Как в 1С провести возврат тары поставщику

Возврат тары поставщику — типовая операция для организаций, работающих с залоговой или возвратной тарой: ящиками, паллетами, кегами, контейнерами. Ошибка в оформлении приводит к зависшим остаткам на складе, расхождениям в расчётах с контрагентом и спорам при сверке. В 1С порядок действий зависит от того, как учитывалась тара при поступлении — как залоговая (без перехода права собственности) или как обычный товар.

Перед оформлением возврата необходимо уточнить условия договора с поставщиком: предусмотрен ли возврат тары, по какой цене она принимается обратно (обычно по залоговой цене из накладной на поступление) и в какие сроки. От этого зависит выбор документа и корректность закрытия взаиморасчётов.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP, где учёт тары ведётся штатными средствами. Для 1С:Бухгалтерии 8 отдельно описан сценарий с ручными операциями и документом возврата.

Как определить, как учитывалась тара при поступлении

Первый шаг — понять, каким образом тара попала в учёт. От этого зависит вся дальнейшая схема. Откройте документ «Приобретение товаров и услуг» (в УТ 11) или «Поступление (акты, накладные, УПД)» (в Бухгалтерии), по которому пришла тара, и посмотрите, как она отражена.

Возможны три варианта. Первый — тара указана отдельной строкой как номенклатура с типом «Тара» или «Товар» по залоговой цене. Второй — тара учтена за балансом (типовой механизм многооборотной тары в УТ 11/ERP). Третий — тара вообще не отражена в учёте, а циркулирует только по складским бумагам.

Если учёт тары в программе не вёлся, формировать документ возврата в 1С не требуется — достаточно оформить фактическую передачу по бумажной накладной. Но в большинстве случаев залоговая тара проходит через учёт, и её возврат нужно отразить, чтобы закрыть задолженность по залогу.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Убедитесь, что фактический остаток тары на складе соответствует данным учёта. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ 11) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту учёта тары (в Бухгалтерии) и сверьте с реальным количеством. Если по учёту тары 50 штук, а физически возвращаете 48 — сначала разберитесь с двумя единицами: списание или недостача.

Проверьте залоговую цену в документе поступления. Возврат по цене, отличной от залоговой, создаст разницу в расчётах: либо поставщик должен будет доплатить, либо у вас повиснет задолженность. Если поставщик согласен принять тару по иной цене, это уже не возврат залога, а фактически продажа тары — и оформляется она иначе (с НДС и реализацией).

Возврат тары в 1С:Управление торговле 11

В УТ 11 стандартный путь — документ «Возврат товаров поставщику». Создать его удобнее всего на основании документа поступления: тогда номенклатура, количество и цены подтянутся автоматически, и риск ошибки в залоговой цене минимален.

Пошаговое оформление

1. 1
   Откройте документ «Приобретение товаров и услуг», по которому поступила тара
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   В табличной части оставьте только строки с тарой, скорорректируйте количество до фактически возвращаемого
4. 4
   Проверьте цены: они должны совпадать с залоговыми ценами поступления
5. 5
   Укажите склад отгрузки и дату возврата
6. 6
   Проведите документ и оформите расходный ордер, если на складе включён ордерный учёт
7. 7
   Проверьте движения документа и остаток тары по отчёту

Если документ создаётся вручную (без основания), внимательно заполните поле соглашения/договора и цены. Вручную введённая цена, отличная от залоговой, — самая частая причина расхождений при сверке с поставщиком.

Если в программе включён учёт многооборотной тары (настраивается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка»), возврат тары оформляется в составе того же документа возврата, но задолженность по залогу закрывается корректно в рамках механизма расчётов по таре.

Возврат тары в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 3.0 для возврата используется документ «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки»). Создавайте его на основании документа поступления — программа подставит счета учёта, номенклатуру и цены из исходной накладной.

Обратите внимание на счета учёта в строках документа. Если тара при поступлении была оприходована на счёт 10.04 «Тара и тарные материалы» или на 41.03, в возврате должен стоять тот же счёт — иначе остаток «повиснет» на одном счёте, а спишется с другого.

Если тара учитывалась за балансом (например, на счёте 002 или 004), возврат оформляется не накладной, а операцией, введённой вручную: кредит забалансового счёта на количество и стоимость возвращённой тары. Взаиморасчёты при этом не затрагиваются, поскольку залоговая стоимость за балансом не учитывается как задолженность.

Как закрыть расчёты с поставщиком по возвращённой таре

После проведения возврата проверьте состояние расчётов. В УТ 11 сформируйте отчёт «Расчёты с партнёрами» или «Ведомость расчётов с партнёрами» по контрагенту: задолженность поставщика по залоговой таре должна уменьшиться на сумму возврата. В Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 (или 76, если залог учитывался там) с детализацией по контрагенту и договору.

