Торговля и Склад · 10 мин
Как в 1С провести возврат по кассе
Как оформить возврат товара по кассе в 1С: выбор документа, пробитие чека возврата, возврат в день покупки и позже, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат по кассе в 1С оформляется двумя связанными действиями: документом возврата в учётной системе и кассовым чеком с признаком расчёта «Возврат прихода» на фискальном регистраторе. Пропуск любого из шагов приводит к расхождению между складскими остатками, денежными средствами в кассе и данными, переданными в ОФД.
Порядок действий зависит от конфигурации (1С:Розница, Управление торговлей, УНФ), от момента возврата — в день продажи или позже — и от способа оплаты при покупке: наличными или картой. Ниже разобраны основные сценарии с точным указанием документов и кнопок.
Общий принцип одинаков для всех конфигураций: сначала находят исходный чек продажи, на его основании создают документ возврата, затем пробивают чек возврата на ККТ. Если исходного чека в базе нет, возврат оформляется как самостоятельный документ с ручным вводом состава.
Какие документы в 1С отвечают за возврат по кассе
В конфигурациях 1С для розничной торговли используются разные документы в зависимости от ситуации. В 1С:Рознице основной документ — «Чек ККМ на возврат», который создаётся на основании чека продажи. В Управлении торговлей и УНФ применяется документ «Возврат товаров от розничного покупателя» или «Приходный кассовый ордер» / «Расходный кассовый ордер» для движения денег.
Важно различать возврат товара на склад и возврат денег покупателю. Документ возврата оприходует товар обратно на склад и формирует задолженность перед покупателем, а кассовый документ (чек возврата или РКО) фиксирует выдачу денег. В розничном рабочем месте кассира (РМК) оба действия обычно объединены в одну операцию.
Возврат в день продажи: сторнирование чека
Если покупатель вернул товар в тот же день и смена на кассе ещё не закрыта, корректный способ — сторнировать исходный чек, а не создавать отдельный возврат. В 1С:Рознице для этого откройте список чеков ККМ, найдите нужный чек и используйте команду сторнирования (в ряде версий — «Сторнировать чек» в меню «Ещё» рабочего места кассира).
Сторнирование формирует на ККТ чек с признаком «Возврат прихода» на полную сумму исходного чека и отменяет движения по складу и деньгам. Это самый чистый вариант: в отчётах не останется «лишней» продажи и отдельного возврата, а кассовая дисциплина не нарушается.
Ограничение: частичный возврат через сторнирование невозможен — сторнируется чек целиком. Если покупатель возвращает только часть позиций, сторнируйте исходный чек полностью и пробейте новый чек продажи на оставшийся товар.
- 1Откройте рабочее место кассира и перейдите в список чеков текущей смены
- 2Найдите исходный чек по номеру, времени или сумме
- 3Выберите команду сторнирования чека
- 4Подтвердите операцию — ККТ напечатает чек возврата прихода
- 5Отдайте покупателю деньги тем же способом, каким была оплата
- 6Проверьте, что чек в списке помечен как сторнированный
Возврат на следующий день и позже
Если смена по чеку продажи уже закрыта, сторнирование невозможно — оформляется самостоятельный документ возврата. В 1С:Рознице откройте список чеков ККМ, найдите чек продажи и создайте на его основании «Чек ККМ на возврат». Состав и цены подставятся автоматически, при необходимости удалите лишние позиции для частичного возврата.
Если исходный чек в базе не найден (например, продажа была в другой базе или чек утерян), создайте «Чек ККМ на возврат» вручную: укажите товары, количество и цены из бумажного чека покупателя. По закону покупатель может вернуть товар и без чека, подтвердив покупку иным способом, — в этом случае цену берут из данных о продажах на дату обращения.
В Управлении торговлей последовательность иная: создайте «Возврат товаров от розничного покупателя» на основании отчёта о розничных продажах или чека ККМ, проведите документ, затем из РМК пробейте чек возврата по этому документу. Товар при этом вернётся на склад, указанный в документе.
Возврат денег: наличные и безналичная оплата
Способ возврата денег должен соответствовать способу оплаты при покупке. Если покупатель платил наличными — деньги выдаются из кассы, и в чеке возврата сумма проходит по форме оплаты «Наличные». Если оплата была картой — возврат выполняется на ту же карту через эквайринговый терминал, а в чеке возврата указывается безналичная форма оплаты.
Для возврата на карту в РМК при пробитии чека возврата выберите оплату платёжной картой — 1С отправит команду на эквайринговый терминал, и покупателю нужно будет приложить карту. Выдавать наличными сумму, оплаченную картой, не следует: это создаёт риск претензий со стороны банка и расхождений в сверке эквайринга.
