата после проведения

После проведения документа сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах»: количество возвращённой номенклатуры должно уменьшиться ровно на объём возврата, без отрицательных значений. Затем откройте «Акт сверки взаиморасчётов» с поставщиком — задолженность должна уменьшиться на сумму возврата или появиться дебиторка, если товар был предоплачен.

Финальная проверка — регистры НДС: сформируйте книгу продаж за период и убедитесь, что счёт-фактура на возврат попал в неё с корректной суммой. Если возврат прошёл, а в книге продаж записи нет, проверьте, создан ли счёт-фактура и проведён ли он.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Количество уменьшилось на объём возврата, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Отрицательный остаток или списание с другого склада

Взаиморасчёты с поставщиком

Норма

Долг уменьшился на сумму возврата или появилась дебиторская задолженность

Тревожный признак

Сумма возврата зависла на другом договоре или не отразилась

Книга продаж / НДС

Норма

Счёт-фактура на возврат проведён и попал в книгу продаж

Тревожный признак

Запись отсутствует или сумма НДС не совпадает с документом

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают из-за спешки и попыток «упростить» операцию. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к расхождениям в учёте.

Если ошибка уже допущена и документ проведён, не редактируйте его «задним числом» в закрытом периоде. Правильный путь — сторнировать ошибочный документ и создать корректный возврат текущей датой, отразив корректировку в налоговом учёте по правилам уточнённых деклараций.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если товар уже частично продан?

Да, но только на фактический остаток. Сначала сформируйте отчёт по остаткам и убедитесь, что возвращаемое количество есть на складе. Если вернуть нужно больше, чем осталось, разница оформляется не возвратом, а другими документами по ситуации (например, через пересортицу или списание).

Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?

Корректировка поступления исправляет первичные документы, когда фактического движения товара обратно не было (ошибка в количестве или цене в накладной). Возврат — это реальная отгрузка товара поставщику со списанием со склада. Если товар физически уезжает поставщику, нужен именно возврат.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате, если мы на УСН?

Нет. Покупатель на УСН счёт-фактуру не выставляет. В этом случае поставщик сам оформляет корректировочный счёт-фактуру и отражает уменьшение выручки в своей книге продаж. В документе возврата укажите ставку «Без НДС» в соответствии с настройками учётной политики.

Что делать, если товар был оплачен, а деньги поставщик ещё не вернул?

После проведения возврата в учёте образуется дебиторская задолженность поставщика. Когда деньги поступят, оформите «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика» — задолженность закроется автоматически по тому же договору.

Как вернуть товар, принятый на комиссию?

Комиссионный товар числится на забалансовом счёте 004 и не является вашей собственностью, поэтому обычный «Возврат товаров поставщику» не подходит. Используйте документ возврата товаров комитенту (в УТ 11 — «Возврат товаров комитенту» в разделе комиссионной торговли), который списывает товар только с забалансового учёта без влияния на расчёты и НДС.

Можно ли отменить проведённый возврат?

Да, если период открыт: отмените проведение документа или пометьте его на удаление — движения по регистрам будут удалены. Если период закрыт и отчётность сдана, документ не трогают, а ошибку исправляют сторнирующим документом текущей датой с корректным отражением в налоговом учёте.