Если залог за тару был оплачен отдельным платежом, возврат тары создаёт дебиторскую задолженность поставщика — он должен вернуть залоговую сумму. Закрывается она либо поступлением денег на расчётный счёт, либо взаимозачётом с очередной поставкой (документ «Взаимозачёт задолженности» / «Корректировка долга»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток тары на складе после возврата

Норма

Количество уменьшилось ровно на возвращённое

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Расчёты с поставщиком

Норма

Задолженность по залогу закрыта или уменьшена на сумму возврата

Тревожный признак

Появилась непонятная разница по договору

Счета учёта в проводках

Норма

Счёт списания совпадает со счётом оприходования тары

Тревожный признак

Тара списалась с другого счёта, остаток завис

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная проблема — частичный возврат тары несколькими партиями. Если поставщик забирает тару постепенно, оформляйте каждый фактический вывоз отдельным документом возврата с реальной датой. Накопление «потом оформим одним документом» приводит к тому, что учётные остатки месяцами не совпадают с фактическими.

Ещё одна ситуация: поставщик принимает тару, но часть её забраковал (бой, повреждения). Непринятое количество не должно попадать в документ возврата. Оформляйте возврат только на принятое поставщиком количество, а повреждённую тару списывайте отдельным документом списания по результатам инвентаризации или акта.

Альтернативные сценарии: продажа тары и невозврат

Не всегда передача тары поставщику — это возврат. Если тара была оприходована как товар (с НДС, с переходом права собственности) и поставщик выкупает её обратно, корректный документ — «Реализация товаров и услуг» с начислением НДС. Определить ситуацию помогает договор: залоговая тара упоминается в условиях о возврате, продажа — нет.

Сравнение вариантов оформления

Возврат товаров поставщику

Подходит для залоговой тары без перехода права собственности; НДС не начисляется; цена — залоговая из поступления

Реализация товаров и услуг

Когда тара — собственность организации и выкупается поставщиком; начисляется НДС, формируется УПД/счёт-фактура

Списание товаров

Когда тара повреждена и не принята поставщиком; стоимость относится на расходы, возврата денег нет

Если сроки возврата по договору истекли и тара фактически осталась у вас, многие организации переводят её из залоговой в собственность: оформляют корректировку расчётов и приходуют тару как актив. Порядок такой операции согласуйте с бухгалтером, поскольку он затрагивает налоговый учёт.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат тары, если документ поступления был в прошлом закрытом периоде?

Да. Документ возврата создаётся текущей датой, даже если поступление было в закрытом периоде. Сам документ поступления при этом не изменяется — редактировать закрытый период не требуется. Если включена дата запрета изменения данных, проверьте, что она не блокирует дату возврата.

Что делать, если поставщик принимает тару по цене ниже залоговой?

Это уже не чистый возврат залога. Варианты: оформить возврат по залоговой цене и отдельно зафиксировать уступку (дополнительное соглашение, корректировка долга), либо оформить продажу тары по согласованной цене с НДС. Выбор схемы согласуйте с бухгалтером — от него зависит налоговый учёт разницы.

Как вернуть тару, если она не числится в 1С, а учёт вёлся только на бумаге?

Если залоговая тара не отражалась в учётной системе и задолженность по залогу в 1С не формировалась, документ возврата в программе не нужен. Передача оформляется товаросопроводительными документами сторон. Но зафиксируйте этот порядок в учётной политике или внутреннем регламенте, чтобы при сверках не возникало вопросов.

Почему после возврата в отчёте по расчётам осталась небольшая сумма?

Чаще всего это копеечные расхождения из-за округления цен или возврат оформлен по цене, отличной от залоговой. Сравните суммы в документе возврата и поступлении построчно. Разницу закрывают корректировкой долга или списанием задолженности — в зависимости от её природы.

Нужно ли выписывать счёт-фактуру при возврате залоговой тары?

Нет, если тара возвратная (залоговая) и право собственности на неё не переходило — реализации не возникает, и счёт-фактура не оформляется. Счёт-фактура нужен только когда передача тары квалифицируется как продажа: тара была вашей собственностью и выкупается поставщиком.

Как оформить возврат части тары, если остальное вернём позже?

Каждый фактический вывоз оформляйте отдельным документом возврата на реальное количество и дату. Не ждите полного возврата и не оформляйте всё одним документом задним числом — иначе складские остатки в промежутке не будут совпадать с фактическими, а при инвентаризации возникнут ложные расхождения.