Возврат по смешанной оплате (часть наличными, часть картой) оформляется пропорционально: в чеке возврата указываются обе формы оплаты с теми же суммами, что в исходном чеке.
Проверка результата и закрытие смены
После оформления возврата убедитесь, что чек возврата получил фискальный признак и ушёл в ОФД. В 1С откройте чек и проверьте статус: он должен быть «Пробит» / «Фискализирован», поля с фискальным признаком и номером ФД — заполнены. Если чек завис в статусе ошибки, данные не переданы в налоговую, и проблему нужно устранить до закрытия смены.
При закрытии смены сумма возвратов попадёт в Z-отчёт и в документ «Отчёт о розничных продажах» (в УТ) или уменьшит выручку дня в Рознице. Сверьте наличные в денежном ящике с данными 1С: фактическая сумма должна совпадать с учётной с учётом внесений, изъятий и возвратов.
Как проверить результат
Пробит, есть фискальный признак и номер ФД
Статус ошибки или чек не фискализирован
Возвращённый товар оприходован обратно
Остаток не изменился — документ возврата не проведён
Факт совпадает с учётными данными
Недостача или излишек на сумму возврата
Чек возврата отображается с признаком «Возврат прихода»
Чека нет в ОФД — сбой передачи данных
Типичные ошибки при оформлении возврата
Самая частая ошибка — пробитие обычного чека продажи с отрицательной суммой вместо чека возврата. ККТ такую операцию либо отклонит, либо зафискализирует некорректно, что является нарушением применения контрольно-кассовой техники.
Вторая распространённая проблема — возврат наличными при оплате картой. Это приводит к расхождениям в сверке с банком-эквайером и может расцениваться как выдача наличных в обход правил. Третья ошибка — возврат на склад, отличный от склада продажи, без корректировки документа: товар «зависает» не на том остатке.
Особые ситуации: возврат без чека и частичный возврат
При возврате без чека покупатель пишет заявление, а кассир создаёт «Чек ККМ на возврат» вручную, без основания. Рекомендуется заполнить в документе комментарий или реквизиты заявления — это упростит разбор при инвентаризации и проверках. Решение о возврате без чека принимает ответственное лицо, а не кассир самостоятельно.
Частичный возврат оформляется редактированием состава чека возврата: удалите позиции, которые покупатель оставляет себе, и скорректируйте количество. Сумма чека возврата пересчитается автоматически, формы оплаты должны соответствовать долям в исходном чеке.
Полезно настроить в 1С права так, чтобы создание чеков возврата без основания и сторнирование были доступны только старшим кассирам. Это снижает риск злоупотреблений: фиктивный возврат — один из типовых способов хищения наличных из кассы.
Что важно запомнить
В день продажи чек сторнируется, позже — оформляется «Чек ККМ на возврат» на основании исходного чека. Деньги возвращаются тем же способом, каким была оплата. После операции проверьте фискальный статус чека, остаток на складе и соответствие данных в ОФД.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если смена уже закрыта?
Да, но не сторнированием — только отдельным документом «Чек ККМ на возврат» или «Возврат товаров от розничного покупателя». Новый чек возврата пробивается в текущей открытой смене и попадёт в её Z-отчёт.
Что делать, если чек возврата пробит с ошибкой?
Ошибочно пробитый чек возврата нельзя удалить из фискальной памяти. Оформите корректирующую операцию: чек с обратным признаком расчёта на ту же сумму, затем пробейте правильный чек. Все действия зафиксируйте служебной запиской для бухгалтерии.
Обязательно ли покупателю предъявлять чек для возврата?
Нет. Отсутствие чека не является основанием для отказа в возврате — покупатель может подтвердить покупку другими способами, включая данные самой кассовой программы. На практике кассир находит чек в базе 1С по дате, сумме или товару.
Как оформить возврат, если оплата была картой, а терминал не работает?
Чек возврата пробить можно, но возврат на карту оформляется через банк-эквайер отдельно — по заявлению покупателя. Деньги в этом случае возвращаются банком на счёт карты в сроки, установленные договором эквайринга, а не наличными из кассы.
Влияет ли возврат на кассовую дисциплину и лимит кассы?
Выдача денег при возврате уменьшает наличные в кассе и учитывается при расчёте лимита остатка на конец дня. Сами по себе возвраты нарушением не являются, если оформлены чеком с признаком «Возврат прихода» и подтверждены документами.
Можно ли вернуть товар, купленный в другой точке сети?
Технически да, если база 1С общая: чек продажи найдётся по любой кассе сети. Возврат оформляется на склад текущей торговой точки. Если базы разделены, возврат оформляется ручным чеком возврата по бумажному чеку покупателя.